Píldora 1: Herramientas básicas del aula de Google

La carpeta de la clase

Google Drive

Drive es el servicio de almacenamiento de Google que nos proporciona un espacio, un disco duro virtual en el que podremos crear carpetas y almacenar en ellas todo tipo de archivos para tener realizar de seguridad, compartirlos con otros usuarios, utilizarlos en diversas aplicaciones de Google o enlazarlos desde la web

En este apartado aprenderemos a crear, en nuestro Drive, una unidad compartida, un "carpeta" para trabajar con nuestra clase a la que, posteriormente, iremos añadiendo como usuarios a los alumnos de la misma. También veremos, muy brevemente, cómo administrar carpetas y archivos; crear, comentar y compartir documentos; y, por último, como gestionar los permisos de todos.

Acceder a Drive

Para acceder a Drive, tras identificaremos en nuestra cuenta de educarex o gmail, haremos clic sobre el menú "Aplicaciones de Google" (1) -> Drive (2) y, se abrirá una ventana que mostrará el contenido de "Mi unidad" y a la derecha un menú (3) desde el que podremos administrar todo nuestro disco virtual.

Unidad compartida

Vamos a crear una unidad compartida para trabajar con nuestro un grupo de alumnos. Las unidades compartidas permiten almacenar, buscar y acceder a archivos en la misma a todos los miembros del grupo ya dichos archivos pertenecen a todo el grupo y no a un usuario concreto.

Para crear una unidad compartida, haremos clic con el botón derecho sobre "Unidades compartidas"(1) y seleccionaremos "Nueva unidad compartida" (3) y, en la ventana que se mostrará, indicamos un título(2) y pulsamos sobre el botón "Crear"(4)

Añadiendo miembros a nuestra unidad compartida

Ya tenemos nuestra unidad creada, ahora vamos a añadir a nuestros alumnos como miembros a este unidad. Para ello usaremos datos que recogimos en el formulario de registro. ¡Vamos a buscarlos"

Busca en Drive el formulario de registro que creaste en en el apartado 1 de esta píldora y edítalo, haz clic sobre la pestaña "Respuestas"(1) y luego sobre el icono "Ver respuestas en la Hoja de cálculo",

En la hoja de cálculo, seleccionaremos las direcciones de correo de los alumnos de este grupo y haremos clic sobre ellos con el botón derecho y pulsaremos sobre "Copiar" (2)

¡Estupendo! Ya tenemos las direcciones de correo de nuestros alumnos, vamos a añadirlos como miembros de nuestra unidad. Vuelve a Drive, haz clic sobre con el botón derecho sobre la unidad compartida que has creado (1), pulsa sobre "Añadir miembros" (2) y, en la ventana que se mostrará, haz clic con el botón derecho (3) sobre el cuadro correspondiente, pega las direcciones (4) y pulsa sobre el botón "Enviar" (5).

En lo sucesivo. los alumnos de este grupo tendrán acceso a todos los materiales que subamos a esta unidad, sin que tengamos de compartilos, y, además, ellos podrán subir los suyos.

Desde el menú anterior, pulsando sobre "Gestionar miembros" (6), podremos modificar los privilegios de los miembros de esta unidad y/o eliminarlos si es necesario.

Carpetas

A la unidad que hemos creado subiremos todos los archivos que queremos compartir con ese grupo de alumnos. Para facilitar la gestión y localización de dichos archivos, es conveniente que los organices en carpetas según el criterio que te parezca oportuno.

Para crear una carpeta, haz clic sobre la unidad compartida, pulsa con el bóton derecho sobre ella (1) y en el menú contextual selecciona "Nueva carpeta" (2); indica un nombre (2) y pulsa sobre el botón "Crear" (3)

Puedes destacar un archivo o carpeta haciendo clic con botón derecho sobre ella (1) y seleccionando "Añadir a Destacados" (2) en el menú desplegará. Para ver todos los archivos y las carpetas destacados, en el menú de Drive, haz clic en "Destacados" (3).

Desde este menú desplegable también podemos cambiar el nombre de la carpeta, moverla, eliminarla o descargarla

Archivos

En la unidad compartida de la clase se pueden guardar un número indefinido de archivos, el espacio de las cuentas Educarex es ilimitado. Estos archivos pueden ser subidos desde sus equipos o creados con las distintas herramientas de Google (documentos, formularios, presentaciones,) por todos los miembros de la unidad. Es muy importante recordar a nuestros alumnos que tiene que tener mucho cuidado con lo que suban a la misma, pues todo lo que ponga en la unidad compartida será visible, automáticamente, para todos sus compañeros

Para subir archivos desde nuestro equipo a nuestra unidad compartida o a una de sus subcarpetas, en primer lugar, la abriremos, haremos clic con el botón derecho sobre ella (1) y, en el menú desplegable que aparecerá, seleccionaremos "Subir archivos" (2), seleccionaremos el archivo o archivos que queremos subir (3) y pulsaremos sobre "Abrir" (4).

Desde el anterior menú desplegable anterior (1), también podemos subir una carpeta (5) y crear diversos de documentos.

Otra formas de subir archivos y carpetas son desde el menú de Drive -> + (nuevo) y seleccionando la correspondiente opción; y arrastrándolas desde nuestro equipo directamente a la carpeta

Documentos

Google nos proporciona un conjunto de herramientas que nos permite crear un gran variadas de documentos: texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios... que, si la creamos en la unidad compartida, automáticamente estará disponibles para sus miembros. A modo de ejemplo, vamos a ver como crear un documento de texto.

Para crear un documento de texto en nuestra unidad compartida, la abriremos, haremos clic con el botón derecho sobre el fondo de la misma(1), seleccionaremos Documentos de Google (2)

Se mostrará un editor de textos, similar a word o writer, en el que debemos indicar un titulo o nombre (1) para nuestro documento, e introducir el texto (2)

A medida que vayamos escribiendo, los cambios se guardarán automáticamente un archivo con el nombre del documento en nuestra unidad compartida

Además de los elementos comunes a cualquier editor de texto: formato, editar.., en Documentos de google econtramos dos utilidades orientadas, fundamentalmente, al trabajo colaborativo: Comentarios y compartir

Los comentarios nos servirán de recordatorio o para transmitir información a otros usuarios con los que hayamos compartido el documento. Para añadir un comentario a nuestro documento, haremos clic con el botón derecho en el párrafo (3) que queramos comentar y seleccionaremos "Comentar" (4) en el menú contextual que aparecerá, se mostrará, podemos una ventanita con nuestro nombre de usuario, escribiremos un comentario (5) y pulsaremos sobre el botón "Comentar" (6)

Desde el botón Compartir (7) podemos añadir nuevos colaboradores y definir sus permisos sobre el mismo.

Además, desde el menú Archivo del documento, podremos, entre otras muchas cosas, descargarlo en diferentes formatos (1), Enviarlo como adjunto en un correo (2), Ver el historial de versiones (3), Moverlo a otra carpeta (4) o a la papelera (5) e Imprimirlo (6)

Los documentos que almacenamos en nuestra unidad compartida pertenecen a todos los miembros de la unidad, pero si lo deseamos podemos compartir con ellos o con cualquier otro persona nuestros archivos o carpetas

Para compartir una archivo o carpeta, haremos clic con el botón derecho sobre ellos (1) y en el menú desplegable que aparecerá elegiremos "Compartir" (2)

Se abrirá una ventana desde la que podremos compartir de dos maneras:

Añadiendo a los nombres de las personas o correos al correspondiente cuadro y definiendo sus privilegios sobre el archivo o carpeta en cuestión(5)
Obteniendo un enlace (4) que, posteriormente, podremos enviar por correo, rayuela, colgar en la web...

Si optamos por proporcionar un enlace, antes de compartirlo, no debemos olvidar revisar la forma en la que se va a comportar el mismo, para ello pulsaremos sobre el cuadro "Compartir mediante un enlace activado" (6) y en la ventana que se abrirá marcaremos la opción adecuada: Público, Cualquier usuario con el enlace, Consejería de educación...

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