日本応用数理学会2020年度年会 2020年9月8日〜9月10日

「一般的な情報」の下に、「参加者」、「講演者」、「座長とOS主催者」、「SH」についてのマニュアルがあります。さらにその下に「名前の変更の仕方」と「チャットでの発言の仕方」、「 Zoomパスワードの再設定方法」、「リハーサル」についての説明があります。関係分の熟読をお願いいたします。

更新履歴

• 2020年9月6日 20:00 ZoomミーティングURLの公開の日時を加筆

• 2020年9月5日 14:00 SHの仕事を追加; 2020年9月3日 17:00 待合室送りについての記述を加筆; 2020年9月2日 21:00 複数の端末機器の使用に関する注意を加筆 ; 2020年9月1日 21:00 Zoomアカウントへのサインインの注意とSHの情報を一部加筆; 2020年8月26日 17:00 「年会参加者（聴講のみの参加者を含む）」の6の質問の方法を修正、「チャットでの発言の仕方」を加筆; 2020年8月25日 21:00 微修正; 2020年8月22日 17:00 暫定版公開

一般的な情報

• すべての口頭講演（一般講演、研究部会OS、正会員OS、総合講演）は、Zoom（Web会議サービスhttps://zoom.us/）を利用したリアルタイムのストリーミング配信で行います。

• 各セッションはZoomのミーティングとして開催されます。ミーティングのURLやパスワードなどの情報は、参加登録者にのみ「申込内容確認」ページでお知らせします（9月5日頃になると思います Zoom ミーティングURLは、第1日の分を9月7日の夜に、第2日の分を9月8日の夜に、第3日の分を9月9日の夜に、本ページで公開します。当日朝には、からなず、参加者宛に同じ内容を、メールで送付します）。また、年会開催中には、毎朝、その日に行われる予定のセッションの情報をメールでお知らせします。なお、このミーティングURL等は、年会へ参加登録をした方にのみお知らせする情報です。今回の年会に参加登録をしていない人（学会員である無しは問いません）に知らせることは禁じます。特に、メーリングリスト等への掲載はしないでください。

• 年会参加者（講演者含む）は、Zoomのアカウントをご用意ください。大学や会社で使っているアカウントがあれば、それをご利用ください。なければ、無料のアカウント（https://zoom.us/）を事前に作成してください。Zoomにサインインした状態でないとセッション(Zoomミーティング)には参加できません。これにより、実行委員会は、聴衆の名前とメールアドレスを記録し、聴衆が年会に参加登録していることを確認します。もし、参加登録が確認できない聴衆を発見した場合には、実行委員会から連絡をいたします。Zoomアカウントに登録するメールアドレスと、年会の参加登録で用いるメールアドレスは同一のものが望ましいですが、異なっていても問題ありません。

• 複数の端末機器でミーティングに入っていただいて構いません（ただし端末ごとにZoomアカウントが必要になるのでご注意ください）。

• Zoomアプリは最新バージョンをお使いください。最新バージョンへのアップグレード/アップデートは、こちらをご覧ください。

• Zoomアプリをインストールせずブラウザーのみを使用しても参加できますが、その場合は、使用できるZoomの機能に制限があることにご注意ください。また、Zoomが対応しているブラウザーの種類とバージョンをあらかじめご確認ください。

• Zoomのインストール、操作などに関する問い合わせには、実行委員会ではお答えできません。

• 年会参加者（講演者、OS主催者を含む）による各講演の録画・録音は固く禁止します。これに違反し、さらに、映像・音声を、講演者や実行委員会に無断で、譲渡・公開した場合は、厳正な対処をいたします。

• 会社や所属機関内でZoomの利用が制限されている場合は、ご自宅等からのご参加をご検討ください。

年会参加者（聴講のみの参加者を含む）

1. 講演を視聴するためには、インターネットに接続できる機器 （PC、タブレット、スマートフォンなど）が必要です。質問をする際には、マイクも必要です。

2. 年会参加者は、聴講したい講演・セッションのZoomミーティング(URLを示します)に直接参加してください。セッションの開始時刻の20分程度前に、実行委員会のセッションホスト(SH)が、Zoomミーティングを開始します。セッションそのものは座長が進行し、SHはZoomミーティングを制御します。名前の後ろに（座長）と表示されている人が座長です。名前がJSIAM x (名前) (ただし、x=a,b,...,j)となっている人がSHです。

3. Zoomミーティングに参加できれば、Zoomの利用はできています。参加できなければ、いろいろな理由が考えられますが、一つには、Zoomのアカウントへサインインしていないことが考えられます。Zoomアカウントにサインインしてから、再度お試しください（アカウントのない方は無料アカウントをお作りください）。パスワードを忘れた場合は、再設定方法が、下にあります。

4. Zoomミーティングに参加したら、まず、Zoomのメニューの「参加者」のところに、自分の名前がフルネーム（参加登録で用いたもの）で表示されていることを確認してください。もし、表示されていなければ、『参加者→私→詳細』で表示が変更できるので、自分で変更してください。より具体的な方法については下で説明します。この名前をもとに参加登録の有無を確認しますので、名前が表示されていない場合（例えば「XXX's iPad」やニックネーム表示のみの場合）、SHから（年会への参加登録がなされていない部外者と見做され）強制的に退出されられますのでご注意ください。複数の端末機器でミーティングに入っていただいて構いません（ただし端末ごとにZoomアカウントが必要になるのでご注意ください）。

5. 講演者、座長、OS主催者以外の参加者は、ビデオ機能は、原則としてOFFにしてください。（ビデオ機能をOFFにすれば、ご自身の姿形は、聴衆にはわかりません。）ただし、質疑応答の際に、一時的にONにすることは認めます。

6. 講演中はマイクはミュートにしてください。また、不規則な発言は控えてください。

7. 質問がある場合は、チャットで（全員宛に）「質問があります」とご記入ください。記入は講演中に随時していただいて結構です。講演終了後、座長が先着順に指名しますので、マイクのミュートをご自身で解除して、簡潔にご発言ください。発言が終わったら、再度、マイクをミュートにしてください。質問の内容を具体的にチャットに記入しても結構です。その場合は、座長がその質問を代読します。なお、質問は、時間の都合で、取り上げられない場合もありますのでご了承ください。チャットへの記入の仕方は一番下で説明しています。

8. 講演中に、座長やSHからチャットを通じて個別に連絡があるかもしれません。主に、上記の4,5,6に関する不備についての連絡になります。この連絡に気がつかずにいると、「指示に従わない」参加者と見做され、強制退去される可能性があります。 したがって、チャットにもご注意ください。

講演者

1) 事前の準備

講演者には、講演スライドを準備し、Zoomの画面共有機能を用いて発表をしていただきます。そのために、ご自身の研究発表スライドの他に、インターネットに接続し、スライドを表示できる機器（PC、タブレットなど）もご準備ください。機器には、少なくともマイクがついている必要があります（以下で述べるようにカメラは必須ではありません）。

2) 講演直前の準備

1. 当該のセッションの開始時刻の20分程度前に、実行委員会のセッションホスト(SH)が、Zoomミーティングを開始します。講演者はセッション開始の10分程度前までには、Zoomミーティングに参加してください（各自の講演開始の10分前ではなく、セッション開始の10分前です）。セッションそのものは座長が進行し、SHはZoomミーティングを制御します。名前の後ろに（座長）と表示されている人が座長です。名前がJSIAM x (名前) (ただし、x=a,b,...,j)となっている人がSHです。

2. Zoomミーティングに参加できれば、Zoomの利用はできています。参加できなければ、いろいろな理由が考えられますが、一つには、Zoomのアカウントへサインインしていないことが考えられます。Zoomアカウントにサインインしてから、再度お試しください（アカウントのない方は無料アカウントをお作りください）。パスワードを忘れた場合は、再設定方法が、下にあります。

3. Zoomミーティングに参加したら、まず、「参加者」のところに、自分の名前がフルネーム（講演申込で用いたもの）で表示されていることを確認してください。もし、表示されていなければ、『参加者→私→詳細』で表示が変更できるので、自分で変更してください。複数の端末機器でミーティングに入っていただいて構いません（ただし端末ごとにZoomアカウントが必要になるのでご注意ください）。

4. 次に、SHに、自分がこのセッションでの講演者であることを口頭で伝え、「共同ホスト」の権限を付与してもらってください（これにより画面共有が可能になります）。そして、実際に講演で用いるスライドを表示して画面共有ができるかどうかを確認してください。同時に、音声が聴衆に届いている（雑音がない）かどうかも確認してください。なお、ビデオ機能については、講演者の判断でON/OFFをご自身で選択してください。（ビデオ機能をOFFにすれば、講演者の姿形は、聴衆にはわかりません。）

5. ただし、OSのなかには複数のセッションが連続する場合があります。この場合、後半のセッションで発表する場合は、10分の休憩時間の中で、上の3と4の準備をしていただくことになります。

6. 以上の準備が、もし、セッションの途中から参加することになった場合には、SHと座長にチャットのダイレクトメッセージを使って到着を連絡してください。その場合、画面共有やマイクのテストはできません。

7. もし、画面共有ができない、音声が届かないなどという問題が発生した場合、基本的には講演者ご自身に対処していただきます。（SHや座長が原因を究明し解決策を指示することはしません。）講演開始時刻までに問題が解決されない場合でも、講演は予定通り開始し（したがってこの間は無音の状態になります）、終了します。この場合は、講演自体は成立したことを認め、プログラムや講演予稿集にはそのまま掲載します（下の4)で述べるNo-showには該当しません）。

8. 自分の講演以外の時間帯は、マイクはミュートにしてください。

3) 講演

1. 座長から指名されたら、講演スライドを画面共有し、講演を始めてください。

2. 講演時間には、質疑応答、画面共有設定・解除の時間も含みます。

3. 一般講演に関しては、事前に講演を録画したものを、ご自身の講演時間に流していただいても結構です。その場合、講演者が講演動画を用意し、ご自身の講演時間に画面共有機能を用いて、動画を再生してください（ご自身のPC等で動画を再生し、そのウインドウを画面共有する）。その際に、「コンピュータの音声を共有する」にチェックを入れることを忘れないでください。講演後の質疑応答は、他の講演と同様に行ってください。（したがって質疑応答の際にミーティングに参加できない場合は、この方法での講演は認められません。）動画の時間は、おおよそ講演時間の7割とお考えください。正会員OSや研究部会OSにおける講演動画の利用は、OSの主催者とご相談ください。

4. 質問等への対処は座長が行います。座長から指示されたときのみ質問に答えてください。（チャットでの発言があったからといって、ご自身で、対処する必要はありません。）また、今回はタイムキーパーがおりませんので、ご自身で時間を管理をお願いします。講演時間を超過した場合は、座長が直ちに講演を終了させますので、座長の指示にしたがってください。

4) No-showの扱いについて

ご自身の講演の開始時刻になっても、当該のセッションのZoomミーティングに現れず、口頭講演を行わなかった場合は、講演を放棄したとみなし、年会終了半年後に一般公開するプログラムと予稿集からは、当該の講演のデータは削除いたします（したがって、削除された講演をご自身の研究業績として公表した場合は不正行為となります）。

座長とOS主催者

1. 当該のセッションの開始時刻の20分程度前に、実行委員会のセッションホスト(SH)が、Zoomミーティングを開始します。講演者はセッション開始の10分程度前までには、Zoomミーティングに参加してください。

2. Zoomミーティングに参加できれば、Zoomの利用はできています。参加できなければ、いろいろな理由が考えられますが、一つには、Zoomのアカウントへサインインしていないことが考えられます。Zoomアカウントにサインインしてから、再度お試しください（アカウントのない方は無料アカウントをお作りください）。パスワードを忘れた場合は、再設定方法が、下にあります。

3. Zoomミーティングに参加したら、まず、「参加者」のところに、自分の名前がフルネーム（参加登録で用いたもの）で表示されていることを確認してください。 そして、『参加者→私→詳細』で表示が変更できるので、自分の名前の後ろに「（座長）」と記してください。

4. セッションそのものは座長が進行し、SHはZoomミーティングを制御します。名前がJSIAM x (名前) (ただし、x=a,b,...,j)となっている人がSHです。

5. SHに自分が座長であることを申し出て、「共同ホスト」の権限を付与してもらってください。必要があれば、OS主催者も「共同ホスト」の権限を付与してもらってください。（安全のため、講演者以外にも常に共同ホストを設定しておくためです。すなわち、ネットワークトラブル等でホストが落ちると、共同ホストにホスト権限が移って、ルームは生きたままになります。その後、元のホストがルームに入り直すと自動的にホスト権限が戻ります。）

6. 各講演者にはセッション開始の10分前までには、Zoomミーティングに参加するようにお願いしています。セッションの講演者がすべて参加していることを、スライドが画面共有で見られること、音声が届いていること（雑音がないこと）などを確認して下さい。もし、画面共有ができない、音声が届かないなどという問題が発生した場合、基本的には講演者ご自身に対処していただきます。（SHや座長が原因を究明し解決策を指示することはしません。）

7. セッションを開始する前に、講演者に以下のことを伝えてください。

   • 各講演の講演時間。講演時間には、質疑応答、画面共有設定・解除の時間も含まれること。なお、標準的な講演時間は20分（講演15分、質疑応答5分）です。ただし、OSによってはこれ以外の時間設定があります。

   • 講演時間が終わったら直ちに講演を終了してもらうこと。

8. セッションを開始する前に、参加者（聴衆）に以下のことを伝えてください。

   • 本セッションに参加した人の名前とメールアドレスは記録されています。年会に参加登録していない方には実行委員会から連絡が行きますのでご注意ください

   • 講演者以外の参加者はマイクをミュートにしてください

   • 質問がある場合は、チャットで（全員宛に）「質問があります」とご記入ください。記入は講演中に随時していただいて結構です。講演終了後、座長が先着順に指名しますので、マイクのミュートをご自身で解除して、簡潔にご発言ください。発言が終わったら、再度、マイクをミュートにしてください。質問の内容を具体的にチャットに記入しても結構です。その場合は、座長がその質問を代読します。なお、質問は、時間の都合で、取り上げられない場合もありますのでご了承ください。

9. 時間になったら、講演を開始してください。タイムキーパーは置きませんので、座長（あるいはOS主催者）が時間を管理してください。時間になったら、講演の進捗や質疑応答の状況に関わらず、講演を終了してください。

10. 講演者、座長、OS主催者は、ビデオ機能については、ご自身でON/OFFを判断してください。それ以外の参加者には、原則としてOFFにしてください。（ビデオ機能をOFFにすれば、ご自身の姿形は、聴衆にはわかりません。）ただし、聴衆が、質疑応答の際に、一時的にONにすることは認めてください。

11. 質疑応答に関しては、上の8の通りにしてください。（なお、座長のマイクは常にONにした状態で結構です）

12. 講演準備の段階で、画面共有ができない、音声が届かないなどという問題が発生し、講演開始時刻までに問題が解決されない場合でも、講演は予定通り開始し（したがってこの間は無音の状態になります）、終了して下さい。この場合は、講演自体は成立したことを認め、プログラムや講演予稿集にはそのまま掲載します（No-showには該当しません。）

13. 時間になって講演者が現れなくても、次の講演を始める（すなわち順番を詰める）ことはしないでください。あくまで、時間通りに講演を開始し（したがってその間は無音の状態になります）終了してください。講演者が現れなかった場合は、その講演を、実行委員会にメールで報告してください（本人に確認の上No-show扱いにします）。報告がなければ、セッションのすべての講演が予定通り行われたと理解します。

14. 講演を妨害する参加者（聴衆）や座長の指示に従わない講演者が現れた場合は、SHにその人を待合室に送るよう指示してください。あるいは、SHから待合室送りの提案があった場合には、可否を答えてください。このやりとりには、チャットのダイレクトメッセージを利用してください。

15. なお、OSについては、OSの判断で、講演の仕方を適宜決めていただいても結構です。その場合、SHにやり方を必ず伝えてください。

16. OSのなかには複数のセッションが連続する場合がありますが、この場合、Zoomミーティングは、各セッション毎に割り当てはせず、午前と午後で連続しているセッションはまとめて一つのZoomミーティングとして開催します。例えば、

    • A1（午前），A2（午前），A3（午後），A4（午後），A5（午後）と連続して同一OSのセッションが続く場合は、A1とA2をひとつの Zoomミーティングとして、A3，A4，A5をひとつの Zoomミーティングとして開きます。したがって、このOSはセッションが5つ、Zoomミーティングが2つということになります。

    • D10（午後），D11（午後）と連続して同一OSのセッションが続く場合は、これら2つをひとつの Zoomミーティングとして開きます。したがって、このOSはセッションが2つ、Zoomミーティングが1つということになります。

したがって、セッションが連続している場合は、10分の休憩時間の中で、上の5と6の準備をしていただくことになります。

セッションホスト(SH)

1) Zoomミーティングの設定

各アカウントで次のように設定してください：

• デフォルトの設定だと，画面共有は誰でもできる状態になっていると思われます．適当なウェブブラウザから Zoom のアカウントにログインして，画面共有の設定のところで，「共有できるのは誰ですか？」の部分を，「ホストのみ」としておくことで，ホストならびに共同ホストのみが画面共有できるようになります．

• デフォルトの設定だと，共同ホストを設定できないようになっているかもしれません．これについても，Zoom のアカウントにログインして，共同ホストのところをオンにしておく必要があります．

• チャットのやりとりも記録しておいた方が良いので，Zoom のアカウントの設定から，「チャット自動保存」をオンにしておく必要があります．

その上で、担当ミーティングは次のように設定してください。

• トピック：セッション通し番号（例：E3, D3-5, B13-14など）

• 説明：記入不要

• 開催時間、所要時間：適当で良い（適当が嫌なら、セッションの日時など）

• 登録：チェックなし

• ミーティングID：自動的に生成

• Security：「パスワード」をチェック

• ビデオ：ホスト、参加者ともにオフ

• 音声：両方

• ミーティングオプション：

  • ✔︎ ホストの前の参加を有効にする

  • ✔︎ 入室時に参加者をミュートにする

  • ✔︎ 認証されているユーザーしか参加できません: Zoomにサインイン

  • × ミーティングを自動記録

• 代替ホスト：記入なし

その上で、（パスワード付きの）URLとミーティングIDとパスワードを別に連絡するGoogle ドキュメントに記入してください。

SHのアカウント zoom-x-ml ではデフォルトで共同ホストはoffになっているようです。そのままではミーティング中に共同ホスト割り当てができません。https://zoom.us/profile/setting の「ミーティングにて（基本）」→「共同ホスト」をONにしてください。これは、ミーティングごとの設定では無く、アカウントの設定です。

なお、セッション通し番号は実行委員会内だけの便宜のものであり、プログラムには掲載されていません。

2) 担当ミーティングの開催

1. 当該のセッションの開始時刻の20分程度前に、Zoomミーティングを開始してください。ご自身も名前はJSIAM x (名前) (ただし、x=a,b,...,j)として下さい。

2. ミーティングを開始したら、slackの「#年会当日_実行委員とsh連絡用チャンネル」に、「会場名(B3など)、開始」と記入してください。15分前になってもミーティングが始まっていなかったら、実行委員会で代理をたたてミーティングを開始します。

3. 学会アカウントでないアカウントでZoomミーティングのホストになるには、「ホストの要求」から「ホストキー入力」を行ってホスト権限を受けとってください。ホストキーは、「#年会当日_実行委員とsh連絡用チャンネル」にあるリンクを辿ってください。

4. 講演者と座長、OS主催者がセッション開始の10分程度前までには、Zoomミーティングに参加してきます。

5. チャットの設定を「全員をパブリック」にする。

6. 名前が適切に表示されていることを確認した上で、講演者を「共同ホスト」としてください。座長を「共同ホスト」にして下さい。OS主催者を「共同ホスト」にしても結構です。

7. 実際に講演で用いるスライドを表示して画面共有ができるかどうかを確認してください。同時に、音声が聴衆に届いている（雑音がない）かどうかも確認してください。

8. もし、画面共有ができない、音声が届かないなどという問題が発生した場合、基本的には講演者ご自身に対処していただきます。（SHや座長が原因を究明し解決策を指示することはしません。）講演開始時刻までに問題が解決されない場合でも、講演は予定通り開始し（したがってこの間は無音の状態になります）、終了します。

9. ビデオ機能については、講演者、座長、OS主催の判断でON/OFFをご自身で選択するように、再度、確認してください。それ以外の参加者には、原則としてOFFにしてください。ただし、聴衆が、質疑応答の際に、一時的にONにすることは認めてください。

10. ただし、OSのなかには複数のセッションが連続する場合があります。この場合、後半のセッションで発表する場合は、10分の休憩時間の中で、上の2と3の準備をしていただくことになります。

11. もし、講演者がセッション開始に間に合わなかった場合は、チャットでSHと座長に到着を連絡するように指示しています。その場合、画面共有のテストなどはできません。

12. 座長がセッション開始に間に合わなかった場合、slackの#年会当日に、直ちに連絡してください。実行委員会から代わりの座長を派遣します。それまでは座長の役割をつとめてください。

13. 参加者にはマイクをミュート、ビデオをOFFにしてもらうようにお願いしています。また、参加者には、自分の名前（フルネーム）を表示してもらうようにお願いしています。指示に従っていない参加者には、注意をしてください。講演中はチャットで注意をお願いします。

14. 休憩中やキャンセルになった講演時間内は、それを知らせるスライドを画面共有で表示してください。スライドは実行委員会で作成します。

15. 講演を妨害する参加者（聴衆）や座長の指示に従わない講演者が現れた場合は、座長からの指示にしたがって、当該参加者を「待合室」に送って、待合室へのメッセージに「指示に従えない人は強制退去となります」と書いてください。あるいは、SHが、待合室送りを座長に提案できます。このやりとりには、チャットのダイレクトメッセージを利用してください。ミーティングを設定する際には待機室は無効化してあるので、この操作をする際には、待合室をその場で有効化して、待機室に送ることになります。また、その場合、以後の入室は待合室経由になりますので、ご注意ください。『セキュリティ一』→「参加者を削除」から強制退去も可能ですが、できる限り使いたくはありません。

16. 今回はタイムキーパーがいません。座長に講演時間を管理してもらいます。一応、（補助的に）時間の管理もして、座長がうっかりしていたらフォローしてください。

17. セッションが終了したら、直ちに、ミーティングを終了して結構です。

3) その他

1. ご自身がSHを務めるセッションで口頭発表することを妨げません。学会のアカウントのまま発表しても結構ですし、口頭発表用に別のデバイスを使って発表してくださっても結構です。

2. 学会のZoomアカウントは、こまめにサインアウトしてください。

2. 画面右に参加者リストが出てきます

3. 自分の右にある「詳細」を選ぶか、名前の上にカーソルを合わせると、名前の変更するメニューが出てきます

チャットでの発言の仕方

デバイスにより異なりますが、一例を示します。

1. 画面下の『チャット』をクリックします

2. 下の画像のようにチャット画面が出てきますので、宛先が『皆様』になっていることを確認の上、書き込んでください。

Zoomパスワードの再設定方法

こちらをご覧ください。

リハーサルについて

リハーサル期間：9月1〜3日および9月7〜9日

リーハーサルは大変混雑することが予想されます。そのため、とくに9月1〜3日は、Zoom利用の経験があまりない方を優先させていただきます。普段、講義や会議等でZoomの利用経験が豊富な方については、問題が起こる可能性は低いので、リハーサルに参加せず、直接ご自身のセッション参加していただいても結構です。また、OSで独自にリハーサルをされることを歓迎いたします。

リハーサルを希望される講演者、座長およびOS主催者は、（本ページを熟読した上で）リハーサルページに示したスケジュールの中でご自身の都合の良いZoomミーティングに参加してください。そして、講演者は「講演者チェック事項」を、座長およびOS主催者は「座長およびOS主催者チェック事項」を確認してください。

一般の参加者（聴衆）がリハーサルに参加し、「参加者チェック事項」を確認するのは任意とします。

問い合わせ

年会実行委員会 annual2020[AT]ml.jsiam.org （[AT]は@に置き変えてください）