ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

• Con el fin de dar seguridad y optimización de los recursos de maquina el data Center institucional alberga servidores físicos que se encargan de almacenar y transmitir el contenido solicitado a los usuarios, tanto internos como externos, de manera eficiente y segura.

• En las características de los servidores se incluye un servidor dedicado como repositorio de sistemas que ya no se utilizan, pero que aún contienen información en sus bases de datos que se consulta ocasionalmente. Además, se encuentra un servidor VRTX de Dell que ha sido configurado para alojar una gran cantidad de servidores WEB, y una NAS con 90TB de almacenamiento encargados de gestionar los sistemas de información y copias de seguridad que están actualmente en uso como son:

• ·       Contratta: Sistema para administrar contratos interadministrativos de la institución controlando los presupuestos y ejecución de los mismos tanto en extensión académica como en el departamento jurídico, además de procesar los datos para los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad.

• ·       Servidores WEB de desarrollos colaborativos con estudiantes de otras universidades temporales.

• ·       Control de acceso: servidor repositorio de ingresos y salidas de todo el personal de la institución a través de las talanqueras y torniquetes.

• ·       Cuentas de dominio (DFS): Permisos para el acceso de todos los equipos en la red institucional.

• ·       Bases de datos de consulta: servidores que quedaron que ya no se utilizan, pero tiene información como Document, que en algún momento se requiere por lo que se dejan en imagen para comprimir la utilización de disco.

• ·       Aplicativos de consulta con sus bases de datos adicionales:

• ·       srv-solucionesti

• ·       srv-ocs_inventory

• ·       srv-isolucion

• ·       srv-fluef

• ·       srv-academy

• ·       srv-academico

• ·       inspecciones.colmayor.edu.co

• ·       horarios.colmayor.edu.co

• ·       ecuot.colmayor.edu.co

• ·       caminoalmayor.colmayor.edu.co

• ·       srv-document

• ·       srv-geslab

• ·       srv-sicof-04

• ·       srv-web (contratacion.colmayor.edu.co)

• ·       isismaweb.colmayor.edu.co

• ·       OJS-Revista

• ·       srv-access-control

• ·       srv-apoyo-academico

• ·       srv-bot-workbench

• ·       srv-control-acceso

• ·       srv-english

• ·       srv-estudiantes

• ·       srv-isismaweb

• ·       srv-printsrv-vi-quality

Con el objeto de tener mayor seguridad, reducción de costos con la administración efectiva de capacidades de los recursos de maquina contratados y con las garantías de tener copias de seguridad alojadas en servidores en los dos continentes, con esta estrategia la institución no volvió a tener caídas en los servidores por concurrencia en las matrículas, exámenes de admisión, página web entre otros, además seguir las recomendaciones del ministerio de las TIC de tener la información en la nube, tenemos contratados los servicios de almacenamiento y computación en la nube a través de los Datacenter de AWS con el proveedor Tigo une, entre los que están:

• CoSicof ERP: Sistema de información compuesto por módulos que permiten la trazabilidad de información entre las áreas financieras de la Institución (presupuesto, nómina, almacén, talento humano, tesorería y contabilidad). 

• Computación en nube AWS (Amazon Web Service) con todos los protocolos de seguridad necesarios. La institución tiene alojado los sistemas más complejos o que requieren mayores recursos de máquina por las concurrencias

• Estadísticas para autoevaluación: Software que permite gestionar la información estadística requerida para los procesos de autoevaluación de programas e institucional. 

• Sistema de permanencia: Permite caracterizar la población de primer semestre, definiendo perfiles de posibles desertores, permitirá hacer alertas tempranas de porcentajes evaluativos, hacer seguimiento a materias canceladas, cancelación de semestres, reingresos, inasistencias, estadísticas de deserción, registro de los acompañamientos a estudiantes e informes para SPADIES. 

• Correo electrónico estudiantes con equipos Chromebook donados por Sapiencia, se les crea sub dominio en Google a 905 estudiantes.

• Correo electrónico administrativo: Se cuenta con el dominio Colmayor.edu.co asociado al servidor de correos de Gmail dedicado a uso exclusivo de personal administrativo y contratista. 

• Academia: Sistema que permite el acceso de los diferentes operarios a (12) SISTEMAS/COMPONENTES WEB, los cuales están conformados por (38) MÓDULOS administrativos de parametrización, gestión, seguimiento, control e informes.

• Plannea: Sistema el cual permite el acceso de los diferentes operarios a (9) SISTEMAS WEB (Módulos generales, Sistema Banco de Proyectos, Sistema Mesa de Ayuda (Tecnología), Sistema Mesa de Ayuda (Infraestructura), Sistema Mesa de Ayuda (Comunicaciones), Sistema Indicadores Autoevaluación Institucional, Sistema Plan de Acción, Sistema Plan Indicativo, Sistema Mantenimiento Equipos Tecnología. 

• Sipex: Sistema que permite el acceso de los diferentes operarios a (4) SISTEMAS WEB (Sistema Extensión académica, Sistema Presupuesto participativo PP, Sistema Vacunas, Sistema Permanencia (Quédate)), los cuales están conformados por (11) MÓDULOS administrativos de parametrización, gestión, seguimiento, control e informes, para procesos de Extensión académica se surte de las bases de datos de los estudiantes del software ACCADEMIA. 

• Sistema de Prácticas: Permite registrar todo el canal de prácticas Institucionales creadas por los procesos académicos. 

• Sistema investigación: Sistema para la administración y registro de actividades y proyectos de investigación. 

• Sistema presupuesto participativo: Sistema para asignación y gestión de beneficios a los estudiantes.

• Naonquest: Es el sistema de encuestas Vía Web, el cual permite implementar cualquier tipo de formulario o encuesta que desee la Institución; con la gran ventaja de que los usuarios que deben diligenciar el instrumento, pueden ser seleccionados directamente de la base de datos del SIPEX (empleados, estudiantes, graduados, contratistas). 

• Portal Web Institucional: Sitio Web Principal de la Institución. Contiene información de carácter informativo hacia el ciudadano. Contiene a su vez micro sitios para: internacionalización, graduados, Quédate en Colmayor, biblioteca, Extensión Académica, Gestión ambiental, Investigación, Laboratorio de fabricación digital y diseño paramétrico, laboratorio innovación, entre muchos otros a disposición de los visitantes de la página institucional. 

• Moodle: Software para la preparación de clases en la web, espacio virtual para el aprendizaje, liderado por la Vicerrectoría Académica y Extensión Académica de la Institución Universitaria. 

• SISTEMA DE INFORMACIÓN G +: Sistema integrado que permite hacer una eficiente distribución de la información, los recursos y las actividades del Sistema de Gestión de Calidad, apoyando la operación y funcionamiento, reduciendo los costos y aumentando el impacto de productividad en la Institución, adicionalmente interviene en los procesos de planeación, Gestión documental donde se realiza la digitalización e indexamiento de documento, consulta electrónica de documentos, control de correspondencia (radicados), flujo de documentos, entre otros.  y Autoevaluación, para la Acreditación de los programas Institucionales y procesos de generación, transformación y difusión del conocimiento y mejoramiento de los procesos institucionales dentro de la Estructura del Modelo Estándar de Control Interno.

• PQRS: Como mecanismo para escuchar la voz de los usuarios y las partes interesadas, se creó el Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias -PQRS- de la Institución.

• Mi bienestar: software de datos estadísticos de alumnos y eventos de bienestar alojado en AWS.

• SICMA: sistema de contratación directa

• INTERNACIONALIZACION: Sistema que permite controlar de manera segura y alojar todos los procesos de salidas de nuestros alumnos, investigadores, docentes y asesores a nivel internacional, registrando todas las actividades realizadas y el control de los presupuestos entregados para dichos fines.

• RESERVAS C4TA: control de programación de aulas en la ciudadela de la 4ta revolución,

Por otra parte de estos servicios, la institución cuenta con los servicios gratuitos de Google que hasta el año 2023 era de capacidad ilimitada, para el año 2024 y por efectos del uso desmedido a nivel mundial en pandemia y post pandemia, limitaron la capacidad de almacenamiento a 100TB, donde también contamos con el dominio de @colmayor en las cuentas de correo institucionales que también consumen esta capacidad de almacenamiento,  lo que obligo que tomáramos la decisión de contratar los servicios de Work Space Enterprise para 100TB adicionales para reforzar los almacenamientos de los procesos que más lo requieren dado que manejan volúmenes de información  muy pesada por los videos, realidad virtual, fotos, entre otros, como son la facultad de Arquitectura, comunicaciones, extensión académica, documental, virtualidad,  también contamos con almacenamiento en las cuentas de Microsoft, estas fueron limitadas a 100gb por cuenta de correo de los  Correo electrónico estudiantes y docentes.

La institución cuenta con 10 salas de informática con un promedio de 30 equipos por sala incluidas los equipos de biblioteca, todos al servicio de los estudiantes, de los cuales el 50% de los equipos ya tienen más de 7 años de estar al servicio de la institución, dos de las salas de mayor exigencia fueron repotenciados con discos en estado sólido de 1TB.

Contamos con 30 equipos portátiles de última tecnología para aula móvil, envista que las salas han sido insuficientes se optó por la implementación de dicha estrategia.

Con la donación de 283 equipos portátiles por parte de SAPIENCIA, estos se utilizaron para reemplazar los equipos obsoletos en las salas de docentes y oficinas del personal administrativo controlando así la compra de equipos durante el año 2024.

Contamos con 32 impresoras multifuncionales una impresora a color, una impresora especial tabloide para impresión de diplomas y 4 escáner al servicio de la institución en los diferentes procesos en la modalidad de arrendamiento, procesos que subasta inversa que realizamos cada año.

Con el fin de estar a la vanguardia tecnología y ser autosuficientes, se doto el auditorio de cámaras de grabación, video beam tipo cine, automatización de luces controladas de forma directa y por app, consola de luces, consola de sonido de 34 canales.

El sistema de CCTV cuenta con 91 cámaras y 4 NVR y una sala de monitoreo revisada 12 horas del día por el personal de vigilancia institucional.

Al cierre del 2024 se contrató la instalación de la automatización de apertura de puertas de las salas teóricas del bloque C, Salas de informática del bloque patrimonial y laboratorios, integrado con el sistema académico y el sistema C4, el cual también estará integrado con el sistema de alarmas institucional.

Contamos con una impresora para carnets con chip los cuales van hacer activados con la toma de huellas para el control integral de ingreso a la institución mediante los torniquetes y las 50 puestas de los salones que tienen el dispositivo de lectura de huella y carnet.

Actualizamos la impresora Zebra para impresión de códigos de barras con stikers de mayor calidad resistentes