Compendio de buenas prácticas

Desde las Administraciones con mayor avance y calificación

• Iniciativas de motivación y concientización: Implementación de actividades para concientizar a los funcionarios responsables de ejecutar las acciones requeridas en la atención de las mejoras esperadas, en relación con la importancia de las temáticas involucradas para el cumplimiento de los objetivos institucionales .

• Mesas de trabajo: Creación de equipos interdisciplinarios designados para la atención de las disposiciones y recomendaciones en los que se propicia la generación de ideas para soluciones o mejoras, procesos de seguimiento períodico de los avances, implementación de herramientas de gestión, entre otros. 

• Normativa interna: Emisión de instrumentos normativos para facilitar  la orientación a los funcionarios en su participación en el proceso de atención de las mejoras esperadas; así como el control y documentación de dicho proceso a fin de promover la transparencia y rendición de cuentas. 

• Uso de las tecnologías de información: Utilización de las herramientas tecnológicas disponibles, tales como plataforma para videollamadas, plataforma virtual, herramienta generadora de alertas ante fechas de vencimiento, servidor institucional, entre otras, a fin de facilitar las gestiones de comunicación, coordinación, trabajo colaborativo y teletrabajo, requeridos para dar continuidad a las labores relacionadas con la atención de las deficiencias determinadas en los informes de auditoría. 

• Herramientas de Gestión: Implementación de herramientas para gestionar el proceso de atención de las mejoras esperadas, tales como: instauración de procedimientos que faciliten el proceso, elaboración de planes de trabajo y cronogramas que detallan las acciones, responsables y período de ejecución; así como la digitalización de expediente en el que se documentan las acciones de mejora, entre otros.

• Coordinación interna: Designación de un responsable para las labores de coordinación interna, con el respaldo del Jerarca Institucional, lo cual facilita el monitoreo, gestión y celeridad de las acciones.

• Colaboración interinstitucional: Participación de instituciones de naturaleza similar, en actividades para el intercambio de aprendizajes y prácticas exitosas en temáticas de interés común.

• Estrategias internas de coordinación y rendición de cuentas: Establecimiento de acciones y actividades por medio de círculos de trabajo que faciliten la interacción entre personal de distintas dependencias o departamentos para promover la atención oportuna de las mejoras esperadas, y para favorecer la rendición de cuentas por medio de la emisión de informes de avances con las acciones ejecutadas para cumplir lo dispuesto.

• Compromiso y apoyo desde los Jerarcas: Definición de acciones para incorporar en los procesos internos de planificación, que conllevan a la atención oportuna y prioritaria de las mejoras esperadas, con el apoyo del jerarca promoviendo un mayor involucramiento por parte de las personas encargadas de su atención  (por ejemplo: se incluyen acciones dentro del Plan Estratégico Institucional o bien, en el Plan Anual Operativo).

• Procesos de validación y comunicación previa: Utilización de estrategias de comunicación más activas con el Órgano Contralor, buscando la orientación para atender de manera ágil y oportuna lo dispuesto, para evitar reprocesos durante la etapa de comunicación y mejorar la gestión institucional. 

• Uso de la tecnología: Transformación de procesos manuales a procesos sistematizados que facilitan la gestión de los expedientes, permitiendo llevar el control de las gestiones realizadas por las instituciones al incluir trámites como solicitudes de información, comunicaciones internas y externas, así como monitoreo continuo del avance de cada disposición. 

Prácticas implementadas por el Órgano Contralor

• Prácticas de orientación al cliente: Desarrollo de estrategias de comunicación y acercamiento a los sujetos fiscalizados, a fin de propiciar con mayor fluidez la aclaración de dudas, orientación para la atención de los requerimientos, oportunidad en las respuestas, entre otros. 

• Medición valor público: Cálculo del valor público monetario generado de los productos de fiscalización posterior que realiza la CGR, el cual se efectúa determinando beneficios (ahorros, recaudación, revelación financiera, mitigación de riesgo y recuperación de activos), en relación con los costos directos e indirectos asociados a realizar las auditorías y generar los informes; así como el valor público cualitativo generado de otros beneficios de dichos productos, como transparencia, rendición de cuentas e integridad de la administración pública. Dicha práctica promueve un mayor conocimiento tanto para la CGR como para las entidades fiscalizadas, del impacto e importancia de las mejoras implementadas, para una mayor eficiencia en los servicios públicos críticos y la prevención de la corrupción.

• Aprovechamiento de herramientas tecnológicas: La CGR cuenta con herramientas tecnológicas tales como plataforma para reuniones virtuales y videollamadas, sistemas automatizados de gestión documental, aplicaciones que facilitan el trabajo colaborativo (documentos, hojas de cálculo, presentaciones),software para escaneo de documentos, firma digital, entre otros, que permite llevar a cabo las diferentes actividades del proceso de fiscalización, entre ellos, el Seguimiento de las disposiciones, y posibilitan la realización de verificaciones, reuniones de coordinación, participación en la presentación de resultados, conformación de expedientes, publicación de consultas y resultados de productos de fiscalización, entre otras. 

• Iniciativas con colaboración de varios actores: Formación de alianzas con diferentes actores de la Administración, tales como Auditorías Internas, entes técnicos especializados, instituciones similares, entre otros, con el fin de contar con un mayor alcance y oportunidad en las labores de verificación de las acciones instauradas por las administraciones a partir de las disposiciones y recomendaciones emitidas. 

• Foros: Organización de espacios de conversación que propician una mayor comprensión de las mejoras esperadas a partir de las auditorías realizadas, así como el fortalecimiento de los canales de comunicación con los sujetos fiscalizados y entre ellos. Se generan actividades, tales como: conversatorios, reuniones para informar sobre el avance, aclarar alcances y proponer medidas alternativas, audiencias de rendición de cuentas, espacios para promover la coordinación entre distintos actores y con diferentes roles, entre otros.

• Estrategias de comunicación con nuevas autoridades: Desarrollo de estrategias de comunicación con nuevos jerarcas y/o titulares subordinados, que asumen dichos cargos, con el fin de aportar insumos que oriente la toma de decisiones, a efecto de dirigir los esfuerzos institucionales que sean necesarios para resolver, ejecutar y dar continuidad a las acciones correctivas que procedan.

• Sistema de Seguimiento de disposiciones, recomendaciones y órdenes: Puesta en operación de una nueva herramienta tecnológica, la cual es de acceso público y ofrece a las instituciones y público en general, información actualizada sobre el estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas en los informes de auditoría de este Órgano Contralor. Dicha herramienta brinda información relevante que sirve de insumo para el monitoreo de temáticas de interés público y para la toma de acciones en procura de la mejora de la gestión pública, por parte de diferentes actores y sujetos interesados.

• Índice Institucional de Cumplimiento de Disposiciones y Recomendaciones (IDR): Herramienta que genera una medición anual de las instituciones, es de acceso público y permite conocer su grado de avance, con respecto a las acciones necesarias para concretar las mejoras esperadas a partir de las auditorías realizadas por la Contraloría General; de esta manera, brinda información relevante para las administraciones, la Asamblea Legislativa y demás actores sociales, como insumo para la toma de decisiones que impulsen mejoras en la gestión pública.

• Mejora continua en la formulación de los términos de las disposiciones: Continuidad en las acciones para fortalecer la calidad de las disposiciones por medio de la capitalización de mejores prácticas en los equipos de las auditorías y de seguimiento de disposiciones, para que los contenidos de las disposiciones sean lo suficientemente claros y con alcances que, faciliten la instauración progresiva de las mejoras esperadas en el fortalecimiento de la gestión institucional, a partir de las auditorías realizadas por el Órgano Contralor. 

• Monitoreo continuo: Ejecución de un monitoreo continuo del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas, con el fin de identificar los avances en su atención y ejecutar oportunamente las acciones necesarias que permitan impulsar las gestiones de mejora por parte de las entidades, para lo cual, entre otras acciones, se valoran las comunicaciones recibidas, se verifican  avances, se propician recordatorios y espacios de conversación con las administraciones.

• Apoyo en herramientas tecnológicas: Utilización de las herramientas tecnológicas que facilitan la labor del seguimiento de disposiciones, con lo cual se propicia en la virtualidad una mayor cercanía con el administrado y se facilitan las verificaciones para comprobar la atención de lo dispuesto,  ahorrándose tiempos y recursos que implican el desplazamiento a las instituciones y, permitiendo un mejor aprovechamiento de los recursos. 

• Comunicación y vínculo con la Administración: Establecimiento de canales de comunicación que propician la realización oportuna de aclaraciones sobre los términos de lo dispuesto, utilizando un lenguaje sencillo y de fácil comprensión, así como la creación de un vínculo más cercano con las instituciones públicas para facilitar las acciones necesarias para atender las mejoras esperadas, mediante un mensaje de concientización constante sobre la importancia de subsanar las debilidades o puntos de mejora indicados, así como mejorar la gestión durante el proceso de seguimiento.