L'application offre deux possibilités pour la création d'un calendrier de réservations: un calendrier personnel et un calendrier partagé.
Le calendrier partagé sert quand toute l'école décide de fonctionner avec Bookings. Tous les enseignants sont dans le même calendrier. Un administrateur est désigné pour configurer le calendrier. Souvent, il s'agit d'une secrétaire, d'une direction ou d'un Expertic.
Le calendrier personnel, quant à lui, sert à un enseignant qui veut utiliser Bookings mais qui est seul à vouloir le faire dans son école. L'enseignant devra paramétrer et administrer lui-même son calendrier. Il n'est pas possible de partager ce calendrier avec un autre enseignant.
Pour les enseignants, il est possible de se créer un calendrier personnel pour les réservations de plages de rendez-vous avec les parents.
Une fois que les parents ont réservé leurs rendez-vous, il est possible de modifier les plages horaires.
On présente comment réserver un rendez-vous avec l'enseignant de son enfant. À partager en envoyant le courriel d'invitation aux parents. Des sous-titres ont été ajoutés afin d'activer la traduction, au besoin.
L'administrateur est la personne désignée pour gérer le calendrier de réservations de son école. Il faut prévoir entre une et deux heures pour paramétrer le tout. Le calendrier est réutilisable pour les années ultérieures.
Le choix du statut des utilisateurs est important. On veut toujours s'assurer qu'il y ait au moins deux personnes qui sont administratrices du calendrier. Ainsi, on évite bien des soucis.
Pour une première année, on suggère que les enseignants qui vont se servir de Bookings pour les rendez-vous avec les parents aient le statut de lecteur. Si l'équipe école se sent plus à l'aise, vous pouvez leur octroyer le rôle de membre de l'équipe. Ils pourront gérer eux-même leurs rendez-vous.
Afin d'éviter que les parents «oublient» de choisir l'enseignant de son enfant, il suffit d'ajouter un champ personnalisé obligatoire qui demande au parent s'il a sélectionné le bon enseignant.
C'est une bonne pratique également de demander le nom de l'enfant dans le but de bien identifier la personne qui prend rendez-vous.
Une formation a été offerte le 14 octobre 2021 aux responsables d'établissements intéressés à utiliser Bookings pour leur rencontre de parents. Les participants ont créé leur propre calendrier en suivant les étapes des animateurs. Certains menus de Bookings ont été déplacés depuis cet enregistrement. Veuillez vous référer aux tutoriels ci-haut pour avoir la version avec mises à jour.
Cette fonctionnalité est disponible seulement si votre administrateur de calendrier vous a attribué le rôle de membre de l'équipe.
Si un parent veut participer à la rencontre à l'aide d'un appareil mobile, il va devoir télécharger l'application Teams. C'est gratuit.