• Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter, em sua embalagem, claramente identificados, o nome do evento, nome do expositor e a finalidade. 

• É de responsabilidade do Expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido;

• Não é permitida a entrada de qualquer equipamento/produto sem nota fiscal.

• Os expositores são totalmente responsáveis pela entrega e retirada de seus produtos, portanto recomendamos que o agendamento de entrega e retirada seja feita com a certeza de que um representante da empresa esteja no local do evento.

• O evento não dispõe de equipamentos ou profissionais para transporte dos materiais dentro do centro de convenções. 

Regras para emissão de Nota Fiscal: 

• Para envio de materiais ou equipamentos, as Notas Fiscais deverão figurar o Centro de Eventos ou o evento apenas como "local de entrega". 

• A emissão de nota fiscal para envio de produtos/mercadorias para exposição / brinde e afins deve:

  • Ser emitida em nome do expositor, com seu CNPJ e Inscrição Estadual;

  • No corpo da nota fiscal ou no campo "Informações Complementares" deverá constar também a seguinte observação "AS MERCADORIAS DESTINAM-SE A EXPOSIÇÃO..." (nome completo do evento, período...)

  • Nos espaços próprios, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores unitários e totais.

A ORGANIZADORA NÃO SE RESPONSABILIZA POR CONFERÊNCIA DE ITENS,  QUANTIDADE E INTEGRIDADE DOS MATERIAIS ENVIADOS.

MATERIAIS SEM IDENTIFICAÇÃO DE EXPOSITOR OU COM IDENTIFICAÇÃO DIVERGENTE NÃO SERÃO RECEBIDOS. 

AÇÕES PROMOCIONAIS

• Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu stand.

• Os corredores são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos, ou quaisquer outros artigos de promoção, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pela Comissão Organizadora do evento.

• Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes, fora dos domínios do estande.

• Não será permitida a circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande.

• Todo material exposto no evento deverá ser retirado pelo expositor impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do evento. O material promocional que não for retirado neste prazo será descartado.

• A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou da própria área de exposição do evento. Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento será apreendido e devolvido somente após o término do evento.

DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS 

A comissão organizadora poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou stands, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar o evento, bem como, as operações dos stands ou do centro de convenções em geral. Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora, no interior do centro de convenções, ou utilizando o nome deste, somente será admitido mediante autorização prévia. 

PANFLETAGEM

AÇÕES DO STAND:

Para divulgação das ações que acontecerão no stand durante o evento, o expositor deve se restringir a distribuição de comunicações dentro da área de seu stand. Não é permitida a distribuição de panfletos nos corredores e áreas comuns do evento e em frente ao stand de concorrentes.

SIMPÓSIO SATÉLITE:

Nos dias que antecedem o simpósio satélite da empresa e no dia de seu simpósio, a panfletagem será liberada nos corredores e áreas comuns do evento. A panfletagem é proibida nas portas de salas, filas de simpósio concorrentes, filas ou área do stand do concorrente. Qualquer incômodo deve ser reportado à organização do evento.

BRINDES

Recomendamos que brindes distribuídos aos congressistas se resumam a itens de papelaria. 

Ex: canetas, lápis, blocos, agendas, canecas e squeezes etc.

Lembramos que cada empresa possui seu próprio código de conduta, em conformidade com as associações das quais fazem parte (Abimed, Interfarma, Sindusfarma e etc).

DISTRIBUIÇÃO

A distribuição de brindes deve-se limitar a área de stand ou horário de seu simpósio satélite. Não é permitida a distribuição nas áreas comuns do evento.

RESOLUÇÃO RDC No 96 DE 17/12/2008 E RESOLUÇÃO RDC No 23 DE 21/05/2009 – ANVISA

Destacamos os seguintes requisitos para amostras grátis:

Art. 33 - A distribuição de amostras grátis de medicamentos somente pode ser feita pelas empresas aos profissionais prescritores em ambulatórios, hospitais, consultórios médicos e odontológicos.

§ 1º É vedado distribuição de amostras grátis de vacinas.

§ 2º É vedada a distribuição de amostras grátis de preparações magistrais.

§ 3º É vedada a distribuição de amostras grátis de medicamentos isentos de prescrição.

Requisitos para a propaganda ou publicidade e eventos científicos:

Art. 40 - O material de propaganda ou publicidade de medicamentos deve ser distribuído aos participantes dos eventos que estiverem com a identificação de sua categoria profissional claramente visível nos crachás.

Art. 41 - A identificação dos espaços na área de exposição e no interior dos auditórios e similares pode apresentar o nome comercial do medicamento, quando for o caso, juntamente com a respectiva substância ativa e/ou o nome da empresa, podendo ser utilizada a marca figurativa ou mista do produto presente na embalagem aprovada pela Anvisa.

Parágrafo único - Fica proibido a utilização de designações, símbolos, figuras, imagens, desenhos, slogans e quaisquer argumentos de cunho publicitário em relação aos medicamentos.