O Reembolso Financeiro deve ser utilizado quando houver necessidade de reembolso de valores a clientes, devoluções de convênios ou entre entidades do sistema FIESC, decorrentes de pagamentos em duplicidade, devoluções de saldos de convênios ou pagamentos a maior.

Exemplos:

• Devolução a aluno devido a desistência do curso ou cancelamento da turma;

• Devolução para cliente de pagamento efetuado em duplicidade;

• Devolução de valor recebido referente a uma nota fiscal cancelada.

O Ressarcimento de Despesas destinam-se ao atendimento de despesas extraordinárias ou urgentes pagas pelo colaborador e nominais ao mesmo.

Exemplos:

• Despesas decorrentes a acidente de trabalho;

• Sinistros (tais como furtos, roubos);

• Contingências;

• Despesas cartoriais;

Deve ser anexado o relatório do Ressarcimento de Despesas (RD) extraído do Benner Corporativo e o documento fiscal que comprove a despesa.

Também é necessário que todas as solicitações estejam acompanhada da justificativa detalhada do motivo da compra, motivo da emergência e quem utilizará o material, essa justificativa pode ser informada na abertura do Registro de Necessidades(RN), no campo "Observações" no GED ou ainda anexar algum documento com esta justificativa.

Recomendamos sempre verificar se a justificativa está respondendo as três perguntas a seguir:

1 - Por quem o material será utilizado?

2 -Para que o material será utilizado?

3 - Porque não foi comprado pelo processo de compras e o colaborador pagou (motivo da urgência)?

A solicitação de cancelamento deve ser realizada via chamado à equipe do Contas a Pagar, GECON.

Segue caminho para a abertura do chamado:

DICORP SERV. FINANCEIROS - ATENDIMENTO - CONTAS A PAGAR - BAIXA DE REGISTRO NO ERP - REEMBOLSOS E RESSARCIMENTOS.

Considerando que o colaborador não esteja em viagem, seguem determinações da norma 707:

Despesas de alimentação realizadas no mesmo município de lotação do colaborador serão ressarcidas nas seguintes situações:

> Quando o colaborador estiver representando o Sistema FIESC;

> Quando não receber o Vale Alimentação para a refeição em questão.

Casos excepcionais devem ser acompanhados por uma autorização formal do gerente responsável.

Primeiramente, é necessário identificar se é uma despesa de viagem ou não.

A viagem é caracterizada pelo deslocamento entre municípios, mesmo que sejam próximos.

Utilize a ferramenta Selfbooking para solicitar o ressarcimento de suas despesas de viagem. A única exceção da regra é a quilometragem, ou seja, quando o colaborador utiliza o veículo próprio para realizar um deslocamento, seja em viagem ou no mesmo município de sua lotação.

Exemplos de despesas que devem ser solicitadas via Selfbooking: quilometragem e despesas de viagem (alimentação, pedágio, estacionamento, transporte, hospedagem).

Importante entender que no Selfbooking a prestação de contas é individual, cada colaborador deve cadastrar a sua.

Utilize o Benner, cadastrando um Registro de Necessidade na modalidade de Ressarcimento de Despesas para solicitar o ressarcimento de despesas que não foram ocorridas em viagem. Leia a NP-707, item 4.4.11, para ter conhecimento do prazo, valor teto e tipos de solicitações que são vedadas.

Se a sua solicitação estiver em desconformidade com o estabelecido em norma, deverá ser enviada à GECON com uma CI - Comunicação Interna, descrevendo a justificativa detalhada e que se responsabilizam por possíveis questionamentos futuros, devendo ser assinada pelo gerente responsável.

Exemplos de despesas que devem ser solicitadas via processo de Ressarcimento de Despesas (Benner): despesas cartoriais, correios, ressarcimento de acidentes de trabalho, ressarcimento para clientes, estacionamento e alimentação (quando ocorridos no mesmo município, sem viagem), entre outras.

Todas as solicitações estejam acompanhada da justificativa detalhada do motivo da compra, motivo da emergencia e quem utilizará o material, essa justificativa pode ser informada na abertura do Registro de Necessidades(RN), no campo "Observações" no GED ou ainda anexar algum documento com esta justificativa.

Recomendamos sempre verificar se a justificativa está respondendo as três perguntas a seguir:

1 - Por quem o material será utilizado?

2 -Para que o material será utilizado?

3 - Porque não foi comprado pelo processo de compras e o colaborador pagou (motivo da urgência)?

 O prazo para solicitar ressarcimentos é até o ultimo dia útil do mês subsequente à data da compra/ocorrência da despesa.

Caso este prazo não seja cumprido, será necessário apresentar uma CI com a justificativa pelo atraso, devendo ser assinada pelo gerente responsável (anexar a CI no SeSuite).

O Ressarcimento de Despesas destinam-se para despesas extraordinárias e urgentes pagas pelo colaborador e nominais ao mesmo.

Exemplos de ressarcimentos extraordinários e urgentes:

• Despesas decorrentes a acidente de trabalho;

• Sinistros (tais como furtos, roubos);

• Contingências;

• Despesas cartoriais;

• Itens para manutenções emergenciais a fim de garantir a segurança;

• EPI para suprir carências imediatas.

As despesas devidas de ressarcimento a colaboradores em decorrência de acidente de trabalho deverão ser encaminhadas ao financeiro via SESUITE com:

• CI assinada pelo Gerente Executivo da Unidade ou cargo comissionado responsável (seguindo alçadas de aprovação de aquisições);

• Nota Fiscal;

• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho validada pela área de Saúde e Segurança do Trabalho (SSMA);

• Relatório de Ressarcimento de Despesas (RD) extraído do Benner Corporativo.

• Os documentos acima listados deverão ser encaminhados à diretoria júridica para análise e validação, devendo o parecer juridico ser anexado ao processo.

Para habilitação do referido pagamento, deverá ser realizada abertura de Registro de Necessidade(RN) do tipo Ressarcimento de Despesas.

A solicitação de Ressarcimento de Acidentes com Alunos deve ser efetuada via chamado. 

Este chamado será direcionado à área da Infraestrutura da Educação que irá realizar os trâmites necessários para encaminhamento à GECON/CTE via SeSuite para habilitação do pagamento.

O caminho do chamado é: CSC - Dicorp Serv. Financeiros > Atendimento > Contas a pagar > Solicitações de Ressarcimentos de acidentes com alunos.

São vedados ressarcimentos de despesas para:

• Despesas de convênios;

• Adiantamento a fornecedores;

• Serviços pessoa física e jurídica em geral;

• Locação de imóveis;

• Ativo imobilizado;

• Produto importado;

• Cursos, treinamentos e inscrições em eventos;

• Insumos para revenda de farmácia e serviços de alimentação.

• Para colaboradores lotados nas regionais, inclusive sede:

A solicitação deve ser realizada via chamado na CSC (intranet). 

Neste chamado, anexar o relatório de Ressarcimento de Despesas e o comprovante fiscal da despesa (nominal ao favorecido). Caso a solicitação esteja ferindo as determinações da norma 707, também deve ser anexado uma Comunicação Interna, com justificativa detalhada da compra, devendo ser assinada pelo gerente executivo ou de operações responsável.

O caminho do chamado é: Dicorp Serv. Financeiros > Atendimento > Contas a pagar> Solicitações de Ressarcimento de Despesas às Regionais.

O chamado será atendido pelas equipes de apoio dos AGOs nas regionais. Na sede, a equipe responsável pelo atendimento dos chamados é a GECON/CTE.

• Para colaboradores dos Institutos SENAI

Os colaboradores dos Institutos SENAI devem entrar em contato com o responsável pelo processo de cadastro de Ressarcimento de Despesas e encaminhamento da solicitação via ferramenta Se Suite da sua unidade. Em caso de dúvidas, entrar em contato com o Allesse Carvalho Rodrigues ou Nerli Aparecida Dall Agnol Thomas para ter conhecimento da pessoa responsável em cada unidade.

O Reembolso Financeiro deve ser utilizado quando houver necessidade de reembolso de valores a clientes, devoluções de convênios ou entre entidades do sistema FIESC, decorrentes de pagamentos em duplicidade, devoluções de saldos de convênios ou pagamentos a maior.

Exemplos:

• Devolução a aluno devido a desistência do curso ou cancelamento da turma;

• Devolução para cliente de pagamento efetuado em duplicidade;

• Devolução de valor recebido referente a uma nota fiscal cancelada.

O Ressarcimento de Despesas destinam-se ao atendimento de despesas extraordinárias ou urgentes pagas pelo colaborador e nominais ao mesmo.

Exemplos:

• Despesas decorrentes a acidente de trabalho;

• Sinistros (tais como furtos, roubos);

• Contingências;

• Despesas cartoriais;

Para reembolsos financeiros deve ser anexado no SESUITE o relatório de Reembolso Financeiro extraído do Benner Corporativo, acompanhado de algum documento que comprove que a entidade realmente recebeu o valor que será reembolsado, pode ser o relatório de receita por cliente (F.2017), comprovante de pagamento ou print do extrato.

Quando o reembolso ocorrer devido ao cancelamento de alguma nota fiscal que foi cancelada, deve ser anexado também o print do Benner que mostra a nota cancelada.

Deve ser aberto um chamado, que será encaminhado ao departamento financeiro das Regionais responsáveis por executar os procedimentos necessários para enviar a solicitação à GECON/CTE via SeSuite, a fim de habilitar o pagamento.

O caminho do chamado é: Dicorp Serv. Financeiros > Atendimento > Contas a receber> Cobrança> Devolução ou reembolso de valor à clientes (regionais).

A solicitação de cancelamento deve ser realizada via chamado à equipe do Contas a Pagar, GECON.

Segue caminho para a abertura do chamado:

DICORP SERV. FINANCEIROS - ATENDIMENTO - CONTAS A PAGAR - BAIXA DE REGISTRO NO ERP - REEMBOLSOS E RESSARCIMENTOS.