1. ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Access
ไมโครซอฟต์แอคเซส Microsoft Access หรือเรียกสั้นๆว่าแอคเซส เป็นโปรแกรมทางด้านการจัดการฐานข้อมูล (Database Management) ที่มีขีดความสามารถสูงแต่ใช้งานง่าย ผู้ใช้สามารถใช้แอคเซสในการจัดการฐานข้อมูล,ค้นหาข้อมูล, และนำข้อมูลเหล่านั้นมาแสดงในแบบฟอร์มที่สวยงาม หรือจัดพิมพ์เป็นรายงานได้อย่างง่ายดาย
โปรแกรม Access นั้นยังมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการในระดับสูง เช่น เชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่าย การนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกมาเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำได้อย่างง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรม VBA ให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากขึ้น
2. ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Access
Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น
ลักษณะงานเหมาะกับ Microsoft Access
งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)
งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)
งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)
งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)
งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)
งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)
3. โครงสร้างของโปรแกรม Microsoft Access
3.1 ตาราง (table) ใช้สำหรับเก็บข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งแต่ละตารางจะประกอบไปด้วยเขตข้อมูล (Field) และระเบียน (Record)
3.2 แบบสอบถาม (queries) ใช้สำหรับดูข้อมูล ค้นหาข้อมูล ตรวจสอบ แก้ไข เพิ่มเติม หรือลบข้อมูลที่ต้องการ
3.3 ฟอร์ม (form) ออกแบบมาเพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้สำหรับป้อนข้อมูลและแสดงข้อมูล
3.4 รายงาน (report) ออกแบบมาให้มีการจัดรูปแบบ มีการคำนวณและพิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้ รวมทั้งมีการสรุปผลของข้อมูลที่เลือก ซึ่งสามารถดูรายงานก่อนพิมพ์ได้
3.5 แมโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งที่ทำงานแบบอัตโนมัติ จัดเป็นโปรแกรมประเภทหนึ่งสามารถกำหนดเงื่อนไขการทำงานได้ เช่น ตรวจสอบค่าเพื่อเลือกทำหรือไม่ทำคำสั่งที่กำหนดไว้หรือสามารถนำแมโครมาช่วยทำงานในลักษณะต่าง ๆ
3.6 โมดูล (module) เป็นการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา VBA (Visual Basic for Application) ซึ่งใช้ในการทำงานที่ค่อนข้างซับซ้อนกว่าการใช้แมโคร เพื่อให้ได้ฟอร์มหรือรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
4. การเข้าใช้งานโปรแกรม Microsoft Access
4.1 การเข้าใช้งานโปรแกรม Microsoft Access การเข้าใช้งานโปรแกรม Access สามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม Start และเลือก Access 2016 เพื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access 2016
