G Suite for Education - palvelun rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä: Karkkilan kaupungin koulutoimisto vastaa asiakkaan aineistoon sisältyvistä henkilötiedoista ja kaikista niiden käsittelyyn liittyvistä velvoitteista Suomen henkilötietolain tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Karkkilan kaupunki, koulutuspalvelut Käyntiosoite: Valtatie 26, 03600 Karkkila
Sähköpostisoite:
Matti Saksala - matti.saksala@karkkila.fi
Rekisterin nimi: Karkkilan kaupunki, koulutuspalvelut Google Suite for Education viestintä ja kollaboraatiojärjestelmä.
Rekisterin käyttötarkoitus: Sähköposti ja kollaboraatiojärjestelmän käyttäjätietojen ylläpito.
Rekisterin tietosisältö
Tietojärjestelmään tallennetaan käyttäjätunnus, joka muodostuu etunimestä ja sukunimestä sekä mahdollisesta toisen nimen etukirjaimesta. Palveluun voidaan pääkäyttäjän toimesta lisätietoina tallentaa mm: Titteli, organisaation nimi, “assistentin” tunnistetieto, “esimiehen” tunnistetiedot, osasto, toimiston sijainti, työntekijä tunniste, verkkosivu, puhelinnumerot, osoite jne.
Oppilaista tarvittaessa voidaan tallentaa mm. luokka, opiskeluryhmät jne. Lisäksi Google kerää loppukäyttäjiltä tietoja, joiden syöttäminen perustuu käyttäjän itse syöttämään tietoon mm: Puhelinnumero, käyttäjän valokuva, syntymäaika, käyttäjän laitekohtaiset tiedot (muun muassa laitteiston malli, käyttöjärjestelmän versio, yksilöllinen laitetunniste sekä käytetty mobiiliverkko, mukaan lukien matkapuhelinnumero). Google voi yhdistää laitetunnisteen tai puhelinnumeron Google-tiliin.
Säännönmukaiset tietolähteet - organisaation pääkäyttäjän määrittelemät tietolähteet: Käyttäjän itse syöttämät tiedot.
Tietojen luovutus
Käyttäjien tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle taholle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja voidaan siirtää Eu:n ja Eta:n ulkopuolelle henkilötietolain 5. luvun 23§ henkilötietolain poikkeusperusteet kohdan 8 mukaisesti.