Filios Scholengroep
Centraal Openbaar Informatieloket AVG
Het doel van deze website is het informeren van ouders, vrijwilligers en anderen
over hoe Filios scholengroep omgaat met persoonsgegevens.
Het doel van deze website is het informeren van ouders, vrijwilligers en anderen
over hoe Filios scholengroep omgaat met persoonsgegevens.
AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het is de nieuwe wet op privacy. De wet beschermt personen tegen onjuist gebruik van hun gegevens. Voor een school is deze wet belangrijk omdat we veel en vaak met persoonsgegevens te maken hebben.
Via deze website geven we gedeeltelijk inzicht wat we doen om de gegevens van uw kinderen te beschermen.
AVG uitleg in het kort
Wat doen we met uw gegevens
Toestemmingsformulieren
Wijzigingen doorgeven
De afspraken
Zodra gegevens verwijzen naar een persoon, zijn het persoonsgegevens. Dergelijke gegevens moet je goed beschermen.
Ten eerste zijn er strenge regels voor wanneer je wel of geen toestemming hebt om persoonsgegevens te verzamelen.
Ten tweede zijn er evenzo strenge regels rondom het delen van dergelijke gegevens met derde partijen.
Ten derde moet de school inzicht geven aan alle betrokkenen wat we met persoonsgegevens doen. Dat gebeurt o.a. via deze pagina.
Wij bewaren de gegevens van uw kind niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. Zodra een termijn verloopt, worden de digitale en fysieke gegevens definitief en veilig vernietigd.
Na 2 jaar
Het grootste deel van het inhoudelijke leerlingdossier (zoals toetsresultaten, werkhouding en verslagen) wordt uiterlijk twee jaar na het vertrek van uw kind definitief en veilig verwijderd.
Na 3 jaar
Indien uw kind is doorverwezen naar een school voor speciaal onderwijs, bewaren we de relevante doorverwijzingsgegevens wettelijk drie jaar.
Na 5 jaar
De administratieve kerngegevens (zoals de officiële in- en uitschrijving, verzuimregistratie en het onderwijskundig rapport) moeten wij wettelijk vijf jaar bewaren. Daarna wordt het dossier volledig gewist.
Na 7 jaar
Financiële gegevens (zoals de administratie rondom de vrijwillige ouderbijdrage of facturen) worden na zeven jaar vernietigd vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Beleidsplan en protocol
Al deze regels staan in een beleidsplan wat geldt voor Stichting Filios. Daar hoort ook een protocol bij met vuistregels hoe om te gaan met uw gegevens. Dit protocol is ook belangrijk voor als dingen fout gaan. Want wij hebben niet de illusie dat we helemaal perfect zijn en dus komt er een moment waarop we een fout maken.
Datalekken
Dergelijke fouten noemen we beveiligingsincidenten of datalekken. En als u er eentje ziet, vragen we u direct contact op te nemen met de school. Hoe sneller we ervan op de hoogte zijn, hoe beter het voor iedereen is.
Gegevens verzamelen
De meeste gegevens verzamelen we om twee redenen:
We kunnen zonder die gegevens ons werk niet doen
We moeten van de wet de gegevens verzamelen
Zodra u uw kind bij ons inschrijft, geeft u al een deel van die gegevens aan ons. Maar hoe langer uw kind op school zit, hoe meer gegevens we verzamelen. We denken na over welke informatie we verzamelen en welke informatie we delen.
Gegevens bewaren en delen
Het bewaren van gegevens is een belangrijk aandachtspunt. De ICT systemen en werkwijzen worden constant aan een interne audit onderworpen door de AVG groep van de stichting. Wie mag waar bij en hoe goed zijn deze systemen? Bij de aanschaf van nieuwe software moet deze worden doorgelicht en komen er duidelijke afspraken in een contract te staan wat derde partijen met onze gegevens mogen doen.
Een voorbeeld: Rekensoftware
Als voorbeeld nemen we de rekensoftware waarmee kinderen werken. Deze software hoort bij de methode van het rekenen. Om dat het ene kind anders leert dan het andere, is de software gepersonaliseerd. Dat wil zeggen dat de software uw kind kent en de sommen afstemt op het niveau. De software maakt gebruik van persoonsgegevens om dit te doen. Daarom bestaat er een contract tussen de school en de uitgeverij, waarin staat wie wat mag met de persoonsgegevens. Dit soort contracten noemen ze een verwerkingsovereenkomst. Wilt u inzage in de lijst van bedrijven met wie we een verwerkingsovereenkomst hebben dan kunt u contact opnemen met de school voor een afspraak.
Instanties
Naast softwarepakketten delen we ook gegevens met andere instanties. Denk aan GGD, begeleidingsbureau, logopedist, orthopedagoog en de nieuwe school van uw kind bij verhuizingen of als uw kind naar het voortgezet onderwijs gaat. Op enkele scholen binnen Filios deelt de school contactgegevens (bijv. emailadres) met de ouderraad t.b.v. het innen van de vrijwillige bijdrage. In alle gevallen geldt:
Er wordt alleen informatie gedeeld als het ook echt nodig is
U bent op de hoogte dat er met deze instantie contact wordt gelegd aangaande uw kind
U hebt altijd het recht om de gedeelde informatie in te zien
Uitzondering
Een uitzondering hierop is als er sprake is van direct gevaar voor de leerling. Als het niet delen van gegevens gevaarlijk is voor het kind, zijn wij genoodzaakt ook zonder uw medeweten of toestemming informatie met derden te delen als dit zou bijdragen aan het voorkomen/minimaliseren van (de gevolgen van) het gevaar.
Uw privacyrechten als ouder
Aangezien de leerlingen van Filios Scholengroep de basisschoolleeftijd hebben, worden hun privacyrechten wettelijk behartigd door u als ouder of verzorger. Op basis van de AVG kunt u op elk moment de volgende rechten uitoefenen:
Recht op inzage en rectificatie
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken en u kunt vragen om feitelijke fouten te laten corrigeren of aan te vullen.
Recht op gegevenswissing ('vergetelheid')
U kunt verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Dit kan alleen als de school geen wettelijke plicht of onderwijskundige noodzaak meer heeft om deze gegevens te bewaren.
Recht op beperking en bezwaar
U kunt ons verzoeken de verwerking van gegevens (tijdelijk) te pauzeren of formeel bezwaar maken tegen een gegevensverwerking op basis van een specifiek persoonlijke, zwaarwegende situatie.
Recht op dataportabiliteit
U kunt vragen om een digitale kopie van de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van een overstap naar een nieuwe school.
Hoe dient u een privacyverzoek in?
U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij de directeur van de school van uw kind. Om te voorkomen dat privacygevoelige informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt, zal de schooldirectie vooraf altijd strikt uw identiteit controleren. Wij nemen binnen maximaal één maand een besluit over uw verzoek. In complexe situaties kan deze termijn wettelijk worden verlengd.
Cameratoezicht op het schoolplein
Om onze schoolgebouwen, eigendommen en de buitenruimte buiten schooltijd te beschermen tegen diefstal en vandalisme, maakt Filios Scholengroep op verschillende locaties gebruik van videocameratoezicht. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang voor veiligheid. De locaties waar camera's hangen zijn duidelijk herkenbaar ingericht met waarschuwingsborden. De gemaakte opnamen worden strikt beveiligd, slechts door een zeer beperkt aantal geautoriseerde medewerkers bekeken en na de wettelijke termijn automatisch overschreven.
2 soorten persoonsgegevens
Er zijn twee soorten persoonsgegevens:
Gewone persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens.
Valt een persoonsgegeven onder die laatste groep dan moet daar in de meeste gevallen toestemming door de ouders voor worden verleend.
Foto's
Zodra de school foto's maakt voor onderwijskundige doeleinden is dat geen probleem. Maar zodra deze foto's extern worden gedeeld , bijvoorbeeld ten behoeve van P.R. en andere reclamedoeleinden, dan moet u daarvoor toestemming hebben verleend.
Medische gegevens
Heeft uw kind een bijzonder medische aandoening waarbij direct ingrijpen van een teamlid vereist is, dan hanteren we op school nog een tweede toestemmingsformulier. We vinden het belangrijk dat ieder teamlid weet hoe te handelen zodra het medisch ingrijpen vereist is. Om ervoor te zorgen dat iedereen dit weet plaatsen we de informatie duidelijk voor elk teamlid in de school. Als u dit ook wil is hiervoor uw toestemming vereist. Dit formulier ontvangt u niet per se vanzelf, dus vraag erna bij de leerkracht van uw kind.
Toestemmingsformulier
Via een toestemmingsformulier geeft u éénmalig voor de hele schoolloopbaan van uw kind toestemming voor bovenstaande punten (1 formulier voor foto's en 1 formulier voor het toegankelijk plaatsen van medische gegevens) Maar u mag altijd uw toestemming wijzigen door opnieuw het formulier in te vullen en af te geven op de administratie van de school. U vind deze toestemmingsformulieren op de downloadpagina van deze website.