3.2 คำอธิบายข้อมูล (Data Description) ในแต่ละชื่อแอททริบิวท์ควรมีคำอธิบายแสดงความหมายเพื่อขยายความชื่อข้อมูลนั้น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายและสะดวก เนื่องจากในบางซอฟต์แวร์อาจมีข้อจำกัดในเรื่องจำนวนตัวอักขระที่ใช้ในการกำหนดชื่อข้อมูล ดังนั้น การอธิบายขยายความชื่อข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องดำเนินการจัดทำให้ชัดเจน เช่น

- Payment: เก็บข้อมูลช่องทางการชำระเงิน เงินสด บัตรเครดิต เก็บปลายทาง

- Photo: เก็บรูปภาพสินค้า สกุล .png .jpg

 3.3 ชนิดของข้อมูล (Data Type) ในพจนานุกรมข้อมูล แต่ละชื่อแอททริบิวท์ควรมีการกำหนดอย่างชัดเจนว่า ข้อมูลนั้น ๆ มีรูปแบบชนิดใด ตัวอย่างเช่น เป็นตัวอักขระ ข้อความ วันที่ เวลา ตัวเลข รูปภาพ เสียง

 3.4 ขนาดของข้อมูล (Data Size/ Data Length) ขนาดของข้อมูลหรือความยาวสูงสุดที่ชื่อข้อมูลนั้นจะสามารถจัดเก็บได้ เช่น

-    ความยาวของ Phone มีความยาวได้ทั้งสิ้น 10 อักษร

-    ความยาวของ Address มีความยาวได้ทั้งสิ้น 100 ตัวอักษร

-    ขนาดของ GPA มีได้ 0 – 4.00

3.5 คีย์ (Key) แอททริบิวต์ที่เป็นคีย์หลัก (Primary Key) หรือคีย์นอก (Foreign Key) เพื่อประโยชน์ของการอ้างอิงความสัมพันธ์

3.6 ตารางอ้างอิง (Reference Table) กรณีที่แอททริบิวต์นั้นเป็น Foreign Key ต้องระบุตารางที่เชื่อมโยงข้อมูลกัน

3.7 รายละเอียดอื่น ๆ (Remark) ในพจนานุกรมข้อมูลอาจมีรูปแบบและรายละเอียด อื่น ๆ ที่เพิ่มเติมแตกต่างกันออกไปตามความเหมาะสมและความเห็นของนักวิเคราะห์ระบบ

พจนานุกรมข้อมูลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการข้อมูล ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างความเข้าใจร่วมกัน ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกับข้อมูล