Embedded Files
CASH ADVANCE
A. PENGERTIAN CASH ADVANCE:
Suatu opsi pembayaran di Dekoruma yang secara garis besar Dekoruma mengirimkan sejumlah uang atas request yang user ajukan. Sejumlah uang atas request tersebut akan dikirimkan apabila syarat berikut terpenuhi:
Diajukan untuk kebutuhan operasional karyawan dan kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan. Request CA berlaku untuk pembelian atas jasa/barang yang belum terjadi/dibeli. (Untuk jasa/barang yang sudah dibayar/ditalangi silakan ajukan melalui reimburse.)
Pengajuan CA dapat digunakan untuk pembelian pertama pada vendor baru (selama Dekoruma belum mendapatkan tempo pembayaran dan masih tahap negosiasi untuk mendapatkan tempo pembayaran). Pembayaran CA wajib ditransfer ke rekening vendor yang bersangkutan.
Dokumen lampiran sudah lengkap dan benar.
B. TATA CARA REQUEST
User dapat mengajukan CA Request melalui pengisian Form Cognito di bawah ini:
http://dkr.ma/carequestform : Untuk request keperluan operasional
https://dkr.ma/businesstravelform : Untuk request Business Travel
Form di atas dapat berlaku untuk:
PT Dekoruma Inovasi Lestari
PT Dekoruma Niaga Sejahtera
PT Pindaruma Casa Sentosa
PT Solusi Ruma Sentosa
C. DOKUMEN DAN PERSYARATAN CA REQUEST
Untuk kebutuhan operasional
Mengisi detail estimasi penggunaan jasa/barang pada CA Cognito Form
Untuk kebutuhan pembayaran ke vendor
Melampirkan Invoice atau kwitansi (wajib bermaterai untuk nominal 5jt atau lebih) dan invoice harus ditujukan sesuai nama perusahaan lengkap dan benar (ex. PT Dekoruma Inovasi Lestari). Tagihan yang masih bersifat quotation tidak dianjurkan untuk menjadi dokumen
Melampirkan NPWP/KTP
Malempirkan Faktur pajak (If any)
Melampirkan Purchase Order (PO) yg sebelumnya telah disubmit pada form Purchase Request.
Untuk kebutuhan pembayaran Daily Worker
Request CA dimohon untuk disubmit oleh AM langsung dan ditujukan ke rekening AM.
Angka yang diajukan adalah Angka Sebelum Potongan Pajak
Sebelum melakukan submit Purchase Request, baiknya user menghitung angka request pemakaian pada template berikut: Template Perhitungan Penggunaan DW
Mohon untuk mengajukan nominal request maksimal seminggu (7 hari) penggunaan. Contoh : Apabila ada kebutuhan untuk 2 minggu (14 hari), mohon untuk mengajukan 2 CA Request.
Melampirkan Purchase Order. Purchase Order DW dapat dipakai di beberapa request CA tergantung berapa minggu penggunaan.
Melampirkan KTP Perwakilan DW.
Melampirkan timeline rencana pemakaian DW. Contoh: Contoh Timeline Rencana Pemakaian DW
Untuk kebutuhan pembayaran Business Travel
Submit request berdasarkan hari travel.
Melampirkan Surat Tugas Perjalanan Dinas yg dapat dibuat sesuai dengan template pada Form.
Menyusun itinerary travel berlangsung.
Untuk kebutuhan pembayaran Pettycash DEC
Nominal request diajukan sesuai dengan nominal yang disetujui oleh AM.
Memberikan keterangan antara request untuk kebutuhan Operasional atau VM.
SETTLEMENT
A. PENGERTIAN SETTLEMENT
Setelah uang yg diajukan telah diterima dan digunakan sebagaimana mestinya. Karyawan wajib melaporkan penggunaan dana CA atas bentuk pertanggungjawabannya atas sejumlah uang yang telah gunakan.
B. TATA CARA SETTLEMENT
User dapat submit settlement pada link form cognito berikut ini:
http://dkr.ma/settlementrequestform
User wajib mengirimkan dokumen fisik/hardcopy ke Finance. Batas waktu pelaporan dan hardcopy diterima adalah 14 hari sejak karyawan menerima dana dari Finance. Apabila karyawan tidak menuhi kewajiban settlement di atas, sanksi akan diberlakukan.
C. DOKUMEN DAN PERSYARATAN CA REQUEST
SETTLEMENT PEMBAYARAN OPERASIONAL
Invoice atau kwintansi (wajib bermaterai untuk nominal 5jt atau lebih)
khusus untuk CA Business Travel wajib mencantumkan detail settlement secara lengkap termasuk budget lumpsum (Meals & Transport within city)
SETTLEMENT PEMBAYARAN VENDOR:
Invoice atau kwitansi (wajib bermaterai untuk nominal 5jt atau lebih) dan invoice harus ditujukan sesuai nama perusahaan lengkap dan benar (ex. PT Dekoruma Inovasi Lestari)
NPWP/KTP
Faktur pajak (If any)
Surat jalan (untuk pembelian barang)
Berita acara serah terima (untuk pekerjaan atau jasa)
PO
SETTLEMENT DAILY WORKER:
Kwitansi yang ditujukan kepada PT terkait (Contoh: PT Dekoruma Niaga Sejahtera). Nominal yg tertera di kwitansi adalah hasil perhitungan pada template Template Perhitungan Penggunaan DW
Apabila nominal lebih dari 5 juta, kwitansi wajib memakai materai
Berita acara serah terima dengan perwakilan DW
PO
KTP perwakilan DW
Dokumentasi pekerjaan DW
SETTLEMENT BUSINESS TRAVEL
WAJIB melampirkan bukti transaksi/perjalanan seperti karcis tol asli, screenshot perjalanan memakai taksi online, bukti transaksi pembelian tiket.
Bukti Transaksi di atas WAJIB menunjukkan lokasi dan tanggal transaksi tersebut terjadi dengan jelas dan lengkap.
Bukti transaksi transport berupa Bukti Transfer tanpa keterangan tidak bisa menjadi dokumen claim.
Untuk Kwitansi Guest House/Kost, WAJIB ditujukan ke PT Dekoruma Niaga Sejahtera.
Total akumulasi kolom BUDGET harus sesuai dengan nominal PENGAJUAN CA. Lumpsump juga perlu disettle.
Contoh :
JANGKA WAKTU PROSES
Proses CA Request memerlukan waktu 3 hari kerja hingga dana ditransferkan (hari libur tidak dihitung).
CA Request yang masuk sebelum jam 12.00, maka hari ke-1 adalah hari CA Request masuk ke Finance.
CA Request yang masuk setelah jam 12.00, maka hari ke-1 adalah besok harinya.
Jika diperlukan, bukti pembayaran bisa di-request ke Damara atau Villy.
Apabila karyawan masih memiliki CA Outstanding yang belum di settle, maka pengajuan CA Request baru untuk karyawan tersebut tidak akan diproses.
PIC Finance
PT DNS & PT SRS CA Request : Dinda Hanifah
PT DNS & PT SRS CA Settlement : Muhammad Ghailan
PT DIL & PT PCS : Kamillah Farhatinnisa
Page updated
Report abuse