炎炎夏日,辦公室自動化 Fun 暑假

✎【雲林科技大學工業工程與管理】洪鈺欣 教授  |   2023-09-10

        辦公自動化(Office Automation,OA) 係指利用先進的軟體或自動化技術，將辦 公室中的日常任務和流程轉換為自動化或半自動化的過程，並藉此提高辦公效率， 節省時間和人力成本，同時降低人為操作導致錯誤率以及時間成本之浪費，並提 供更便捷的工作環境。在此同時，VBA(Visual Basic for Applications)則被視為辦 公室自動化工具之一， VBA  是 Microsoft   開發的巨集程式語言， 隸屬於  BASIC(Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code) 程式語系， 適用於 Microsoft Office 辦公室軟體(如 Excel、Word、PowerPoint 等)進行自動化處理數 據，由於 Microsoft Office 廣泛應用於各產業中，VBA 是附屬在 Office 之下的巨 集程式語言，所以不須另外安裝可直接使用 VBA 的開發與執行環境，普及率相 當高，藉由 VBA  的操作，對辦公室日常任務操作，能有廣泛的應用。

       對於工業工程學生而言，目前 ERP 和 MES 系統匯出的格式通常為 EXCEL檔或 CSV 檔， VBA 的應用將有助益於製造數據處理效率，使用者透過 VBA 巨 集程式撰寫，達到自動處理數據、產生報告、繪製圖表、異常提醒或執行其他各 種操作，Excel VBA 提供了許多內建的函式和套件，這些函式可以直接控制 Office 軟體中內建功能，達到自動產生文檔或自動發信，此外，VBA 支援控制 結構，例如：條件判斷、迴圈語法，方便使用者轉寫更複雜的自動化程式，Ｙ總 和言之，VBA  在辦公室自動化中帶來許多助益，使用者能自動執行重複性 ERP 數據處理任務，提高工作效率，同時減少了手動操作帶來的錯誤，並且許多 Office  軟體中的功能和選項都可以通過 VBA 客製化模組建置，根據日常工作需求所需來進行彈性調整；近期由於 ChatGPT 風潮席捲全球，故本課程新加入 EXCEL  VBA 結合 OpenAI ChatGPT  課程單元，協助學生將報表數據結合生成式網路 API， 強化辦公室自動化的效率。

        在辦公室自動化教學實踐中，採取 ADDIE 模型，依序分析(Analysis)、設計  (Design)、發展(Develop)、執行(Implement)、評估(Evaluate)來進行課堂知識傳授，  未來將加入更多人工智慧應用，以及 TRIZ 萃思創新和問題解決的理論，持續精 進辦公室自動化之效率，並搭配線上線下虛實整合模式進行教學，線下有基礎理 論實體課程，搭配 Team 外掛進行課程知識傳授，線上則是進階理論以及新興技 術之課程，在 YuntechTronClass 平台進行，使不同學習階段學生皆能達到因材施 教之果效。

 致謝

       本課程承蒙許多先進指導協助、經驗分享與鼓勵，感謝系上資訊學程傅家啟老師、袁明鑑老師、侯東旭老 師、呂學毅老師、呂明山老師的教學熱忱，使後學在程式教學路上能見賢思齊，感謝邱靜娥老師、陳敏生 老師、王藝華老師對於教學實踐的耐心與用心，成為後學的努力榜樣，以及諸位系上前輩給的經驗與激勵、 業界許多先進前輩給予的寶貴建議，都是後學課程持續精進的寶貴建議，也謝謝參與本系列課程之修課學 生、助教、承辦人員之協助，最後，請容後學向所有教育前線的老師們，致上由衷的敬意。