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¡Recuerda que una buena selección no termina con la contratación.
¡Recuerda que una buena selección no termina con la contratación.
De la inducción, motivación y respeto que tu como líder ofrezcas a tus
De la inducción, motivación y respeto que tu como líder ofrezcas a tus
colaboradores, dependerá gran parte su éxito en la organización!
colaboradores, dependerá gran parte su éxito en la organización!
Objetivo
El proceso de inducción especifica busca generar el acompañamiento necesario para que el colaborador que ingresa a tu área se conecte con la esencia de su cargo en Confa e identifique y conozca los procesos, procedimientos y demás información que le permitirá desarrollar las actividades a desempeñar de manera satisfactoria, posibilitar su motivación, y la adaptación a su nuevo cargo.
Tú eres la esencia de Confa, acompaña el programa de inducción específica de tu colaborador de manera consciente.
Uno de los recursos más importantes para nuestra familia Confa es nuestro talento humano, cada que una persona se une a nuestro equipo nos emocionamos por su llegada y nos preparamos para darle la mejor acogida llena de sonrisas y disposición de enseñanza, para aprender y construir de manera conjunta, un equipo de trabajo exitoso que aporte al logro de las metas organizacionales.
Con la inducción específica nos aseguramos de que el colaborador conozca todo lo que necesita para tener éxito en su nuevo cargo, compartiremos diferentes momentos para conocernos, para aprender e integrarnos como equipo de trabajo, para transmitirle nuestra esencia, para decirle que en Confa estamos para ayudar, y lo hacemos desde los diferentes servicios y programas que prestamos en la Caja, para mostrarle desde su rol el aporte significativo para alcanzar nuestra misión, y así lograr reducir niveles de estrés y/o ansiedad del colaborador, factor que se puede presentar frente a un nuevo inicio o cambio laboral; fortaleciendo de esta manera su sentido de pertenencia y seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma.
La inducción específica se hace fundamental para aumentar el compromiso y rendimiento del colaborador, permitiendo establecer actitudes favorables hacia la organización, al maximizar sus potencialidades y facilitar la comunicación con líderes y compañeros de trabajo.
Recuerda que todos aportamos al desarrollo de nuestros colaboradores, brindando herramientas, espacios, confianza y respaldo para su éxito organizacional.
PASOS INDUCCIÓN ESPECIFICA
A continuación te contamos los pasos para llevar a cabo el proceso de inducción especifica:
La inducción específica está conformada por dos momentos, uno de temas transversales para el cual se cuenta con una plataforma guía similar a la actual dirigida a los colaboradores, y otro momento de temas específicos de acuerdo a cada cargo, en estos dos momentos el colaborador encontrará temas brindados por ti, por tu equipo de trabajo o por un compañero de la organización experto en el tema; de igual forma se incluyen algunos documentos de los cuales el colaborador debe realizar su lectura.
De acuerdo a lo anterior, en las próximas secciones te contamos los temas transversales identificados y específicamente en el punto 2.4 se encuentra el enlace para que puedas consultar la agenda de inducción especifica construida para el cargo que ocupará el colaborador, te invitamos a ingresar a la carpeta y consultarla para que posteriormente realices su ejecución y seguimiento.
El contenido de las secciones y temas transversales de la inducción específica que debes garantizar se encuentran de la siguiente manera:
Bienvenida
1.1. Bienvenida al área y presentación del equipo y área de trabajo
La Gestión en Confa
2.1. Estructura organizacional, actores claves para desempeñar actividades
2.2. Mesas de Calidad de Vida Laboral
2.3. Socialización Direccionamiento estratégico y PAE (del área)
2.4. Presentación del Portafolio de Servicio
2.5. Procesos y procedimientos asociados al área y su puesto de trabajo
2.6. Sistema de Gestión Integral
2.6.1. Gestión Ambiental
2.6.2. Seguridad de la información
2.6.3. Seguridad y salud en el trabajo, sus procedimientos y requisitos en Confa
2.7. Protección de datos personales
2.8. Sarlaft
2.9. Manual de gastos de viaje
3. Políticas Generales y Gobierno Corporativo
3.1. Estatutos de la Caja de Compensación Familiar De Caldas “Confa”
3.2. Código de Buen Gobierno y Ética
3.3. Guía de Calidad de vida Laboral
3.4. Reglamento Interno de Trabajo
3.5 Manual de Activos Fijos
3.6. Manual de Contratación (Secretaría General)
4. Materiales y Herramientas
4.1. Entrega de Activos fijos
4.2. Dotación
4.3. Instructivos Google Drive
5. Acuerdos de Desempeño
6. Cierre del proceso
1.Bienvenida
Generar bienestar desde el comienzo al colaborador posibilitará una adecuada predisposición para poner en práctica su talento, para ello, desde el primer contacto, Confa marcará la relación, con el fin de establecer fuertes vínculos profesionales y humanos, lo cual cobra relevancia en el proceso para fidelizar el talento.
La Inducción Específica se trata de un plan mediante el cual Confa pretende conseguir que los colaboradores se adapten con facilidad a la dinámica diaria de la organización, facilitando la máxima información sobre lo que será su día a día para que conozca quiénes son sus jefes y compañeros, en qué lugar desempeñará sus tareas, las responsabilidades de su trabajo, las herramientas que debe utilizar, así como todos los detalles necesarios para que su aclimatación sea la más adecuada; cuyo objetivo esencial es entonces integrar completamente al colaborador a Confa.
Con la Inducción Específica por lo tanto, se busca que el colaborador de Confa se adapte rápidamente, ofreciendo un rendimiento óptimo y con un alto nivel de bienestar.
1.1.Bienvenida al área y presentación del equipo y área de trabajo
Es importante que desde el momento del ingreso del colaborador a la organización o cargo, se sienta parte de un equipo de trabajo, para ello desde el área de Selección y Capacitación enviaremos un mensaje de bienvenida al colaborador informándole de su recibimiento virtual o presencial por parte de su líder y compañeros, de acuerdo a su modalidad de trabajo.
En caso de que el colaborador vaya a realizar trabajo en casa, el equipo de selección y capacitación agendará un encuentro virtual en el cual junto a ti y a tu equipo de trabajo le daremos la bienvenida.
Por otro lado, si la modalidad del colaborador es presencial, se designará a un compañero de su equipo para que lo reciba y lo lleve hasta donde está su líder y compañeros de trabajo (presentes en el momento) esperándolo para darle la bienvenida.
El propósito de este espacio es que el colaborador conozca a sus compañeros de trabajo, creando una conexión que permita generar un acercamiento, una comunicación efectiva y le socialices el plan de inducción específica construido para él, donde además se le compartirá la plataforma guía de temas transversales dirigido a colaboradores.
2.La Gestión en Confa
Establecer objetivos en la organización es indispensable, pero lo es más aún, determinar las acciones que se van a llevar a cabo para lograr dichos objetivos, es por ello la que la formación junto con los conocimientos sobre cómo desarrollamos la gestión en Confa debe iniciar desde el momento en que el colaborador inicia sus labores, para que se familiarice tanto con los objetivos, como con los planes de trabajo, indicadores, estructura, etc.
2.1. Estructura organizacional, actores claves para desempeñar actividades
Conocer el organigrama permite al colaborador identificar los niveles de autoridad y visualizar al personal que integra a Confa, para tener una idea más clara de la responsabilidad que debe asumir él y cada persona dentro de su equipo de trabajo y dentro de la organización.
Por otro lado, es necesario que el colaborador conozca los actores externos; quienes apoyan su labor desde el exterior (Proveedores) y quienes reciben el resultado de sus esfuerzos (Clientes), con el fin de tener claridad sobre el proceso completo y quienes interactúan en él, y así lograr más y mejores resultados.
Nota: El líder o persona asignada debe brindar esta información al colaborador
2.2. Mesas de Calidad de Vida Laboral
En esta sección le contamos al colaborador como están conformadas las Mesas de Calidad de Vida Laboral, las cuales trabajan en beneficio de los colaboradores, la corporación y su entorno, generando y promoviendo estrategias que contribuyen al equilibrio entre productividad y calidad de vida.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.3.Socialización Direccionamiento estratégico y PAE del área
Habiendo conocido el Plan de Direccionamiento Estratégico Organizacional durante la inducción virtual, la inducción específica se convierte en el momento indicado para socializar el Plan de alineación estratégica de cada área, para dar a conocer a los colaboradores las estrategias e indicadores, con el que aportamos al cumplimiento de los objetivos organizacionales y al logro de nuestra misión y visión.
Nota: El líder o persona asignada debe brindar esta información al colaborador
2.4.Presentación del Portafolio de Servicio
Brindar información sobre los productos y servicios que desde el cargo se deben entregar y recibir a clientes internos y externos, es darle la oportunidad a los colaboradores de realizar las actividades con mayor propiedad y libertad, lo que conlleva a tomar decisiones efectivas en un menor tiempo.
Nota: El líder o persona asignada debe brindar esta información al colaborador
2.5.Procesos y procedimientos asociados al área y puesto de trabajo
La principal herramienta que puede recibir un colaborador, es el conocimiento, especialmente el de las responsabilidades que asume al enfrentarse a un nuevo cargo, pues así sabrá desde el qué, cómo y cuándo actuar, para aportar a los objetivos de su área y de la organización, por lo tanto es necesario ser muy precisos al momento de presentarle el cargo y dar a conocer los lineamientos que le permitirán ser más efectivo.
Todos los cargos tienen un conjunto de tareas esenciales que permiten el buen funcionamiento de la Caja, son los procedimientos que se realizan con mayor frecuencia en los que se debe entrenar a los colaboradores, para evitar traumatismos y demoras en el quehacer diario. Estas tareas varían de acuerdo a cada puesto de trabajo, por lo tanto es necesario que los colaboradores reciban instrucciones precisas y acompañamiento continuo durante el periodo de fortalecimiento en dicho entrenamiento.
Para esta sección se realizó una construcción de los temas específicos necesarios para el desarrollo de las labores del colaborador de acuerdo a su cargo, a continuación te compartimos el enlace donde se encuentran documentados los formatos de inducción https://drive.google.com/drive/folders/1ffLBPbremYkOTeP7oMVMQunnRjv-Qllm?usp=sharing. Te invitamos a ingresar a la carpeta de tu gerencia y área y realizar seguimiento a la ejecución de la inducción.
2.6.Sistema de Gestión Integral
El propósito del Sistema de Gestión Integral es articular los componentes de nuestra gestión, en un sistema integrado por la administración del riesgo, promoviendo la excelencia operacional en el marco del desarrollo sostenible.
2.6.1.Gestión Ambiental
Es importante que los colaboradores conozcan cómo pueden contribuir desde su rol al cumplimiento de los objetivos ambientales organizacionales. ¡Por su salud, por su bienestar y por una mejor ciudad!
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.6.2.Seguridad de la información
Confa almacena información como datos de los afiliados, beneficiarios, colaboradores, proveedores, documentos legales, entre otros, que son fundamentales para la prestación de los servicios. Así, la pérdida, alteración o robo de esta información podría perjudicar seriamente a la organización. De ahí surge la importancia de la seguridad informática para Confa y el compromiso de cada colaborador para proteger y minimizar los riesgos que se puedan presentar.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.6.3.Seguridad y salud en el trabajo, sus procedimientos y requisitos en Confa
En confa somos humanos, solidarios y responsables, por eso te invitamos a que conozcas nuestro sistema de seguridad y salud en el trabajo , sus procesos y requisitos, para asegurar el equilibrio entre productividad y calidad de vida.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.7. Protección de datos personales
En Confa nos comprometemos con la protección de datos de todos nuestros usuarios, conoce como desde tu gestión aseguras el cumplimiento a este requisito de Ley 1581 de 2012. Esta consiste en el derecho que otorga la facultad al titular de datos personales de exigir de las administradoras de esos datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de su divulgación, publicación o cesión, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.8. Sarlaft
En nuestra Caja somos transparentes, aseguramos el cumplimiento de nuestros compromisos para garantizar el compromiso ético y legal de la organización, por eso implementamos el El SARLAFT/FPADM.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
2.9. Reglamento de gastos de viaje
En esta sección damos a conocer cómo solicitar los anticipos de gastos de viaje, la forma para legalizarlos, los montos autorizados y toda la información relevante para desplazamientos en misión a nivel departamental y nacional.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
3.Políticas Generales y Gobierno Corporativo
Las políticas y los procedimientos proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias. Aseguran el cumplimiento de las leyes y regulaciones, brindan orientación para la toma de decisiones y simplifican los procesos internos. Cuando todos en Confa siguen las políticas y procedimientos establecidos, nuestra organización puede funcionar sin problemas. Las estructuras de gestión y los equipos operan como deben, los errores y las dificultades en los procesos se pueden identificar y resolver rápidamente.
3.1.Estatutos de la Caja de Compensación Familiar De Caldas “Confa”
Conocer el margen bajo el cual Confa puede actuar, siempre será primordial para evitar confusiones y lograr los objetivos planteados de manera efectiva, por eso se cuenta con el Estatuto de la Corporación.
Nota: Esta información es opcional y de autoinstrucción por parte del colaborador
3.2.Código de Buen Gobierno y Ética
El código tiene como fin establecer mecanismos, directrices, instrumentos y disposiciones de autorregulación para las distintas instancias de la Corporación, generando confianza, transparencia, claridad y autonomía, como herramienta para el uso eficiente de todos los recursos en el marco del gobierno corporativo.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
3.3.Guía de Calidad de vida Laboral
Teniendo como marco de referencia la etapa del proyecto de vida laboral y personal, como condiciones dispuestas por la Caja, estas estrategias sólo pueden ser benéficas en la medida en que sean aprovechadas por cada uno de nosotros con propósitos claros desde lo personal, familiar, social y laboral.
En esta sección el colaborador conocerá la guía de calidad de vida en donde encontrará cómo Confa contribuye con su bienestar y desarrollo a través de los servicios de Gestión Humana.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
3.4.Reglamento Interno de Trabajo
El reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio (Art. 104 C.S.T).
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
3.5.Manual de Activos Fijos
En esta sección es importante que el colaborador conozca el Manual de Activos Fijos, ya que ahí se contemplan las políticas y procedimientos definidos a nivel organizacional para la correcta administración de los mismos.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
3.6.Manual de Contratación (Secretaría General)
Adoptar los principios, políticas y lineamientos, que rigen la contratación de Confa, donde la misma está en cabeza del Director Administrativo, sus Suplentes, Gerentes y Ejecutivos quienes se encuentran expresamente autorizados para suscribir contratos y obligar a la Corporación.
El Manual, constituye el marco general de la contratación y se complementa mediante guías y formatos autorizados previamente por la Dirección.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
4.Materiales y Herramientas
La entrega de materiales y herramientas suficientes y acordes con las actividades a desarrollar por el colaborador garantiza en gran medida el cumplimiento de sus objetivos.
4.1.Entrega de Activos fijos
Al ingresar un colaborador a la caja, tu como líder del área debes realizar la entrega de los activos fijos que requiere el colaborador para realizar debidamente el desempeño de sus funciones. Recuerda que el colaborador debe firmar el formato de custodia de los activos.
Nota: La información de los lineamientos bajo los cuales Confa administra sus activos fijos es de autoinstrucción por parte del colaborador
4.2.Dotación
El uso de la dotación en Confa no solo nos permite identificarnos como colaboradores de Confa; esta tiene vida cuando está impregnada de la esencia que cada uno le da desde la capacidad de transmitir cercanía, respeto e innovación y hacer sentir al otro especial al punto que desee volver a contar con Confa.
Nota: La información del Manual de uso de dotación de acuerdo al cargo que aplique, es de autoinstrucción por parte del colaborador
4.3.Instructivos Google Drive
Debido a que la mayor parte de la información que se maneja en Confa, está en la nube, es necesario que todos los colaboradores aprendan o recuerden el uso de Google Drive, ya que allí es donde se almacena gran parte de este contenido. La información se brinda a los nuevos colaboradores por medio de videotutoriales, que encuentran en el siguiente documento.
Nota: Esta información es de autoinstrucción por parte del colaborador
5.Acuerdos de Desempeño
El primer momento de la Gestión del Desempeño es el establecimiento de Acuerdos que contienen las metas o resultados esperados del colaborador y los compromisos de desarrollo u oportunidades de crecimiento y/o mejora, el proceso se realiza entre el colaborador y su líder y está sujeto a las metas del área.
Además brindarle información sobre la práctica de Gestión de Desempeño, para que el nuevo colaborador entienda el sentido, el propósito y se conecte con él, para asegurar su contribución a los resultados organizacionales, promoviendo su desarrollo laboral o las acciones de mejora, llegado el caso. Así como también brindarle información sobre qué se valorará en él y la metodología bajo la cual va a ser evaluado.
Nota: El colaborador realiza lectura de la cartilla de gestión del desempeño y el líder o persona asignada debe brindar la información adicional al colaborador
6.Cierre del Proceso
Al finalizar el proceso de inducción específica, se realizarán dos valoraciones de satisfacción y validación de la información suministrada, con el fin de determinar las condiciones bajo las cuales inicia sus labores el colaborador, así como también para encontrar oportunidades de mejora, brindando retroalimentación oportuna y replicar las buenas prácticas identificadas.
Nota: El líder recibirá a través de su correo los aspectos resaltados en la valoración y los temas identificados que requieren refuerzo para generar los debidos espacios de retroalimentación.
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