1) Como alterar a senha?
R: O procedimento de troca de senha é bem simples, e deve ser feito pelo usuário responsável pelo e-mail. Como nossos sistemas são integrados, a senha do e-mail é a mesma senha usada para acesso aos computadores da Defensoria ao sistema SEI e ao acesso restrito. Desse modo, quando trocada o usuário deverá usá-la nos locais citados acima.

Para alterar a senha, clique no link abaixo e siga o passo a passo:
https://sci.defensoria.rj.def.br/Global/Usuario/RecuperarAcesso

1o Passo – Acesse o site, digite seu e-mail no campo indicado e clique em  “Redefinir Senha”
Aparecerá a mensagem que a senha foi enviada para o seu e-mail pessoal cadastrado.

2o Passo – Entre no seu e-mail pessoal cadastrado na defensoria, clique na mensagem  “Recuperação de Senha” e clique para entrar no link recebido em seu e-mail para redefinir sua senha.

Passo – Na tela que vai abrir, insira a nova senha e clique na opção "alterar senha".
Neste momento recomendamos repetir sua senha atual, nosso objetivo é somente realizar a sincronia dos usuários com o Google.

Seguindo os passos acima, você já poderá entrar em seu e-mail através do link   http://webmail.defensoria.rj.def.br/
incluindo seu e-mail institucional e a nova senha.

1.   Qual é o link de acesso ao novo e-mail do Google?

R: O acesso ao novo e-mail continuará a ser feito pelos mesmos links, através do endereço http://webmail.defensoria.rj.def.br e no botão "Webmail" no site da Defensoria. Atenção para o prefixo HTTP e não HTTPS. Utilizar o "S" impossibilitará o acesso.

2.   O que acontece com o e-mail de um estagiário ao final do estágio?

R: Ao término do estágio, o e-mail do estagiário é desativado e o acesso é revogado. Os conteúdos armazenados podem ser solicitados ao setor de TI (STIC) pelo defensor responsável, que poderá pedir uma cópia dos dados.

3.   Se eu excluir um e-mail após respondê-lo, ele permanece registrado no grupo?

R: Sim, a exclusão de um e-mail na sua caixa pessoal não afeta sua cópia armazenada no grupo, garantindo a manutenção do registro das comunicações.

4.   Como posso monitorar os e-mails enviados pelo estagiário?

R: Para monitorar os e-mails enviados por um estagiário, é necessário que ele delegue acesso à sua caixa de e-mails a você. Esse procedimento é feito ajustando as configurações de conta no Gmail, permitindo que você tenha acesso direto às mensagens. O estagiário deve fazer o seguinte:

• Abra o Gmail no computador.

• No canto superior direito, clique em “Configurações” e “Mostrar todas as configurações”.

• Clique na guia “Contas”.

• Na seção “Conceder acesso à sua conta”, clique em “Adicionar outra conta”.

• Digite o endereço de e-mail do defensor.

5.   Como posso destacar e-mails como urgentes?

R: Você pode destacar e-mails como urgentes criando e aplicando um marcador personalizado, como "Urgente", a essas mensagens.

6.   As contas de e-mail de servidores e estagiários podem ser delegadas?

R: Sim, a delegação de contas é flexível e pode ser aplicada tanto a contas de estagiários quanto de servidores, a depender da gestão de cada órgão.

7.   Poderei acessar a organização anterior do meu e-mail, incluindo tags e pastas?

R: Para recuperar a organização anterior de e-mail, incluindo tags e pastas, é necessário solicitar suporte técnico via abertura de ordem de serviço (OS).

8.   É possível recuperar modelos de e-mails do meu antigo sistema de e-mail?

R: Para resgatar modelos de e-mails do sistema anterior deve-se solicitar assistência técnica abrindo uma OS.

9.   Como recuperar contatos e e-mails antigos após a migração?

R: Os contatos e e-mails foram migrados automaticamente para o novo sistema no Google. Se houver qualquer problema ou falta de dados, contate o suporte técnico para assistência.

10.   Como importar pastas de backup do Zimbra para o Gmail?

R: As pastas do Zimbra foram convertidas em marcadores no Gmail. Esses marcadores funcionam tanto como etiquetas quanto como pastas, bastando arrastar mensagens para retirá-las da caixa de entrada. Para organizar e-mails usando esses marcadores, basta arrastá-los para o marcador desejado, funcionando como uma maneira de classificar suas mensagens.

11.   Como faço para marcar um e-mail como importante antes de enviá-lo?

 R: O Gmail determina automaticamente a importância de um e-mail com base em vários critérios, incluindo o uso de palavras-chave como "importante" ou "urgente". Não há uma opção manual para marcar um e-mail como importante antes de enviá-lo, mas o uso estratégico de palavras pode influenciar essa classificação.

12.   Como adicionar uma imagem à minha assinatura do Gmail?

 R: Para inserir uma imagem na assinatura do Gmail, vá até as configurações de assinatura no Gmail e utilize a opção de inserir imagem, que pode ser feita através do ícone de imagem na barra de ferramentas da assinatura.

13.   Como alternar entre várias assinaturas cadastradas ao enviar um e-mail?

R: Ao compor um e-mail, você pode trocar de assinatura clicando no ícone de caneta na parte inferior da janela de composição, permitindo selecionar entre as assinaturas previamente cadastradas.

14.   Não consigo alternar entre várias assinaturas cadastradas no Gmail. Como proceder?

R: Para alternar entre várias assinaturas cadastradas, certifique-se de que todas foram corretamente configuradas nas suas configurações do Gmail. Ao compor um e-mail, clique no ícone de caneta na parte inferior da janela de composição para exibir suas assinaturas. Se apenas uma aparecer, revise suas configurações para garantir que múltiplas assinaturas estejam ativas. Caso persista o problema, pode ser um erro temporário do sistema, e uma solução pode ser limpar o cache do navegador ou tentar acessar sua conta por meio de outro navegador ou dispositivo.

15.   Filtros criados no Gmail para receber e-mails de grupos não funcionam corretamente. Como resolver?

R: Se os filtros criados não estão capturando todos os e-mails de um grupo específico, revise as regras do filtro para assegurar que todos os critérios de identificação (como endereços de e-mail do grupo) estejam corretos. Verifique se não há erros de digitação ou critérios muito restritivos que possam estar excluindo certos e-mails. Caso necessário, recrie o filtro com critérios mais abrangentes ou ajuste os existentes. Em geral, o critério de aparecimento do endereço de e-mail do grupo no campo "Para:" é suficiente para que o filtro funcione.

16.   Há previsão de integração entre o sistema Verde e o e-mail, permitindo que os atendimentos por e-mail sejam registrados automaticamente?

R: O Sistema Verde é tratado pela SEGOV, que está empenhada em mapear todas as integrações entre Verde e Google Workspace que possam ser úteis. Para obter mais informações sobre as integrações em curso, bem como para oferecer sugestões de integrações, é recomendável entrar em contato direto com aquela secretaria através dos e-mails segov@defensoria.rj.def.br e verde@defensoria.rj.def.br.

17.   Por que os e-mails estão chegando de forma diferente, às vezes na "Caixa de entrada" e outras em "Todos os e-mails"?

R: Isso ocorre devido às configurações de filtros e regras que você pode ter configurado em sua conta de e-mail. Enquanto na seção "Todos os e-mails" aparecem efetivamente todos os e-mails (recebidos, enviados, rascunhos etc.), a "Caixa de entrada" somente mostra os e-mails que não estão nas outras pastas, como a "Enviados", a "Rascunhos" e a "SPAM", por exemplo. Para ajustar isso, revise suas configurações de filtros e categorias para garantir que todos os e-mails importantes cheguem à sua "Caixa de entrada".

18.   Por que em alguns e-mails aparece a mensagem no “assunto”: [SPF violation detected]?

R: Essa mensagem indica que o e-mail foi enviado de um domínio que não passou na verificação do Sender Policy Framework (SPF), uma medida de segurança para prevenir o envio de e-mails fraudulentos ou spam. Isso significa que o servidor de origem do e-mail não está autorizado pelo domínio do remetente para enviar e-mails em seu nome. É uma precaução de segurança que ajuda a proteger contra e-mails de phishing e spam. Se você receber frequentemente mensagens legítimas com este aviso, contate o remetente para que eles possam ajustar sua configuração SPF.

19.   Tem como agrupar as visualizações em conversas sem juntar e-mails diferentes ou alterar/retirar e-mails agrupados indevidamente?

R: O Gmail possui uma função de agrupamento de conversas que, às vezes, pode agrupar e-mails distintos com assuntos semelhantes. Para evitar isso, você pode desativar a visualização de conversas nas configurações do Gmail, fazendo com que cada e-mail seja listado individualmente. Caso prefira manter a visualização de conversas mas deseje separar itens específicos, será necessário modificar manualmente o assunto dos e-mails para que o sistema não os reconheça como parte da mesma conversa. Atualmente, não há uma maneira automatizada de desagrupar conversas específicas sem alterar as configurações gerais ou o conteúdo dos e-mails.

1.   Cada órgão terá um Drive dedicado?

R: Sim. Para promover o trabalho colaborativo e facilitar o compartilhamento de documentos, cada órgão contará com um Drive compartilhado acessível a todos os servidores lotados nele.

2.   Como acesso o Drive do meu órgão?

R: Você pode acessar o Drive do seu órgão diretamente pelo https://drive.google.com ou pelo menu de aplicativos Google (símbolo das 6 bolinhas) no canto superior direito da interface do seu e-mail. Dentro do Drive, selecione "Drives compartilhados" para visualizar os drives dos órgãos aos quais você pertence.

3.   Os arquivos do "Porta-Arquivos" na minha antiga conta de e-mail serão migrados para a nova conta do Google?

R: Sim, todos os arquivos serão migrados para o Google Drive na sua nova conta, estando disponíveis em uma pasta denominada "Porta Arquivos".

4.   E os arquivos que estavam no drive do órgão no Zimbra, foram perdidos?

R: Não, nenhum arquivo foi perdido. Todos estão sendo migrados para o novo Drive do Google, onde ficarão acessíveis na pasta “Porta Arquivos” dentro do drive do órgão.

5.   Qual é o limite de armazenamento no Google Drive?

R: Estagiários têm 5GB de armazenamento; servidores, extraquadros e cedidos dispõem de 1TB; enquanto Drives de órgãos, defensores e contas especiais beneficiam-se de armazenamento ilimitado.

6.   É possível instalar um atalho do Drive no computador?

R: Sim, está sendo providenciada a instalação automática de atalhos do Drive em todos os computadores. A migração de arquivos para o Drive é incentivada para garantir segurança e facilitar o trabalho colaborativo.

7.   Quando os arquivos existentes serão migrados para o Drive atual?

R: A migração dos arquivos de contas pessoais já foi concluída. Os arquivos das contas de órgãos estão em processo de migração, com previsão de conclusão para segunda-feira, dia 04/03/2024.

8.   Quando terei acesso aos arquivos que estavam no "Porta-Arquivos", essenciais para o funcionamento do meu órgão?

R: A migração dos arquivos de órgãos está em andamento, com expectativa de que estejam acessíveis no Drive até segunda-feira, dia 04/03.

9.   Como posso transferir a propriedade dos arquivos do meu drive pessoal para o drive compartilhado da Defensoria?

R: Para transferir arquivos e pastas do seu Google Drive pessoal para o Google Drive compartilhado da Defensoria, siga estes passos: Clique com o botão direito sobre o arquivo ou pasta, selecione "Compartilhar", e adicione o e-mail do Drive compartilhado como editor. Em seguida, dentro das opções de compartilhamento, altere a permissão deste para "Proprietário". Se estiver tendo dificuldades nesse procedimento, é recomendável que baixe todos os arquivos para o computador e os suba no Google Drive da Defensoria. No caso de drives de outras empresas, como OneDrive e Dropbox, somente é possível baixando todos os arquivos para o computador e subindo novamente no Google Drive da Defensoria.

10.   Os estagiários têm acesso ao drive compartilhado?

R: Atualmente, o acesso ao drive compartilhado para estagiários está configurado apenas para visualização, por conta do tipo de licença. Estamos trabalhando em soluções para permitir que estagiários tenham acesso como editores.

11.   É possível adicionar estagiários e residentes como administradores de conteúdo no drive do órgão?

R: A licença de estagiários e residentes não permite que sejam administradores de conteúdo do drive do órgão, apenas dos drives próprios. Estamos trabalhando em soluções para permitir que estagiários e residentes possam administrar o conteúdo dos drives compartilhados.

12.   Há possibilidade de estagiários e residentes editarem documentos e fazerem uploads no drive compartilhado?

R: É possível ajustar as permissões para permitir que estagiários e residentes editem documentos específicos no drive compartilhado. Contudo, a alteração para pastas ainda não é possível. Estamos trabalhando em soluções para permitir que seja.

1)                  Todos os órgãos terão uma caixa de e-mail própria no Google Workspace?

R: Sim, cada órgão terá acesso ao Google Grupos, que funciona como uma caixa de e-mail compartilhada.

2)                  Como posso acessar o e-mail do meu órgão?

R: Acesse https://groups.google.com, insira seu e-mail e senha. Na seção "Meus grupos", você encontrará todos os órgãos aos quais está vinculado. Selecione um para visualizar e interagir com os e-mails.

3)                  É possível personalizar os marcadores no Google Grupos com cores?

R: Não, os marcadores do grupo não podem ser coloridos.

4)                  Como adicionar filtros aos e-mails no Google Grupos?

R: Os filtros podem ser aplicados na barra de pesquisa, permitindo a filtragem por data, assunto, usuário específico, status ou marcador.

5)                  Podemos editar um marcador existente no Google Grupos?

R: Marcadores existentes não podem ser editados; eles devem ser excluídos e recriados. Para manter as mensagens já organizadas, crie um novo marcador antes de excluir o antigo.

6)                  Como marcar uma mensagem como "não lida" em um e-mail de grupo?

R: Não é possível marcar mensagens como "não lida" diretamente no Google Grupos. Explore alternativas como mencionado neste vídeo: https://youtu.be/izQdBmBIVB.

7)                  Como configurar as respostas no Google Grupos para evitar cópias ao grupo?

R: Essa configuração padrão do grupo não pode ser alterada justamente para impedir que uma mensagem seja enviada sem que fique registrada no próprio grupo. Ao responder uma mensagem, o grupo força que ela volte para o próprio grupo, ficando arquivada, de modo que todos tenham a visibilidade sobre o que está sendo feito, garantindo a transparência e o registro das comunicações.

8)                  É possível agrupar ou desagrupar e-mails no Google Grupos?

R: Há duas formas de agrupamento de mensagens no grupo. Ao marcar a opção de agrupar mensagens por assunto, o grupo passa a aglutinar as mensagens a partir de assuntos similares, mesmo que não façam parte da mesma conversa. Ao desmarcar essa opção, as aglutinações são feitas apenas em uma mesma conversa, ou seja, mensagens que têm relação entre si, que são encadeadas.

9)                  Os e-mails enviados e rascunhos são acessíveis no Google Grupos?

R: O Google Grupos não possui pastas para rascunhos ou e-mails enviados. É possível a criação de um modelo de mensagem com o texto de uma assinatura, de modo que, ao iniciar a redação de um novo e-mail, pode-se usar referido modelo.

10)              Como são agrupados os e-mails no Google Grupos?

R: Os e-mails podem ser agrupados por assunto ou como parte de uma troca de mensagens contínua.

11)              Se eu excluir um e-mail após respondê-lo, ele permanece no grupo?

R: Sim, as cópias dos e-mails enviados ao grupo são mantidas independentemente das ações tomadas em sua caixa de e-mail pessoal.

12)              Como criar pastas no Google Grupos?

R: Embora o Google Grupos não use pastas, você pode organizar mensagens atribuindo marcadores a elas.

13)              O que fazer com mensagens que foram incorretamente agrupadas durante a transição?

R: Você pode desagrupar mensagens ajustando a configuração de "Modo de conversação" nas preferências do grupo. O desagrupamento não ocorre imediatamente, podendo levar algumas horas.

14)              As respostas aos e-mails do grupo estão sendo direcionadas apenas para o e-mail do colaborador que enviou a mensagem original. Como posso garantir que as respostas de e-mails funcionais sejam visíveis para todo o grupo?

R: Para evitar que isso ocorra, é necessário habilitar a resposta em nome do grupo nas configurações e utilizar o botão “Responder para todos”. Dessa forma, o remetente será o grupo e o destinatário também, com cópia para o assistido. Com isso, o e-mail enviado pelo grupo ficará registrado e o assistido também irá responder para o próprio grupo, de modo que fique registrada também a resposta dele.

15)              Como designar um membro do grupo como proprietário? Há grupos com todos os membros apenas como participantes.

R: Qualquer gerente/administrador do grupo pode elevar a categoria de outro participante para gerente/administrador. Caso não exista nenhum gerente/administrador no grupo apto a fazer essa alteração, o defensor responsável pelo órgão deve entrar em contato com o Service Desk através dos canais de abertura de OS: pelo WhatsApp (21)97295-1885 ou pelo Acesso Restrito, solicitando a inclusão dos usuários que necessitam estar como administradores do grupo.

16)              É possível adicionar uma assinatura ao enviar e-mails pelo grupo?

R: O grupo não suporta assinaturas automáticas, mas é possível configurar um rodapé automático nas configurações do grupo, na opção “Rodapé de e-mail”. Nesse campo podem ser incluídas instruções gerais, avisos de privacidade ou mesmo uma assinatura.

17)              Quem é responsável por vincular membros aos grupos de órgãos em acumulação?

R: A vinculação é gerenciada automaticamente com base na lotação feita pelo RH ou pela COMOV, refletindo as mudanças em tempo real. O mesmo vale para substituição de colaboradores de férias.

18)              Como os membros do plantão podem acessar o grupo? A inclusão será manual?

R: A participação em grupos de plantão é atualizada automaticamente conforme as designações, garantindo acesso ao grupo instantaneamente.

19)              Os contatos do Zimbra foram migrados para o Google Workspace?

R: Sim, contatos e agendas estão sendo migrados para facilitar a transição.

20)              Todos os membros têm permissão para enviar e-mails em nome do órgão?

R: Sim, desde que o grupo esteja configurado para permitir essa funcionalidade.

21)              Os estagiários têm acesso a e-mails de múltiplos órgãos, quando atuam em mais de um?

R: A lotação oficial dos estagiários determina o acesso automático, mas administradores podem manualmente adicionar membros a grupos adicionais, conforme necessário.

22)              Como posso imprimir e-mails do grupo sem problemas de formatação?

R: Para uma impressão adequada, clique nas três linhas no canto superior esquerdo da tela, que recolhe o menu lateral. Depois, é só usar o comando de impressão (CTRL+P).

23)              É possível utilizar o chat com o grupo?

R: Sim, ao criar um Space, você pode incluir grupos como participantes para facilitar a comunicação.

24)              Como adicionar administradores a um grupo?

R: Um administrador existente pode facilmente promover outros membros a administradores do grupo.

25)              É possível inverter a ordem de visualização das mensagens para mostrar as mais recentes primeiro?

R: A configuração padrão de visualização das mensagens não pode ser alterada no Google Grupos.

26)              O que indica um triângulo vermelho ao lado de um participante no Google Grupos?

R: Indica que a conta do Google do participante nunca foi acessada, resolvendo-se após o primeiro login e aceite dos Termos e Condições. O sinal pode levar algumas horas para desaparecer.

27)              Como gerenciar o recebimento de respostas automáticas na minha caixa de e-mail pessoal?

R: Para evitar receber mensagens do grupo em sua caixa pessoal, ajuste as configurações de assinatura do grupo para "Nenhum e-mail".

•                    No grupo, vá em "Minhas configurações de associação", no menu à esquerda;

•                    Selecione “Vincular à minha Conta do Google";

•                    No menu "Assinatura", selecione "Nenhum e-mail";

•                    Clique em "Salvar alterações".

28)              Um administrador pode ser removido do grupo por outro administrador?

R: Sim, qualquer administrador pode remover outro, mesmo que ambos tenham as mesmas permissões.

29)              Como saber quem leu uma mensagem no grupo?

R: Para isso, deve-se utilizar marcadores ou os botões de caixa colaborativa, como o “Marcar como encerrada” ou o “Nenhuma ação necessária” ou o “Bloquear conversa”. É possível também que a pessoa que leu e vai tratar do caso do e-mail atribua aquele e-mail para si, de forma que todos os demais saibam que alguém já está responsável por aquela tarefa.

30)              É possível organizar a caixa de entrada do Google Grupos movendo mensagens para os marcadores?

R: Embora os marcadores ajudem na organização, eles não funcionam como pastas tradicionais, mas como etiquetas para categorizar mensagens. Os marcadores dos e-mails pessoais funcionam como etiquetas e como pastas.

31)              Ao deixar o remetente como o endereço de e-mail do grupo, não é possível saber qual colaborador enviou. Ao deixar o remetente com o endereço de e-mail do colaborador, a resposta do destinatário será encaminhada para a caixa pessoal do colaborador e não haverá visibilidade ou registro no grupo. Como ajustar isso?

R: Assim como os órgãos que tinham uma caixa de e-mail antes, ao enviar a partir do endereço do órgão, é necessário que o funcionário se identifique ao final da mensagem, assinando o e-mail. Somente é possível saber a conta que enviou um e-mail como o grupo através de auditoria. Caso haja a desconfiança ou a necessidade de saber quem enviou um e-mail específico, deve-se entrar em contato com o Service Desk através dos canais de abertura de OS: pelo WhatsApp (21)97295-1885 ou pelo Acesso Restrito.

32)              Quais são as diferenças entre “Responder para todos” e “Responder para o autor” no grupo?

R: Essa configuração pode ser alterada. É possível personalizar o tipo de conta que pode ou não responder como o grupo. Se for autorizado, a pessoa precisa “Responder para todos” para alterar o remetente. Se escolher “Responder para o autor”, o remetente será necessariamente a conta da pessoa. Em ambos os casos, o e-mail também é enviado ao grupo, de modo que fica registrado. Quanto à resposta do assistido, se tiver sido enviado a partir do grupo como remetente, o assistido responderá necessariamente para o grupo e ficará registrado. Se tiver sido enviado pela pessoa como remetente, somente irá para o grupo se o assistido, no e-mail dele, utilizar a opção “Responder para todos”. Assim, a forma mais segura de manter sempre os registros é utilizar no grupo a opção “Responder para todos”, porque assim há a garantia de tanto o envio quanto a resposta ficarão registrados.