Regolamento della IEJ

PREMESSE

1. Lo Statuto della Gioventù Esperantista Italiana (Itala Esperantista Junularo, di seguito “IEJ”) è lo Statuto della Federazione Esperantista Italiana (di seguito “FEI”) – Ente Morale con D.P.R. n° 1720 del 28/6/1956 – essendo la Gioventù Esperantista Italiana la sezione giovanile della Federazione Esperantista Italiana.
Per tutti i casi in cui per motivi legali, commerciali o altro venga fatta richiesta alla Gioventù Esperantista Italiana di presentare il proprio Statuto ed eventualmente l’Atto Costitutivo, la Gioventù Esperantista Italiana deve quindi presentare lo Statuto e l’Atto Costitutivo della Federazione Esperantista Italiana.

2. La IEJ è costituita da tutti coloro che sono iscritti alla FEI e che al momento dell’iscrizione non abbiano ancora compiuto il trentaseiesimo anno d’età al primo gennaio dell’anno in corso.

3. La IEJ aderisce alla Tutmonda Esperantista Junulara Organizo (TEJO) come sua sezione italiana.

4. Le finalità della IEJ sono:
a) Divulgare l’esperanto fra i giovani organizzando eventi esperantisti;
b) Contribuire allo sviluppo della cultura esperantista;
c) Diffondere gli ideali esperantisti e sensibilizzare le persone ai diritti linguistici;
d) Migliorare la coesione dei propri associati e favorirne lo sviluppo culturale.

REGOLAMENTO (aggiornato al 31 marzo 2024)

1. Tutti gli associati, nell’ambito dei fini stabiliti dal presente Regolamento, hanno diritto di avvalersi delle agevolazioni e dei servizi offerti dalla IEJ, sempre tenendo conto dell’insindacabile giudizio del Direttivo.

2. Gli associati sono moralmente tenuti a rispettare il presente Regolamento e a collaborare con gli organi amministrativi della IEJ per la realizzazione delle sue finalità.

3. Il diritto di voto è esercitato da tutti gli associati che abbiano già compiuto sedici anni al momento del voto.

4. Gli organi della IEJ sono:
a) l’Assemblea degli associati aventi diritto di voto;
b) Il Presidente;
c) Il Consiglio.

5. Il Consiglio e il Presidente sono gli organi amministrativi della IEJ, e sono eletti separatamente e direttamente dagli associati secondo le regole previste da questo Regolamento.
Insieme, il Consiglio e il Presidente formano l’organo direttivo della IEJ (o Direttivo).
6. Il Direttivo è un organo collegiale (cioè ogni membro, qualora venga presa una decisione, deve farla propria anche se ha votato contro).

7. Una volta all’anno il Presidente in occasione del Festival Giovanile Internazionale (o Festival) o di un altro importante incontro esperantista convoca pubblicamente tutti gli associati aventi diritto di voto.
L’insieme degli associati aventi diritto di voto presenti alla convocazione, qualsiasi sia il loro numero, forma l’Assemblea ordinaria degli associati aventi diritto di voto (o Assemblea).
L’Assemblea deve essere convocata almeno un mese prima dalla data della stessa.
La convocazione deve contenere l’ordine del giorno.
Gli argomenti da inserire nell’ordine del giorno sono decisi dal Direttivo sulla base di quanto scritto nel presente Regolamento e sulla base delle proposte motivate degli associati che siano pervenute in forma scritta e motivata al Direttivo almeno tre mesi prima della data fissata per l’Assemblea.

8. Le decisioni dell’Assemblea sono prese a maggioranza semplice di voti dei presenti salvo i casi previsti dal presente Regolamento.
L’Assemblea decide se votare a scrutinio segreto.
Le elezioni del Presidente e dei consiglieri devono essere effettuate a scrutinio segreto.

9. L’Assemblea designa:
a) Il Presidente dell’Assemblea;
b) Il Segretario dell’Assemblea;
c) Tre scrutatori che formano la Commissione degli scrutatori (o Commissione).
I membri del Direttivo uscente non possono essere designati.
Qualora non vi fossero abbastanza presenti possono essere designati anche i membri del Direttivo uscente.

10. Il Presidente dell’Assemblea:
a) Dà la parola a coloro che hanno chiesto di poter intervenire;
b) Coordina il lavoro dell’Assemblea;
c) Scioglie l’Assemblea.

11. Il Segretario dell’Assemblea:
a) Redige il verbale dell’Assemblea in collaborazione con la Commissione per quanto riguarda i risultati delle votazioni;
b) Trasmette il verbale al Direttivo allo scioglimento dell’assemblea..

12. La Commissione degli scrutatori:
a) Verifica il diritto di voto dei presenti in Assemblea;
b) Verifica i requisiti dei candidati;
c) Tiene sotto controllo le procedure di votazione;
d) Calcola i risultati delle votazioni e li notifica all’Assemblea.

13. L’esito di tutte le decisioni dell’Assemblea risulta dal verbale che è reso pubblico tramite pubblicazione in rete sul sito ufficiale dell’associazione entro due mesi dallo scioglimento dell’Assemblea.

14. L’Assemblea:
a) Approva o meno la relazione morale presentata dal Direttivo uscente e la relazione finanziaria presentata dal Tesoriere
b) Discute in merito ai punti presentati all’ordine del giorno
c) Elegge prima il Presidente e poi i membri del Consiglio.

15. Nelle deliberazioni per l’approvazione della relazione morale, di quella finanziaria e in quelle riguardanti la responsabilità individuale dei membri del Direttivo uscente, questi ultimi non hanno diritto di voto.

16. Nel caso in cui la relazione morale non venga approvata dall’Assemblea, il Presidente del Direttivo uscente non si può ricandidare alla carica presidenziale per un anno in quanto le sua gestione non è stata ritenuta soddisfacente.

17. Non sono eleggibili a nessuna carica le persone che abbiano causato gravi danni patrimoniali alla IEJ o che abbiano dimostrato di ostacolare il raggiungimento degli scopi dell’associazione.

18. Possono candidarsi alla carica di Presidente tutti gli associati aventi diritto di voto e maggiorenni che:
a) Diano la loro disponibilità;
b) Abbiano una buona conoscenza della lingua esperanto;
c) Siano stati membri del Direttivo per almeno un anno nel passato.
Il Direttivo uscente può inoltre proporre dei candidati.
I candidati devono confermare la candidatura a voce oppure per iscritto, anche in via telematica.
Una stessa persona non può assumere la carica di Presidente per più di tre anni consecutivi e negli altri casi previsti dal regolamento.

19. Possono candidarsi alla carica di membro del Consiglio tutti gli associati aventi diritto di voto che:
a) Diano la loro disponibilità;
b) Abbiano una conoscenza almeno elementare della lingua esperanto;
c) Siano stati membri dell’IEJ per almeno un anno nel passato.
Il Direttivo uscente può inoltre proporre dei candidati.
I candidati devono confermare la candidatura a voce oppure per iscritto, anche in via telematica.

20. Si definisce elettore ogni membro dell’Assemblea, compresi gli incaricati della sua gestione e i membri del Direttivo uscente.

21. Procedura per l’elezione del Presidente:
a) Il Presidente dell’Assemblea elenca i nomi di tutti i candidati. Il numero di candidati viene detto N;
b) I candidati si presentano all’Assemblea. In caso di assenza di un candidato, egli viene presentato da un proprio delegato, dal Presidente dell’Assemblea o da un suo delegato;
c) La Commissione prepara le schede e le distribuisce tra gli aventi diritto al voto;
d) Ogni elettore scrive nella scheda il nome o i nomi dei candidati scelti in ordine di preferenza;
e) Una volta raccolti tutti i voti, la Commissione legge i nomi dei candidati nell’ordine in cui sono stati scritti;
f) A ciascun candidato viene attribuito un punteggio associato alla sua posizione nella scheda. Il primo riceve N punti, il secondo N-1 e così via a scendere;
g) Vince il candidato che ha raccolto almeno la metà più uno dei punti ottenibili.
h) Nel caso in cui nessun candidato abbia raggiunto i requisiti del punto g, si procede al ballottaggio o nel caso vi sia un solo candidato, si ripete la votazione, eventualmente riaprendo le candidature;
i) A partire dalla quarta votazione, viene eletto vincitore il candidato che ottiene la maggioranza semplice dei voti.
j) Se la parità persiste viene eletto il candidato che vanta più anni di iscrizione alla IEJ, anche non consecutivi.

22. Procedura per l’elezione dei membri del Consiglio:
a) Il Presidente dell’Assemblea elenca i nomi di tutti i candidati. Il numero di candidati viene detto M;
b) I candidati si presentano all’Assemblea. In caso di assenza di un candidato, egli viene presentato da un proprio delegato, dal Presidente dell’Assemblea o da un suo delegato;
c) Il numero massimo di posti a disposizione per la carica di consigliere è nove;
d) Si deve procedere a votazione in ogni caso, anche se i candidati sono meno numerosi dei posti disponibili o in eguale numero;
e) Perché una scheda sia valida deve contenere un numero di nomi compreso fra uno ed M (il numero di candidati);
f) La Commissione prepara le schede e le distribuisce tra gli aventi diritto al voto;
g) Ogni elettore scrive nella scheda i nomi dei candidati scelti in ordine di preferenza. Le schede che contengono più nomi rispetto al numero fissato sono da ritenersi non valide;
h) Una volta raccolti tutti i voti, la Commissione legge i nomi dei candidati nell’ordine in cui sono stati scritti;
i) A ciascun candidato viene attribuito un punteggio associato alla sua posizione nella scheda. Il primo riceve M punti, il secondo M-1 e così via a scendere;
j) Risultano eletti i primi nove candidati che secondo la graduatoria formata abbiano ricevuto almeno un punto e siano stati votati da almeno un terzo dei votanti. Quest’ultima regola non vale per i candidati proposti dal direttivo uscente;
k) In caso di parità fra due o più candidati, se i posti disponibili non sono sufficienti per tutti, si procede al ballottaggio;
l) Se la parità persiste viene eletto il candidato più anziano.

23. Nel caso in cui non sia possibile eleggere un nuovo Presidente o non sia possibile eleggere almeno quattro consiglieri, il Direttivo uscente rimane in carica sino alla successiva convocazione dell’Assemblea.

24. L’insieme degli associati aventi diritto di voto presenti a una convocazione diversa da quella per l’Assemblea ordinaria forma l’Assemblea straordinaria degli associati aventi diritto di voto (o Assemblea straordinaria).

25. Le assemblee straordinarie possono essere convocate per decisione del Direttivo o in seguito a richiesta sottoscritta da almeno un quarto degli associati aventi diritto di voto.
L’Assemblea deve essere convocata almeno un mese prima dalla data della stessa.
La convocazione deve contenere l’ordine del giorno.

26. Affinché un’Assemblea straordinaria sia valida, è necessario che siano presenti almeno un terzo degli associati aventi diritto di voto. L’Assemblea straordinaria vota a maggioranza dei due terzi dei presenti.

27. Nell’Assemblea è ammesso il voto per delega e si considera quindi presente il delegante. Durante l’Assemblea annuale dell’associazione ogni socio presente può avere al massimo due deleghe, questo limite non si applica all'assemblea straordinaria. Le deleghe devono essere scritte, cartacee o digitali, e devono essere consegnate o inviate ad un membro del direttivo della IEJ o all’indirizzo mail della IEJ entro la mezzanotte precedente all’Assemblea.

28. Il Presidente o, in caso di impossibilità a esercitare il proprio ruolo, il Vicepresidente:
a) Rappresenta a tutti gli effetti l’associazione;
b) Firma i contratti;
c) Convoca e presiede le sedute del Direttivo;
d) Segue e coordina l’esecuzione delle decisioni del Direttivo;
e) Verifica la compilazione delle relazioni sulle attività dei consiglieri;
f) Revisiona il bilancio e la relazione finanziaria prima della presentazione all’Assemblea.;
g) Ha possibilità di delega per ognuno dei suoi incarichi.

29. Il Presidente è tenuto a dare comunicazione dell’impossibilità a svolgere le sue funzioni o delle sue dimissioni al Direttivo.

30. Il Presidente può far votare i consiglieri per mezzi telematici su argomenti specifici, secondo le modalità stabilite dal presente Regolamento.

31. I consiglieri possono dimettersi presentando lettera di motivazione al Presidente.

32. Il Presidente e il Consiglio, durante le prima seduta del Direttivo, devono nominare fra i consiglieri un Tesoriere, un Vicepresidente e un Segretario Generale, e, se è il caso, altre figure con funzioni specifiche. Le cariche di Tesoriere, Vicepresidente e Segretario Generale non sono tra di loro sovrapponibili né ricopribili dal Presidente. .

33. Tutte le cariche associative sono su base volontaria, salvo il rimborso delle spese esplicitamente autorizzate e riconosciute dal Direttivo.

34. Il Vicepresidente sostituisce il Presidente in caso di:
a) Impedimento del Presidente;
b) Dimissioni del Presidente.
In questi casi il Vicepresidente assume tutti i poteri e le responsabilità presidenziali.

35. In caso anche il Vicepresidente fosse impossibilitato a svolgere il proprio ruolo, le funzioni presidenziali saranno svolte dal consigliere più anziano.

36. Il Tesoriere è personalmente responsabile della gestione del patrimonio associativo tranne per eventi direttamente imputabili a decisioni prese dal Direttivo. In tal caso risponderanno in maniera solidale tutti i membri.

37. Il Tesoriere:
a) Provvede alla gestione finanziaria in base alle delibere del Direttivo;
b) Esercita il pieno controllo sui movimenti di cassa;
c) Conserva tutta la documentazione inerente ai movimenti di cassa;
d) Comunica su richiesta agli altri membri il rapporto di cassa e la situazione finanziaria durante le sedute del Direttivo;
e) Ha il compito di preparare e presentare all’Assemblea la relazione finanziaria composta da:
– Bilancio annuale, revisionato dal Presidente, composto a sua volta dallo Stato Patrimoniale e dal Conto Economico.
– Commento sull’andamento finanziario e sulle situazioni pendenti.

38. Il bilancio annuale deve essere reso pubblico direttamente durante l’Assemblea annuale e a tutti i soci precedentemente.

39. La nuova gestione ha inizio quando viene chiuso il bilancio consuntivo del Festival. Sono responsabilità del nuovo Presidente, fino alla nomina del nuovo Tesoriere, tutti gli atti finanziari della nuova gestione che non concernono il Festival appena concluso.

40. L’anno finanziario della IEJ comincia il giorno successivo alla fine di un Festival e finisce il giorno in cui finisce il Festival successivo.
Nel caso in cui non si tenesse il Festival successivo si considera anno finanziario il tempo che intercorre fra la fine dell’ultimo Festival e la prima riunione del nuovo Direttivo eletto in altra occasione.

41. Il Segretario Generale:
a) Redige i verbali delle riunioni del Direttivo;
b) Rende pubblico il verbale per tutti i membri dell’associazione;
c) Prepara la relazione morale e l’ordine del giorno in occasione dell’Assemblea.
In caso di assenza o di impedimento del Segretario Generale, il Direttivo nomina un segretario particolare tra gli altri membri del Direttivo.

42. Il Direttivo delibera sulle attività da intraprendere e sull’amministrazione.

43. Il Direttivo si riunisce:
a) Su convocazione del Presidente che deve proporre l’ordine del giorno prima della seduta;
b) In seguito a domanda scritta e motivata di almeno tre consiglieri, che devono proporre l’ordine del giorno prima della seduta, vincolando il Presidente a convocare la riunione;
c) In occasione del Festival.
Il Presidente deve far approvare il verbale della riunione precedente massimo entro un giorno dalla convocazione della riunione successiva.

44. Il Direttivo resta in carica dalla sua elezione durante l’Assemblea fino alle elezioni dell’anno successivo.
Il Direttivo uscente ha comunque l’obbligo di completare l’amministrazione del Festival in corso.

45. Una riunione del Direttivo è ritenuta valida se è presente almeno la metà più uno dei membri del Direttivo.

46. Entro due mesi dall’insediamento il Direttivo deve rendere pubblico ai soci un piano di lavoro annuale.

47. Il nome “Gioventù Esperantista Italiana” e la sua abbreviazione “IEJ” possono essere spesi solo dai membri del direttivo e da chiunque ne ottenga il permesso per incarichi specifici.

48. Il Direttivo deve rendere pubblici gli incarichi attribuiti ai singoli consiglieri.

49. Le sedute del Direttivo non sono pubbliche. Il Direttivo può comunque invitare altre persone a partecipare a tutta o a una parte della seduta.

50. Ogni punto all’ordine del giorno è presentato dal membro che è responsabile del relativo incarico.

51. (ex articolo 77) Se si rende necessaria una votazione il Direttivo delibera a maggioranza semplice dei presenti secondo tale procedura:
a) Il Presidente chiarifica la questione su cui si deve votare;
b) Si calcolano i voti favorevoli, poi i contrari, infine gli astenuti;
c) Il risultato della votazione è registrato nel verbale.
In caso di parità prevale il voto del Presidente.
In caso di parità in una votazione relativa a questioni finanziarie prevale il voto del tesoriere.

52. Una decisione presa durante una seduta in cui sia presente più della metà dei membri del Direttivo senza che però la totalità venga raggiunta, è ritenuta valida se entro un mese dal momento in cui viene spedito il verbale non viene annullata dalla maggioranza dei membri.
Le delibere prese in caso di riunione non valida ai sensi dell’art. 45 devono essere sottoposte anche al giudizio e al voto dei consiglieri assenti per essere validate.

53. Il Presidente può:
a) Decidere il momento in cui far votare i consiglieri;
b) Passare al punto successivo se almeno la metà dei consiglieri presenti è d’accordo.

54. Il Direttivo, a patto che sia rimasta in carica la maggioranza dei componenti, può sostituire per cooptazione i consiglieri che durante l’anno vengono a cessare per qualsiasi causa la loro attività.
Se a seguito della cessazione dell’attività di alcuni consiglieri viene a mancare la maggioranza dei membri del Direttivo, il Presidente o chi lo sostituisce, convoca l’Assemblea per le elezioni del nuovo Direttivo.
I consiglieri cooptati devono essere in possesso dei requisiti per l’eleggibilità stabiliti dal presente Regolamento. Dal momento della loro nomina essi esercitano tutti i doveri e diritti di cui dispongono i membri del Direttivo.
Il Presidente non può essere sostituito per cooptazione.

55. I membri del Direttivo o i collaboratori che chiedono un rimborso o un anticipo devono necessariamente usare il modulo apposito preparato dal Tesoriere.
In caso di spese effettuate o da effettuare in nome della IEJ e non regolamentate è necessario chiedere l’autorizzazione al rimborso al Direttivo.

56. Costituiscono il Patrimonio della IEJ:
a) La percentuale stabilita dal Consiglio Nazionale della FEI sulle quote degli associati giovani ad essa iscritti;
b) Le sovvenzioni e i contributi pubblici o privati che la IEJ riceve;
c) I profitti derivanti dalle diverse attività della associazione;
d) Gli eventuali lasciti, donazioni ed ogni altro provento;
e) Il materiale e la apparecchiature di cui la IEJ è in possesso.

57. Il Direttivo può affidare o revocare incarichi a collaboratori esterni.
Per i collaboratori della IEJ non esistono requisiti particolari, nemmeno la qualità di associato.

58. Il Direttivo approva la sede del Festival e decide le quote di iscrizione.

59. Il Segretario Generale deve chiedere regolarmente la lista dei soci della IEJ alla segreteria della FEI.

60. I documenti ufficiali e quelli storici sono inseriti sulle pagine in rete della IEJ, in particolare:
a) Il Regolamento;
b) La lista di tutti i Festival con relativi rapporti
c) La lista con i nomi dei membri di tutti i Direttivi;
d) I verbali delle sedute del Direttivo;
e) Le relazioni annuali;
f) Un riassunto periodico delle attività svolte dal Direttivo.

61. Il Segretario Generale, oppure una persona da questo incaricata, si occupa di conservare ed aggiornare gli indirizzari della IEJ.
Gli indirizzari non sono pubblici e possono essere resi noti a chi ne fa richiesta solo in seguito ad autorizzazione del Direttivo.

62. Ogni consigliere se non rieletto deve consegnare tutti i documenti in suo possesso per lo svolgimento delle attività della IEJ al Presidente, il quale provvede a smistarli.

63. È esclusa ogni divisione del patrimonio tra gli associati.

64. In caso di scioglimento della IEJ il patrimonio netto sarà erogato a favore della FEI o secondariamente di enti che abbiano lo scopo di diffondere la lingua internazionale esperanto.

65. Le modifiche al Regolamento possono essere proposte da qualunque associato avente diritto di voto almeno due mesi prima dell’Assemblea ordinaria.
La modifica deve essere approvata dai due terzi degli associati aventi diritto di voto presenti all’Assemblea.

66. Il socio sostenitore è colui che versa alla IEJ un contributo pari almeno al doppio della quota per socio ordinario della FEI. La condizione di socio sostenitore dura 12 mesi a far data dal ricevimento della quota. I soci sostenitori hanno diritto al 10% di sconto sulla quota di iscrizione agli incontri organizzati dalla IEJ.
Colui che versa alla IEJ un contributo pari a 25 volte la quota per socio sostenitore della IEJ è considerato socio sostenitore a vita.

GLOSSARIO
– FEI: Federazione Esperantista Italiana
– IEJ: Itala Esperantista Junularo (Gioventù Esperantista Italiana)
– IJF: Internacia Junulara Festivalo (Festival Internazionale Giovanile)
– TEJO: Tutmonda Esperantista Junulara Organizo (Gioventù Esperantista Mondiale)