物流業RPA - 數位化物流的新浪潮

✎ 【艾立運能股份有限公司】 林炫伯 總經理 |   2024-03-10 

       在「貨」的維度上，貨物流通是一個關鍵且複雜的過程，其中包括五大關鍵作業步驟：「接受運輸訂單、車輛調度、轉運共配、簽收回單、結帳」。然而，長期以來，從客戶到委外倉儲業者再到第三方運輸業者的各步驟協作仍未實現標準化，缺乏一個全面的服務框架協助客戶提升作業效率。雖然目前市面上許多物流公司已能做到貨物狀態的即時更新，但在「簽收回單」和「結帳」方面，仍存在數位化程度不一的情況。例如，貨運單的接收、寄送、處理和存檔仍需仰賴大量人工和紙本，大大影響整體效率。

在一般的貨運單回單流程中，公司經常面臨以下多個關鍵問題：

• 人工處理：大量的手動數據輸入和紙本文件判斷處理，增加了作業的複雜度，容易產生人為錯誤。

• 留存困難：需要花費大量時間進行存檔和擺放紙本文件，管理上的成本較高，同時可能導致文件混亂。

• 紙本資料查找困難：由於紙本文件存取和查找效率低落，尋找特定資訊的時間成本相對較高，影響業務操作的效率。

• 數據延遲：依賴紙本回單需要透過郵寄或快遞送達客戶，增加了時間延遲，降低了回單的即時性。

• 寄送追蹤困難：紙本回單藉由寄送方式，提高了文件遺失或損毀的風險。

       目前，一些物流業者嘗試將長期以來實行的紙本作業全面數位系統化，但常面臨著極大挑戰。我們觀察到，雖然物流業導入數位系統的技術難度不高，但卻可能瞬間改變作業流程，讓第一線人員難以快速適應新系統的作業模式。

       同時，系統建置費用高昂、客戶串接困難等問題，進一步影響了效率和物流效益。另一方面，有些業者嘗試使用傳統事務機進行紙本單據掃描數位化，雖可解決部分問題，卻也帶來數位檔案歸檔雜亂、查找困難、事務機掃描時遇到異質紙張卡紙等問題，使得數位化效率不如預期。

透過RPA 流程可帶來的好處包括：

• 數據整合：能夠無縫整合多種訂單管理系統、運輸管理系統以及倉儲管理系統，實現數據的即時更新。這種整合性確保了不同系統之間的協同作業，提升了業務運作效能。

• 即時更新：RPA 流程自動更新和同步數據到客戶端，確保資訊的準確性和一致性。

• 電子存檔：所有單據自動轉為電子形式存檔，並整合進艾立運能的數位調單系統。這為企業貨主和運輸公司提供了更便利的查詢和管理，同時減少紙本文件成本。

• 減少碳排：透過減少紙本回單寄送所產生的郵寄碳排，同時降低了物流業者常見的影印留底紙張浪費，有助於環保，符合企業社會責任的理念。

成功經驗分享

艾立運能開發智慧數位回單過程，發現下列幾個成功關鍵點：

1. 產業細節的徹底梳理：在開發過程中，艾立運能的科技團隊堅持「先了解流程，再談創新」的原則。團隊花費三個月以上在第一線進行細節打磨，對前線實務操作進行深入理解，確保提出的創新RPA 流程能夠實際落地。

2. 持續發掘痛點： 智慧數位回單服務一開始先開發軟體的自動化流程，然後發現作業人員在掃描過程中存在時間浪費的問題。團隊找到高速拍攝型掃描機，進行軟硬體整合，事半功倍地提高了效率。

3. 生成式AI 神助攻：在創新的同時，艾立運能充分利用當代最新科技，特別是在2023年生成式AI 爆發性成長的一年，導入GPT-4 的深度學習模型，提高判別貨運單內容的精準度。

4. 接地氣才夠好用：艾立運能認為開發物流科技工具並非難事，真正的挑戰在於如何讓第一線人員感到方便，並且樂意主動使用新工具。因此，在導入新應用時，我們最關切且持續投入時間努力的議題是如何讓工具更貼近實際操作，提高人員的滿意度。

       目前智慧數位回單服務已成功為國內多個家電品牌跟零售品牌達到回單效率的顯著提升，同時，這項服務也為物流運輸公司帶來實質的幫助，解決了現有的效率和準確度問題，進一步推動了整個物流業的數位化升級。