Maintaining Inventory

Manajer Gudang dan Kepala Kantor Cabang / Gudang harus memastikan bahwa barang yang diterima dan barang yang didistribusikan didukung dengan dokumen yang tepat dan resmi. Manajer Gudang dan Kepala Kantor Cabang bertanggung jawab atas setiap pergerakan barang tanpa dokumen pendukung yang tepat (termasuk dan tidak terbatas pada: pencurian dan barang hilang). 

Manajer Gudang dan Kepala Kantor Cabang / Gudang harus menjaga kebersihan dan kerapian gudang / ruang penyimpanan kantor cabang dengan tujuan sebagai berikut:

1. Untuk menghindari barang pecah atau rusak.

2. Untuk membuat proses penghitungan stok lebih mudah. 

Manajer Gudang dan Kepala Kantor Cabang / Gudang harus memelihara lokasi yang berbeda untuk barang yang dalam kondisi baik, barang pecah / rusak dan barang pra-dimiliki (barang bekas / dikembalikan dari Pelanggan). 

Manajer Gudang dan Kepala Kantor Cabang / Gudang harus melakukan penghitungan stok lengkap setiap akhir bulan dengan cara full opname atau by sampling inventory. Penghitungan stok lengkap bersama dengan Finance setidaknya dua kali setahun, yaitu 30 Juni dan 31 Desember dengan Finance sebagai observer.

Hasil penghitungan stok lengkap harus menentukan setidaknya sebagai berikut:

• jumlah barang dalam kondisi baik,

• jumlah barang cacat / rusak,

• jumlah barang barang bekas / dikembalikan dari Pelanggan), dan

• jumlah barang yang hilang.

Nilai barang yang hilang dan cacat/ rusak harus sepenuhnya dirusak. Barang yang cacat / rusak harus dihapuskan dan dibuang dengan benar.