Q&A

A.以下のダッシュボード画面からアクセスが可能です。ぜひブックマークをお願いします。
　https://workspace.google.com/dashboard

A. パスワードをリセットします。マーケティング戦略室の若松宛にご連絡ください。

A. 会社支給の端末であれば可、私用の端末では不可なります。なお、どなたがどの機種のモバイル端末でログインされたかは管理者側で確認できるようになっております。また、会社支給の端末で使用する場合も、端末には必ずパスコードをかけてください。

A. 管理者のみが変更できる仕様になっており、ご変更いただけない仕様となっております。

A. 少なくともすぐにMicrosoftのオフィスを廃止してGoogleのオフィスへの乗り換えを強制するような予定はございませんのでご安心ください。

A. 送受信のメールデータに関しては、メールアドレスの移行期間を設けておりますので基本的に移行を行いません。また、連絡先に関して、個人の連絡先の登録せずとも社内のgakken-studyet.comのメールアドレスは全て自動的に表示されるようになっておりますのでご安心ください。社外の連絡先のみ、必要に応じてCSVやvCardでのエクスポート・インポートで移行作業をお願いします。
※ThunderbirdからエクスポートしたCSVで移行を行うと欄がずれてしまい調整が必要になるため、vCard形式での移行をおすすめします。

　⇒連絡先のインポートの方法

A. スレッドビューではなく時系列に 1件ずつ個別にメッセージを表示（一般的なメーラーの形式）したい場合は、スレッド形式での表示を解除することができます。

　⇒詳細はこちら

A. Gmailではフォルダ機能がない代わりに「ラベル」というものを使います。ラベルとは付箋のようなもので、1つのメールに複数のラベルを付けることが可能です。

　⇒詳細はこちら

A. 「連絡先」のアプリから「ラベル」を作成していただくことで、メール送信用の連絡先グループを作成することが可能です。

　⇒詳細はこちら

A. 恐れ入りますが、GmailはPC用のデスクトップアプリが存在しません。デスクトップやタスクバーにショートカットを設定することは可能です。よろしければ以下の記事をご参考に設定をお願いいたします。

　⇒詳細はこちら

A. 設定可能です。また、複数の署名を設定し、必要に応じて使い分けていただくこともできます。

　⇒詳細はこちら

A. メールのテンプレート機能をご使用いただくことをおすすめします。テンプレートは５０種類まで登録可能です。

　⇒詳細はこちら

A. これまで使用していたブラウザに登録していたブックマークやお気に入りを、今回発行されたGoogle Workspaceのアカウントに移行することができます。
※下記に無いブラウザを使用されてる場合は、お手数ですがご自身でご対応をお願いします。

■他のGoogle Chromeアカウントからの移行
参考記事　https://pc-karuma.net/google-chrome-export-import-bookmarks/
参考動画　https://www.youtube.com/watch?v=wgjMYOIL9sA

■Microsoft Edgeからの移行
参考記事　https://mypigchan.com/edge-googlechrome
参考動画　https://www.youtube.com/watch?v=XEFl6g5QXrA

■Internet Explorerからの移行
参考記事　https://to-enrich.info/archives/4183
参考動画　https://www.youtube.com/watch?v=c-xCyqVFIlU

A. ブックマークバーは、アイコンのみの表示にしたりフォルダ分けしたりすることで見やすく整理をすることができます。

　⇒詳細はこちら

A. 通知設定をしてください。また、サポートサイト内の「おすすめの設定」のページでデスクトップ版のGoogleチャットのインストールや、そのアプリの自動立ち上げの設定をしていただくのもおすすめです。

　⇒通知設定の方法はこちら

A. 取り消し線、太文字、コードブロックなどが使用できます。

　⇒詳細はこちら

A. チャットでの会話は以下の3通りに分けられます。主な違いは以下の通りです。

　チャット：1対1のチャット（削除可）
　グループチャット：複数名でのグループチャット（削除不可・LINEグループのように各自が退出する形式）
　スペース：メンバー追加・削除可能なグループチャット（2022年中に作成者のみ削除可に仕様変更予定）

　⇒詳細はこちら

A. 明確なルールはありませんが、固定のメンバー（部署、グループ、プロジェクト、チームなど）では「スペース」、一時的に複数人で会話をする際には「グループチャット」を活用する、というのが基本的な考え方となります。

A. 「スペース」は招待制となっており、招待されたメンバー以外は閲覧することができません。

A. 書式変更機能の１つである「コードブロック」と、メンション機能を併せてご活用いただくことで、引用返信の代替とすることができます。

　⇒詳細はこちら

A. 操作感はやや異なりますが、基本的にはZoomとほぼ同じ機能がお使いいただけます。

　⇒詳細はこちら

A. 仕様上、基本的にこちらの名前の変更はできません。ただし、参加者側に関してはGoogleアカウントにログインしていない状態でMeetに参加すると、参加時に名前を求められるようになっています。

A. 画面共有開始時に、「あなたの全画面」、「ウィンドウ」、「タブ」のいずれかを選ぶ必要があります。また、最小化されて隠れているアプリケーションは選択時に表示されません。ご注意ください。

A. Meetの画面共有は、共有したい対象が最小化されてしまっていると選択肢に出てきません。ご注意ください。

A. 数字ではなくアルファベットですが、「会議コード」というものがございます。こちらをお伝えする、もしくは参加用URLをクリック（タップ）することでご参加いただくことが可能です。

　⇒詳細はこちら

A. 会議の前、もしくは会議中に設定を行えば可能です。ただし、会議終了後に設定しても、終了してしまった会議の出席状況データを得ることはできないため、くれぐれもご注意ください。

　⇒詳細はこちら

A. MeetにはZoomのパーソナルミーティングIDのような固有のIDはございませんので、会議を作成するたびに新しい会議情報が発行されます。よって、同じ会議情報で複数回会議を実施されたい場合は、一度作成した会議情報をご自身で控えておいてただく必要がございます。

A. Meetの会議コードは自動生成されるもので、恐れ入りますが任意のコードを指定して作成をすることはできない仕様となっております。

A. 「センターフレーム」という、機械学習能力を使って前面の超広角カメラを自動調整する機能によるものです。対応している一部の iPad のみで起こる現象です。お手数ですが、以下の記事をご参考に機能をオフにしてください。

　⇒詳細はこちら

A. Google カレンダーは自分自身のスケジュールに焦点をあてたもの、rakumo カレンダーはアルファオフィスのスケジューラーのように複数人の予定を並べて見ることに特化したものになっています。場面や用途によって使い分けてください。
また、2つのカレンダーは同期しているため、片方に変更を加えるともう片方にも予定が反映されます。

　※同期の対象となるのはGoogleカレンダー内の、ご自身のお名前のカレンダーのみです。

A. アルファオフィスのスケジューラーからエクスポートしたデータを、以下の記事をご参考にしていただきながら整形してインポートしていただければ移行が可能です。
※CSVのヘッダーは記事の中で紹介されている英語の表記（"Subject"など）にする必要があります。
※文字コードが異なると文字化けしてしまいます。名前を付けて保存で「CSV UTF-8 (コンマ区切り)」という種類で保存し直したものをインポートしてください。

　⇒詳細はこちら

A. 「マイドライブ」は基本的に自分専用のファイルを入れる場所です。これまでご自身が使用されていたPCに保管されていたデータは基本的にこちらに入れてください。それに対して、「共有ドライブ」は複数人と共有することを前提としたファイルを入れる場所です。アルファオフィスのキャビネット内の校舎フォルダや、Dropboxの共有フォルダに保管していたものは共有ドライブに保管してください。

※「マイドライブ」内のファイルも、権限を付与することで他の方に共有することは可能です。

　⇒「マイドライブ」と「共有ドライブ」の違いに関する解説ページはこちら

A. 共有した側が権限を付与し忘れている、もしくは既定のブラウザがGoogle chromeではないためにリンクをクリックした際に別のブラウザが開いている可能性があります。よろしければ、Chromeを既定のブラウザに設定していただくことをおすすめします。

　⇒既定のブラウザの変更方法はこちら（動画）

A. ブラウザでMicrosoftのofficeファイルを開くとGoogleのofficeファイルに自動変換されるため、レイアウトが崩れてしまいます。右クリックして対象ファイルをダウンロードしてからファイルを開いてください。
そんなの面倒！という方は、デスクトップ版のインストールをおすすめします。

　⇒デスクトップ版Googleドライブのインストール方法はこちら（動画）

A. 送信相手が同じGoogleWorkspaceの組織に属していれば、GmailやGoogleチャットから送信が可能です。送信相手に閲覧権限が無い場合、添付する際に権限を付与するためのポップアップが出ます。社外の方に共有する場合も、Googleドライブの共有機能をご利用ください。

　⇒社外の方にファイルを共有する方法

A. 共有ドライブ内以外で、社内の方に複数のファイルを共有する場合は、以下の手順がおすすめです。

①「マイドライブ」内で共有用のフォルダを作成 ⇒ ②作成したフォルダに共有したいファイルを追加 ⇒ ③共有したい相手にフォルダの権限を付与 ⇒ ④フォルダの共有用リンクをGmailかチャットで送信

※③は送信時に後から設定することも可能です。

A. 「管理者」「コンテンツ管理者」「投稿者」の権限を与えられているフォルダ内でのみ、フォルダの作成が可能です。また、「共有ドライブ」直下にフォルダを作成する必要がある場合は、DX事業推進本部にご相談ください。

　⇒共有ドライブのアクセスレベルの詳細

A. デスクトップ版GoogleドライブはPC内の任意のドライブ（一般的にはCドライブ）にマウントされる形で稼働しており、その関係でCドライブのディスクの容量が表示されています。しかし、Googleドライブはあくまで仮想の保存領域のため、実際にはこちらの残量表示に関わらず１ユーザーあたり5TBの容量が組織全体で使用可能です。

A. 部署ごとの共有ドライブの管理者は、基本的にその部署内のトップにあたる方にお渡ししてあります。トラブル防止のため、DX事業推進本部では直接権限を付与できませんので、部署内のトップの方にご相談をいただくようにお願いします。

　例）マーケティング戦略室の管理者 ⇒ 関根貴宏室長

A. 不具合によって、同期がうまくいっていない可能性があります。デスクトップ版Googleドライブを一度ログアウトしてからPCを再起動し、改めてログインしていただくことで解決する可能性がございます。

　《ログアウトの方法》
　　① PC画面右下の「GoogleDriveアイコン」をクリックし、「設定」を選択。
　　②「アカウント」をクリックし、「アカウントの接続を切断」をクリックします。
　　③確認画面が出てくるので、「はい」をクリックすれば、ログアウトできます。

A. ショートカットのリンクが切れている可能性が高いです。スタートメニューから「Google Drive」を探してダブルクリックすることで起動することができます。その後、必要に応じてショートカットの作成やタスクバーへの登録を改めて行ってください。

A. 入力規則で数字しか入力できない設定になっている場合、全角数字は入力できません。入力方法が「半角英数字」になっているかをお確かめください。

A. Excelでファイルを作成し、後からスプレッドシートに変換することが可能です。ただし、一部の数式やマクロなど対応していない機能もありますのでご注意ください。

　⇒詳細はこちら

A. 初回ログイン時のみ認証が必要です。 rakumo管理画面に初めてログインをするとき、Googleから情報取得の許可のリクエスト画面が出ます。rakumoの各製品で使用するGoogleのデータを取得するために許可をしてください。

A. rakumoは「アドオン機能」と呼ばれるもので、今後の運用においてGoogle Workspace単体では不足している機能を追加するために導入したツールです。

A. 申請の「取消」操作は可能ですが、相手の画面には「取消」の履歴がそのまま残る仕様となっております。誠に恐れ入りますが、誤りが無いように事前のご確認を入念にお願いします。

なお、どうしても削除する必要が有る場合は、管理者権限で削除が可能です。マーケティング戦略室の若松宛にご連絡ください。

A. 申請時に使用したファイルを後から削除できてしまうと、後々トラブルになる可能性があるため、削除できない設定になっております。ご容赦ください。

A. 元々は申請のためのワークフロー機能を応用的に使用しているため、その特性上コメントの変更・削除はできない仕様となっております。ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

A. rakumoの不具合の可能性がございます。お手数ですが、一度下書き保存をしていただき、ページの再読み込みやGoogleへの再ログイン、それでも改善されないようでしたらPCの再起動などをお試しください。

A. 選択されている「所属部署」の影響で、承認者の上長が不在であることが原因だと思われます。適切な部署を選択していただければ申請が可能になる可能性がございますので、お試しください。
※「全社員」、「正社員 首都圏」、「正社員 東北」などは連絡用に作成したグループで部署ではないため、申請時には選択されないようにご注意ください。