Bookings

Découvrez comment configurer l'application Bookings de Microsoft

Efficace pour la prise de rendez-vous lors des rencontres de parents.

Où trouver l'application Bookings

Deux versions de Bookings

L'application offre deux possibilités pour la création d'un calendrier de réservations: un calendrier personnel et un calendrier partagé.

Le calendrier partagé sert quand toute l'école décide de fonctionner avec Bookings. Tous les enseignants sont dans le même calendrier. Un administrateur est désigné pour configurer le calendrier. Souvent, il s'agit d'une secrétaire, d'une direction ou d'un Expertic.

Le calendrier personnel, quant à lui, sert à un enseignant qui veut utiliser Bookings mais qui est seul à vouloir le faire dans son école. L'enseignant devra paramétrer et administrer lui-même son calendrier. Il n'est pas possible de partager ce calendrier avec un autre enseignant.

Bookings - calendrier personnel

Créer son calendrier personnel de réservations avec Bookings

Pour les enseignants, il est possible de se créer un calendrier personnel pour les réservations de plages de rendez-vous avec les parents.

Gérer ses rendez-vous dans son calendrier Outlook

Une fois que les parents ont réservé leurs rendez-vous, il est possible de modifier les plages horaires.

Pour les parents

On présente comment réserver un rendez-vous avec l'enseignant de son enfant. À partager en envoyant le courriel d'invitation aux parents. Des sous-titres ont été ajoutés afin d'activer la traduction, au besoin.

Nouveautés Bookings - calendrier partagé

Étapes à compléter par l'administrateur du calendrier partagé

L'administrateur est la personne désignée pour gérer le calendrier de réservations de son école. Il faut prévoir entre une et deux heures pour paramétrer le tout. Le calendrier est réutilisable pour les années ultérieures.

Étape 1 - Créer son premier calendrier

Étape 2 - Les informations de l'entreprise

Étape 3 - Les employés

Étape 4 - Les services

Étape 5 - La page de réservation

Modifier un rendez-vous pris par un parent

Choisir le statut des employés

Le choix du statut des utilisateurs est important. On veut toujours s'assurer qu'il y ait au moins deux personnes qui sont administratrices du calendrier. Ainsi, on évite bien des soucis.

Pour une première année, on suggère que les enseignants qui vont se servir de Bookings pour les rendez-vous avec les parents aient le statut de lecteur. Si l'équipe école se sent plus à l'aise, vous pouvez leur octroyer le rôle de membre de l'équipe. Ils pourront gérer eux-même leurs rendez-vous.

Les champs personnalisés: astuce

Éviter les erreurs

Afin d'éviter que les parents «oublient» de choisir l'enseignant de son enfant, il suffit d'ajouter un champ personnalisé obligatoire qui demande au parent s'il a sélectionné le bon enseignant.

C'est une bonne pratique également de demander le nom de l'enfant dans le but de bien identifier la personne qui prend rendez-vous.

Webinaire

Une formation a été offerte le 14 octobre 2021 aux responsables d'établissements intéressés à utiliser Bookings pour leur rencontre de parents. Les participants ont créé leur propre calendrier en suivant les étapes des animateurs. Certains menus de Bookings ont été déplacés depuis cet enregistrement. Veuillez vous référer aux tutoriels ci-haut pour avoir la version avec mises à jour.