教育部110年9月8日「臺教資(四)字第1100122001號」說明,使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料之注意事項:
(一)使用資通系統或雲端資通服務蒐集教職員、學生及家長個人資料者,應注意旨揭事項,以「最小化」為原則,降低風險。
(二)個人資料保護法第28條第1項「公務機關違反個人資料保護法規定,致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者,負損害賠償責任。」
(三)個人資料保護法第41條第1項「違反個人資料保護法有關特種資料的蒐集、處理或利用規定,足生損害於他人者,處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣二十萬元以下罰金。」
(四)學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務(如Google 表單、Microsoft Forms 等問卷調查服務)涉及蒐集個人資料者,應注意下列事項:
資料蒐集最小化:僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要之個人資料,處理及利用時,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
存取控制:應注意檔案存取權限設定,應採最小權限原則,僅允許使用者依目的,指派任務所需之最小授權存取。
使用雲端資通服務者,應詳閱設定內容,不宜使用者共同編輯個人資料檔案清冊,並應注意避免設定允許顯示其他使用者作答內容(如Google 表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」),避免使用者能瀏覽其他使用者資料,造成個人資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查,並實際操作測試,確認無誤後再行發布。
傳輸之機密性:網路傳輸應採用網站安全傳輸通訊協定(HTTPS)加密傳輸,並使用TLS 1.2 以上版本傳輸。
資料儲存安全:如涉及蒐集個人資料保護法第6 條之個人資料或其他敏感個人資料,應以加密方式儲存。
應訂定個人資料保存期限,並於期限或業務終止後將蒐集之個人資料予以刪除或銷毀,避免個人資料外洩。
文件協作服務
(如 Google Drive、OneDrive、Dropbox 等)
建議:設定檔案存取權限(僅限特定人員或校內網域)。
避免:使用「任何知道連結的人可編輯」,容易導致外洩。
注意:分享含個資文件時,務必加註檔案有效期限,定期清理。
線上問卷與調查
(如 Google Forms、Microsoft Forms、SurveyCake)
建議:開啟表單前,檢查是否收集了敏感性個資(如身分證號、醫療資訊),若非必要應避免。
避免:勾選「顯示摘要」功能,避免受測人看到他人資料。
注意:問卷結束後,匯出所需資料並關閉或刪除表單。
線上會議與影音平台
(如 Google Meet、Teams)
建議:會議連結設定密碼或限制參與者(僅限校內帳號)。
避免:在公開會議中分享含個資或敏感文件。
注意:若錄影存檔含有個資,應限制存取並設定保存期限。
雲端郵件服務
(如 Gmail 等)
建議:寄送含個資檔案前,先壓縮加密或設定權限控管。
避免:將大量收件人個資直接放在「收件者」欄位,應使用密件副本。
注意:郵件應定期清理,不保留過時或不必要的個資。
AI 與自動化服務
(如 ChatGPT、Gemini、雲端 OCR、翻譯 API 等)
建議:僅輸入非敏感或已匿名化的資料。
避免:將真實姓名、身分證號、財務資料輸入第三方 AI 工具。
注意:應審慎評估平台的隱私政策,避免資料被二次利用或外洩風險。