Instruks til vaktleder i Olavshallen – Byåsen skolemusikkorps

Informasjonen under gir en oversikt over hva som ligger i jobben som vaktleder i Olavshallen. Av praktiske årsaker det sortert i hva som skjer før, under og etter forestillingen. Det er også en egen del med informasjon som gjelder under hele oppdraget.

Vaktlagoppmøte og instruks

• Sjekke at alle fra vaktlaget har kommet og eventuelt ringe opp dem som mangler så fort som mulig. Registrere oppmøte i databasen.

• Sende ned garderobevaktene så fort som mulig etter oppmøte. Chip til dørene i garderoben henger på innsiden av vaktlederskapet. Merk at det må låses opp i begge ender av garderoben for at dørene skal holde seg oppe. Garderoben skal holdes stengt under forestillingen i Store sal, men folk som skal hente ut klær, må selvfølgelig få lov til det.

• Fordele folk på dørene. Hvis det er uerfarne vakter i vaktlaget, så er det lurt om disse blir plassert på A eller B slik at de kan stå sammen med noen som er erfarne. Det kan være lurt å sjekke om noen kan tenke seg å sitte inne. Hvis det er mange som vil det, så kan det være greit å trekke lodd om det.

• Dele ut oversikt instrukser over hvordan hver vakt skal forholde seg på den døren de er plassert. Disse henger på vaktrommet og inneholder en tegning over nødutgangene på den aktuelle døren og en prosedyre ved brannalarm

• Gi instrukser om billetter, varighet, pause og andre forhold som man må kjenne til.

• Hvis det er solgt færre billetter enn forventet, så kan det hende at det blir stengt på balkong, og at noen fra vaktlaget kan sendes hjem. I slike tilfeller trekkes det lodd, enten ved å bruke kuler i en boks som står i vaktlederskapet, eller ved å bruke nettsteder laget til dette (f.eks. wheelofnames.com).

• Sørge for at alle har vert-skilt, samband og billettskanner. Vaktene skal i størst mulig grad bruke ørepropper, men viktigst er dette for de to som sitter inne i salen.

• Sende med hansker og plastposer til rydding av salen.

• Teste sambandet slik at man er sikker på at alle får med seg beskjeder/hører det hvis brannalarmen skulle gå.

• Angi tidspunkt på dør.

Under forestillingen

• Koke kaffe og gå rundt med den.

• Bistå med små og store spørsmål som skulle dukke opp.

• Åpne glassdør og heis igjen hvis forestillingen varer ut over de 3 timene de er åpne.

• Bistå scenemester ved brannalarm. Se eget punkt.

• Samle inn skannere når det har gått så lang tid i forestillingen at de ikke trengs på døren mer.

Generell informasjon:

• Setene på rad 11 nærmest inngang A brukes til rullestolbrukere. Disse kan enkelt fjernes og settes i hjørnet mellom inngangsdøren og scenen.

• De 4 setene på rad 11 nærmest inngang B er ikke i salg. Disse disponeres av scenemester og kan som regel brukes hvis det skulle oppstå behov for ekstra seter. Man må i så tilfelle avtale med scenemester. Disse setene kan også fjernes hvis det oppstår behov for flere rullestolplasser.

• Hvis det skulle oppstå en situasjon der ambulanse må tilkalles, så kommer denne til Krambugata. Det er viktig å bistå scenemester i en slik situasjon, for eksempel ved å møte helsepersonellet og lede dem til riktig sted.

• Ved utløsning av brannalarm får oftest scenemester et forvarsel slik at de har noen få minutter til å sjekke hvor alarmen er utløst og om det brenner på stedet, eller om det er falsk alarm. Som regel gir scenemester beskjed om slike forvarsel, og det er viktig for vaktleder å være forberedt på en evakuering.

• Hvis brannalarm utløses i bygget, så skal salen evakueres. I en slik situasjon er god kommunikasjon med vaktlaget og scenemester viktig. Vaktlaget skal på forhånd være informert om at de skal orientere seg om situasjonen på den inngangen de står på, og varsle hvis det ikke er mulig å evakuere gjennom denne. Ved brann skal publikum evakueres gjennom alle mulige utganger, også nødutganger. Ved falsk alarm brukes gjerne bare vanlige utganger.

• Rullestolbrukere evakueres av scenemester og skal ikke ut gjennom vanlige innganger for å unngå kork.

• Etter evakuering av salen samles vaktlaget på Royal Garden.