Centro Universitario de San Marcos CUSAM,
Extensión San Marcos, Plan Fin De Semana
CARRERA: Licenciatura en Pedagogía y Ciencias de la Educación
ESTUDIANTE: Mailyn Liseth Juárez Juárez CARNÉ: 202146868
DOCENTE: Esmeralda Escalante CURSO: Administración Educativa
DOCUMENTOS DE CORRESPONDECIA OFICIAL
El presente compendio de documentos de correspondencia oficial tiene como propósito reunir y presentar diversos ejemplos de comunicación administrativa utilizados en el ámbito institucional. A través de este material, se busca evidenciar la correcta aplicación de las normas de redacción, formato y estructura que caracterizan a los documentos oficiales, tales como oficios, cartas, memorandos, circulares, actas y otros.
La correspondencia oficial constituye una herramienta fundamental para mantener una comunicación clara, precisa y formal entre las distintas dependencias y autoridades. Por ello, este compendio no solo sirve como referencia práctica, sino también como recurso de aprendizaje que fortalece las competencias en la elaboración y manejo de documentos administrativos dentro del contexto educativo y laboral.
General
Elaborar un compendio de documentos de correspondencia oficial que demuestre el conocimiento y aplicación correcta de las normas de redacción, formato y estructura utilizadas en la comunicación administrativa.
Objetivos específicos
Identificar los diferentes tipos de documentos que conforman la correspondencia oficial.
Reconocer la importancia de la correspondencia oficial como medio de comunicación formal dentro de las instituciones.
1. El Acta
2. La Circular
3. La Solicitud
4. El Oficio
5. El Memorandum
6. La Notificación
7. El Dictámen
8. La Providencia
9. La Resolución
10. El Curriculum Vitae Personal
Un acta es un documento oficial que registra de forma escrita lo que ocurrió, se trató y se acordó en una reunión, junta o asamblea. También puede ser una certificación o constancia oficial de un hecho, como un nacimiento, una elección o una recepción de obra. Su función principal es dejar un registro fidedigno de lo sucedido para darle validez y ser consultado posteriormente.
Encabezado: Incluye datos como el nombre de la organización, fecha, lugar, asistentes y el orden del día.
Cuerpo: Resume las deliberaciones, discusiones, acuerdos, compromisos y tareas asignadas durante la reunión.
Cierre: Indica la hora de finalización y los elementos de oficialización, como firmas y sellos.
Acta de reunión: Registra los eventos de juntas, asambleas, comités, etc., de organizaciones privadas o públicas.
Acta notarial: Es un documento público extendido por un notario que da fe de determinados hechos que presencia o de los que tiene conocimiento, como la autenticidad de una firma.
Acta de nacimiento: Documento que certifica oficialmente el nacimiento de una persona.
Acta de defunción: Constancia oficial del fallecimiento de una persona.
Acta de elección: Certifica los resultados de una elección para un cargo público o privado.
EJEMPLO
Una circular es un documento oficial que se utiliza para comunicar de forma simultánea información, instrucciones o disposiciones a un grupo de destinatarios dentro de una institución, organización o empresa. Este documento busca unificar criterios, informar sobre cambios o dar a conocer procedimientos, y se caracteriza por ser conciso, directo y claro.
Comunicación masiva: A diferencia de un oficio, que va dirigido a una persona en particular, una circular se envía a múltiples personas o dependencias de manera simultánea.
Información estandarizada: Transmite el mismo mensaje a todos los receptores, ya sea por vía interna o externa, como por ejemplo: procedimientos, políticas, cambios en normativas o noticias.
Comunicación vertical u horizontal: puede venir de una autoridad superior a sus subordinados (vertical) o comunicarse entre pares (horizontal).
Carácter normativo: A menudo contiene instrucciones que son obligatorias para los destinatarios, aunque no tienen el rango de una ley o reglamento formal.
Redacción sencilla: Debe ser breve, clara y concisa, utilizando un lenguaje directo para facilitar su comprensión.
Avisos: Informar sobre cambios de horario, nombramientos, ascensos o permisos del personal.
Procedimientos: Difundir nuevas políticas de operación o criterios de actuación para las diferentes dependencias de una institución.
Información comercial: Anunciar la apertura de una nueva sucursal, el lanzamiento de un producto o cambios en los precios.
Recomendaciones: Sugerir pautas de comportamiento o seguridad a los empleados.
Es un documento escrito formal donde una persona física o jurídica pide algo (un derecho, un beneficio, un servicio, etc.) a una entidad o autoridad específica. Sirve como el inicio de un procedimiento administrativo y debe redactarse de manera clara, concisa y respetuosa, siguiendo una estructura específica que incluye la identificación del solicitante y los motivos de la petición.
Características principales
Propósito: Pedir el goce de un derecho, un beneficio, un servicio o un trámite.
Destinatario: Se dirige a una persona u organismo competente, ya sea público o privado.
Inicio de procedimiento: Funciona como el punto de partida para que la entidad inicie una acción en respuesta a la petición.
Redacción: Requiere una estructura formal, que puede incluir (entre otras) la sumilla (resumen), el destinatario, la identificación del solicitante y el cuerpo de la petición.
Un oficio es un documento oficial utilizado para la comunicación formal entre instituciones o personas, como para transmitir órdenes, solicitudes, informes o felicitaciones.
Formalidad: Se caracteriza por un lenguaje neutro, asertivo y formal.
Propósito: Sirve para fines administrativos, como comunicar disposiciones, órdenes, consultas, invitaciones, solicitudes o agradecimientos.
Uso representativo: Se emite en nombre de una institución o persona jurídica, no a título personal.
Estructura estandarizada: Sigue un formato específico para garantizar su claridad y validez.
Membrete: Contiene el logotipo, nombre y otros datos de la institución emisora.
Encabezado: Incluye lugar, fecha, número de oficio y el asunto que resume el contenido.
Destinatario: Nombre, cargo y datos de la persona o entidad a la que va dirigido el documento.
Cuerpo: Es el mensaje principal, dividido en introducción y desarrollo del tema.
Despedida: Un cierre formal, a menudo esperando una respuesta o agradeciendo la atención.
Firma: Nombre completo, cargo y rúbrica de la persona que emite el oficio.
Documento escrito y conciso que se utiliza para la comunicación interna en una empresa u organización, ya sea para informar sobre políticas o cambios, solicitar acciones, o dar seguimiento a proyectos. Suelen ser breves y directos, y pueden dirigirse a un equipo, departamento o a toda la organización, ya sea de forma electrónica o impresa.
Informar: Comunicar decisiones importantes, actualizaciones de proyectos, o cambios en políticas y procedimientos.
Solicitar: Pedir a los empleados que realicen una acción específica, como asistir a un seminario o cumplir con un plazo.
Confirmar: Dejar constancia escrita de acuerdos, para evitar malentendidos posteriores.
Documentar: Servir como registro formal de órdenes y comunicaciones.
Brevidad y concisión: El mensaje debe ser directo y fácil de leer.
Comunicación masiva: A diferencia de un correo personal, se dirige a un grupo grande de personas.
Formalidad: Aunque es interno, se debe redactar de manera profesional, evitando jerga o lenguaje de mensajes de texto.
Estructura: Suele incluir encabezados que identifican claramente el propósito y los destinatarios.
Memorando de política: Para informar sobre nuevas políticas o cambios en las existentes.
Memorando de proyecto: Para dar actualizaciones o solicitar acciones relacionadas con un proyecto específico.
Memorando de acuerdo: Para confirmar un acuerdo mutuo entre las partes.
Memorando de recordatorio: Para recordar a las personas sobre eventos o tareas importantes
LA NOTIFICACIÓN
La notificación de documentos es un acto de comunicación formal que tiene como objetivo informar a una o varias partes sobre una resolución judicial o administrativa, permitiéndoles conocer un procedimiento y tener la oportunidad de responder. Este proceso garantiza el debido proceso y puede realizarse de diversas maneras, como la entrega personal, la notificación domiciliaria o incluso por medios electrónicos, como el correo electrónico o a través de sistemas informáticos.
Notificación personal: El acto de comunicación se entrega directamente a la persona.
Notificación domiciliaria: Un funcionario deja la documentación en el domicilio de la persona (o a un adulto en casa) si no está presente.
Notificación electrónica: Se envía la información como un mensaje de datos a una dirección electrónica oficial que el interesado ha proporcionado.
Notificación por edictos: Se publica el acto en un diario oficial o tablón de anuncios para que esté a disposición de los interesados.
Propósito: Informar a las partes de una resolución o acto y darles la oportunidad de reaccionar y defender sus derechos.
Formalidad: Es un acto jurídico que debe cumplir con ciertos requisitos para ser válido, como la fecha, hora, firma y la constancia de la entrega.
Validez: Una notificación nula por errores graves (identidad, lugar, información incompleta) puede ser impugnada.
Acuse de recibo: En muchos casos, se necesita un acuse de recibo para confirmar que el documento ha sido recibido por el destinatario y que la notificación se ha realizado correctamente.
Un dictamen es un documento escrito que expone una opinión o juicio técnico, legal o pericial sobre un asunto específico. Es emitido por expertos, como peritos, abogados o comisiones legislativas, a petición de una autoridad o tribunal. Su propósito es aportar un conocimiento especializado para ayudar a tomar una decisión o resolver un problema complejo, y aunque no es resolutivo por sí mismo, suele tener un gran peso en la decisión final.
Dictamen legislativo: Es una resolución de una comisión del congreso sobre una iniciativa de ley o asunto sometido a su consideración, que se presenta al pleno para su debate y aprobación.
Dictamen pericial: Es un informe técnico que aporta los conocimientos de un experto para aclarar hechos complejos en un proceso judicial. Lo emite un perito y sirve como prueba para el tribunal, aunque no está legalmente obligado a seguirlo.
Dictamen jurídico: Es una opinión legal fundamentada sobre un tema específico, redactada por un abogado o experto en derecho, que analiza los hechos y la legislación aplicable.
Dictamen de auditoría: Es la opinión de un auditor sobre si los estados financieros de una empresa están presentados de manera razonable y conforme a los principios contables.
Antecedentes: Se presenta el asunto que motiva la elaboración del dictamen.
Exposición: Se estudia y analiza el problema en detalle, explicando sus causas, factores y fundamentos técnicos.
Opinión/Conclusión: Se expone la opinión técnica o legal del emisor, con argumentos lógicos y objetivos.
Sugestión (opcional): En algunos casos, se propone la medida a adoptar.
Una providencia es un documento oficial que impulsa un trámite administrativo o resuelve una cuestión de trámite dentro de un expediente. Su función principal es dar continuidad a un asunto, ya sea indicando los pasos a seguir (providencia administrativa) o resolviéndolo de forma definitiva (providencia resolutiva). Generalmente se escribe en una hoja separada que se adjunta al expediente y detalla el trámite a seguir, tal como solicitar antecedentes o dar por recibido un documento.
Función: Impulsar o resolver un trámite administrativo.
Contenido: Indica el trámite a seguir, como solicitar antecedentes, dar por recibido un documento o resolver cuestiones de mero trámite.
Origen: No se origina por sí sola, sino en respuesta a un documento o trámite previo.
Tipos: Pueden ser administrativas (indican pasos a seguir) o resolutivas (resuelven el asunto de manera definitiva).
Estructura: Incluye un encabezado con datos del remitente y destinatario, un cuerpo con la instrucción y, en ocasiones, plazos, y un cierre con la firma de la autoridad competente.
Agilizar procesos administrativos al indicar las acciones a seguir.
Documentar la continuidad de un expediente.
Resolver peticiones incidentales o de mero trámite.
Clarificar situaciones dentro del marco legal o administrativo.
Una resolución es un documento oficial expedido por una autoridad que comunica una disposición, decisión o acuerdo con fuerza legal, poniendo fin a un procedimiento o acción. Puede ser un nombramiento, autorización o aprobación, y suele incluir encabezado, considerandos (fundamentos), parte resolutiva (la decisión en sí) y firmas.
Documento oficial: Es un acto administrativo o legal emitido por una autoridad pública.
Finalidad: Comunica una decisión y pone fin a un procedimiento administrativo o acción legal.
Obligatoriedad: Tiene fuerza para ser cumplida y puede generar efectos jurídicos.
Tipos: ede tratarse de nombramientos, ascensos, autorizaciones, aprobaciones, etc.
Etimología: Proviene del latín "resolutio", que significa "acción y efecto de resolver
Encabezado: Incluye el membrete, número, lugar y fecha.
Parte expositiva/preámbulo: Expone los antecedentes o motivos que llevaron a la resolución.
Considerandos ("Visto", "Considerando"): Explica los fundamentos de hecho y de derecho que sustentan la decisión.
Parte resolutiva: Contiene la decisión o el mandato concreto que la autoridad adopta.
Firma y postfirma: Se incluye la firma, postfirma y sello de la autoridad competente.
Un curriculum vitae (CV) es un resumen de la trayectoria profesional y educativa de una persona, destacando su experiencia, habilidades, formación y logros relevantes. Su propósito principal es presentar una solicitud de empleo, demostrando por qué el candidato es el idóneo para el puesto. También se conoce como hoja de vida, currículo o resume.
¿Qué contiene un CV?
Información personal: Datos de contacto y otra información relevante.
Experiencia profesional: Resumen de los trabajos anteriores, responsabilidades y logros.
Formación académica: Estudios realizados, títulos obtenidos y certificaciones.
Habilidades: Destrezas y competencias, tanto técnicas como interpersonales.
Idiomas: Nivel de conocimiento en otros idiomas.
Otros méritos: Premios, reconocimientos y cualquier otra información que sea relevante para el puesto.
El compendio de documentos de redacción oficial permite reconocer la importancia de la comunicación formal dentro de las instituciones públicas y privadas. A través de los distintos tipos de documentos como oficios, actas, circulares, resoluciones y acuerdos, se garantiza la claridad, la transparencia y la correcta transmisión de la información. Además, este compendio contribuye al fortalecimiento de las habilidades de redacción, fomenta el uso adecuado del lenguaje administrativo y promueve el cumplimiento de normas y procedimientos que facilitan la organización y eficiencia en el trabajo institucional. En síntesis, conocer y aplicar correctamente la redacción oficial es fundamental para mantener una comunicación efectiva, ordenada y profesional dentro de cualquier ámbito laboral o educativo.