การนำทฤษฎีที่เกี่ยวข้องมาปรับใช้กับการฝึกประสบการณ์วิชาชีพหลัก PDCA
หลักการวงจร P D C A เป็นวงจรพัฒนาคุณภาพงาน โดยเป็นวงจรพัฒนาพื้นฐานหลักของการพัฒนาคุณภาพทั้งระบบ (Total Qaulity Management : TQM) ผู้ที่คิดค้นกระบวนการหรือวงจรพัฒนาคุณภาพ PDCA คือ shewhart นักวิทยาศาสตร์ชาวอเมริกันแต่ Deming ได้นำไปเผยแพร่ที่ประเทศญี่ปุ่นจนประสบผลสำเร็จ จนผลักดันให้ญี่ปุ่นเป็นประเทศมหาอำนาจของโลกคนทั่วไปจึงรู้จักวงจร PDCA จากการเผยแพร่ของ Deming จึงเรียกว่า "วงจร Deming" หรือ วงจร PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนแบบอธิบายสั้นๆ ดังต่อไปนี้
การวางแผน Plan = P
การทำงานใดต้องมีขั้นการวางแผน เพราะทำให้มีความมั่นใจว่าทำงานได้สำเร็จ การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคตและช่วยลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้
การปฏิบัติ DO = D
เป็นการลงมือปฏิบัติงาน ตาม แผนที่เราวางไว้ การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างานรองรับ มีวิธีการ ดำเนินการ มีผู้รับผิดชอบงานและ มีผลของการดำเนินการ
การตรวจสอบ Check= C
เป็นขั้นตอนของการประเมินการทำงานว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หรือมีเรื่องอะไรปฏิบัติได้ตามแผนมีเรื่องอะไรไม่สามารถปฏิบัติได้ตามแผนหรือปฏิบัติแล้วไม่ได้ผล การตรวจสอบนี้จะทำให้การดำเนินการประสบความสำเร็จตามแผนที่วางไว้ การประเมินแผน อาจประกอบด้วยการประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงานและการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้
การปรับปรุงแก้ไข Action = A
เมื่อเรา Check แล้ว พบว่า มีปัญหาหรือความบกพร่องแล้วลงมือแก้ไข ซึ่งในขั้นนี้อาจพบว่าประสบความสำเร็จหรืออาจพบว่ามีข้อบกพร่องอีกด้วย ต้องตรวจสอบเนื้อของงาน เพื่อหาทางแก้ไข และประเมินวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควรแก้ไข ปรับปรุงอีกหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีกจึงเป็นการทำไปเรื่อยๆ ไม่มีการหยุดเป็นการพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ เป็นการพัฒนาอย่างยั่งยืน
การนำทฤษฎี PDCA (Plan-Do-Check-Act) มาปรับใช้กับการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในครั้งนี้ดังนี้
Plan (วางแผน): เริ่มต้นด้วยการระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เช่น การพัฒนาทักษะเฉพาะด้าน การเพิ่มความรู้ในสายงาน ฯลฯ จากนั้นวางแผนกระบวนการที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
Do (ลงมือปฏิบัติ): ดำเนินการตามแผนที่วางไว้โดยการนำกระบวนการต่างๆ ไปปฏิบัติในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เช่น การทำงานในสถานที่จริง การเข้าร่วมการอบรม หรือการทำงานร่วมกับทีมงาน
Check (ตรวจสอบ): ประเมินผลการดำเนินการโดยการรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์ เพื่อดูว่าการฝึกประสบการณ์วิชาชีพนั้นเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ที่เกิดขึ้น
Act (ปรับปรุง): นำผลการตรวจสอบมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน หากพบข้อบกพร่องหรือปัญหา ควรทำการแก้ไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น และนำกระบวนการที่ปรับปรุงนี้ไปใช้ในครั้งต่อไป
การนำทฤษฎีมาประยุกต์ใช้ในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ
Plan (วางแผน): เริ่มต้นด้วยการระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เช่น การพัฒนาทักษะเฉพาะด้าน การเพิ่มความรู้ในสายงาน ฯลฯ จากนั้นวางแผนกระบวนการที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
Do (ลงมือปฏิบัติ) : ดำเนินการตามแผนที่วางไว้โดยการนำกระบวนการต่างๆ ไปปฏิบัติในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เช่น การทำงานในสถานที่จริง การเข้าร่วมการอบรม หรือการทำงานร่วมกับทีมงาน
Check (ตรวจสอบ): ประเมินผลการดำเนินการโดยการรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์ เพื่อดูว่าการฝึกประสบการณ์วิชาชีพนั้นเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ที่เกิดขึ้น
Act (ปรับปรุง): นำผลการตรวจสอบมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน หากพบข้อบกพร่องหรือปัญหา ควรทำการแก้ไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น และนำกระบวนการที่ปรับปรุงนี้ไปใช้ในครั้งต่อไป
หลักการวิเคราะห์ SWOT
ปัญหาในการทำงานเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องเจอและก็ไม่มีคนที่ประสบผลสำเร็จ คนไหนที่ไม่เคยผ่านปัญหามาก่อนไม่ว่าจะเป็นการประสานงานกับประชาชน กับเพื่อนร่วมงานกับนายจ้างหรือจากการทำงานของตน ในการแก้ไขปัญหาในแต่ละเรื่องมีวิธีแตกต่างกัน เราไม่อาจใช้วิธีแบบเดียวกับทุกปัญหาได้ แต่ไม่ใช่ว่าเมื่อเกิดปัญหาขึ้น เราจะต้องคิดใหม่ทำใหม่ทุกครั้ง เพียงเรามีหลักคิดที่เรียกว่า ศิลปะการแก้ไขปัญหาก็ช่วยให้การแก้ปัญหานั้นง่ายขึ้น คิดแบบยืดหยุ่น สิ่งที่อันตรายที่สุดเมื่อเกิดปัญหาขึ้น ไม่ได้อยู่กับที่ปัญหานั้นรุนแรงแค่ไหน แต่อยู่ที่แก้ปัญหาอย่างไร
การแก้ปัญหาเป็นสิ่งยากยิ่ง เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการวิเคราะห์แล้ววางแผนที่ดีเพื่อให้ปัญหาหมดไป และยิ่งถ้าเป็นการแก้ปัญหาภายในองค์กรใหญ่ๆด้วยนั้น ย่อมต้องมีการคิดวิเคราะห์ที่รอบคอบ ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่จึงนิยมแบบการคิดวิเคราะห์แบบ SWOT เพราะเป็นหลักการที่ทำให้เกิดกระบวนการคิดที่มีความละเอียด รอบคอบ และมีประสิทธิภาพมาก
ความหมายของตัวอักษรSWOT
1.Strengths จุดแข็ง
2. Weaknesses จุดอ่อน
3. Opportunities โอกาส
4. Threats อุปสรรค
S หรือ Strengths จุดแข็งหรือจุดเด่น ให้ตัวนักศึกษาศึกษาถึงความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถที่นำมาใช้ในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ใช้ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
-มีความอยากเรียนรู้ ศึกษาสิ่งใหม่ๆ
-มีความตั้งใจและปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ
-มีความอดทนในการปฏิบัติงาน เพราะงานบางอย่างมีความยาก ต้องใช้เวลาในการดำเนินการ
W หรือ Weakness จุดด้อยหรือจุดอ่อน อาจจะเป็นปัญหาหรือข้อบกพร่องในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ทำให้งานเกิดความล่าช้า ซึ่งควรหาวิธีในการแก้จุดอ่อนนี้ เพื่อจะได้เป็นประโยชน์ในการทำงาน
-ถ้าทำงานในส่วนที่ตนเองไม่มีความถนัดและไม่เข้าใจ จะทำให้การทำงานล่าช้า
-ยังแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ายังไม่ค่อยได้
-ปัญหาการใช้เทคโนโลยีโปรเเกรมคอมพิวเตอร์ที่ไม่เชี่ยวชาญ
O หรือ OPPORTUNITIES โอกาส ที่จะได้รับจากการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ นับว่าเป็นสิ่งที่ดีที่ได้เรียนรู้ ได้ร่วมงานกับสำนักปลัด กองสวัสดิการ กองสาธารณสุข กองงานป้องกันบรรเทาสาธารณภัย กองงานประชาสัมพัมธ์ กองยุทธศาสตร์ กองช่าง
-นำความรู้ที่ได้เรียนมาใช้ให้เกิดประโยชน์ภายในสถานที่ฝึกประสบการณ์
-รับคำแนะนำตลอดการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ
T หรือ THREAS อุปสรรค ที่มีผลต่อการฝึกประสบการณ์วิชาชีพที่ทำให้งานเกิดความล่าช้า
-ความรู้ความเข้าใจในหน่วยงานยังมีไม่มากพอ
-การทำงานต้องพบกับบุคคลจำนวนมาก ทำให้การสื่อสารมีความผิดพลาด ทำให้เกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน