依據 教育部 函

發文日期：中華民國110年9月8日

發文字號：臺教資(四)字第1100122001號 

學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務(如Google表單、Microsoft Forms等問卷調查服務)蒐集個人資料時應注意事項，其中有三項尤其要特別小心謹慎處理：

1.資料蒐集最小化

僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要之個人資料，處理及利用時，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。

2.存取控制

應注意檔案存取權限設定，應採最小權限原則，僅允許使用者依目的，指派任務所需之最小授權存取。

3.避免個資外洩

使用雲端資通服務者，應詳閱設定內容，不宜使用者共同編輯個人資料檔案清冊，並應注意避免設定允許顯示其他使用者作答內容（如Google表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」），避免使用者能瀏覽其他使用者資料，造成個人資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查，並實際操作測試，確認無誤後再行發布。

詳情請參閱學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項。 

何謂「資料最少蒐集原則」?

簡單說就是只需要蒐集必須的資訊，不過度的蒐集個人資訊，減少資料保管負擔。

舉例來說，一般報名時常見需填寫手機號碼，但是如果已要求報名者填寫email，並且以email 聯絡已可滿足作業需求，並無必要使報名者額外填寫手機號碼，徒增資料保管風險。