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GMAIL
Lo primero que tendrás va a ser un correo con tu nombre y la extensión @azenea.com. Este correo será el que utilizarás para darte de alta en todas las demás herramientas que requieran de un alta con un email.
A través de este correo accederás a la plataforma y tendrás tu app de correo en Gmail, con todas las demás herramientas de Google a las que podrás acceder (calendario, Meet, Drive…).
En la bandeja de entrada de Gmail tendrás acceso a todos los correos que te remitan los compañeros y a todos los correos que te remitan los clientes a través de la plataforma. Es decir, que los correos que hay en la plataforma se replican en tu bandeja de entrada de Gmail para que te resulte más fácil gestionarlos.
Y desde el propio Gmail también puedes contestarlos y tus respuestas igualmente se replicarán en la plataforma SIEMPRE QUE VAYAN DIRIGIDAS AL CORREO ELECTRÓNICO QUE TU CLIENTE TIENE EN FINUTIVE. Este truco de productividad y esta funcionalidad puede permitirnos mejorar una métrica muy importante en el plan de carrera: tiempo medio de respuesta.
Además, de este modo el cliente percibe que automáticamente nos ponemos con su petición, aunque le digamos que ahora mismo no puede estar. En cualquier caso, ya la planificas y no dejamos al cliente en vilo sin saber si estamos en ello. Esto mejora drásticamente su experiencia de nuestro servicio.
AVISO HÍPER IMPORTANTE RESPECTO AL USO DE GMAIL:
AVISO HÍPER IMPORTANTE RESPECTO AL USO DE GMAIL:
NUNCA DEBES ESCRIBIR AL CLIENTE DESDE GMAIL SIN PONER EN COPIA ESTE CORREO QUE LO VINCULA A LA PLATAFORMA, YA QUE SI LO HACES, TUS CONVERSACIONES NO SE QUEDARÁN REGISTRADAS EN FINUTIVE Y NO PODREMOS TENER EL HISTÓRICO DE TODO LO QUE SE HA COMENTADO CON EL CLIENTE.
CONFIGURA TU FIRMA DEL CORREO
CONFIGURA TU FIRMA DEL CORREO
Aquí te enseñamos cómo debes configurar tu firma de correo electrónico.
*Antes de hacerlo, recuerda que tuviste que haber enviado tu foto corporativa con fondo blanco, para que nuestro equipo pueda editarla y montar tu firma.
CALENDARIO DE GMAIL
Una de las cosas esenciales que vas a tener que hacer es vincular el calendario de Gmail con la app Calendly. De este modo, las reuniones que otros compañeros o que los clientes te reserven, te aparecerán en el calendario y podrás tener una agenda de tus reuniones para que no te saltes ninguna.
AIRCALL
Aircall es la app de telefonía que usamos. Debes tenerla puesta en tu ordenador y abrirla todas las mañanas cuando empieces a trabajar, para poder recibir llamadas de los clientes.
Aquí te dejamos el link para descargar la aplicación y un vídeo con las instrucciones para instalarla y el funcionamiento básico. Si no lo has recibido, pídenos que te enviamos el email con la invitación para que crees tu contraseña y te descargues la app para Windows.
MUY IMPORTANTE:
MUY IMPORTANTE:
Después de una llamada telefónica, acostúmbrate a dejar por escrito las conclusiones de la conversación.
CRISP
Es una herramienta que nos permite centralizar las conversaciones de Whatsapp con los clientes. Este canal de comunicación solo está disponible para aquellos clientes con packs premium o superior de contable y fiscal. Nos permite dar una comunicación más fluida a aquellos usuarios que reciben cierres contables y más recurrentemente.
Las notificaciones llegan al email y recibiréis una formación específica llegado el momento 🙂 . Aunque no tengáis clientes premium es importante que la conozcáis si dais soporte a compañeros que los tienen.
Timetracker y Registro de Jornada:
Es fundamental comprender que Timetracker y Bizneo cumplen funciones distintas y complementarias dentro de la gestión de la empresa.
Bizneo (Software de Gestión interno de RR.HH.): Este es el sistema corporativo interno que tiene como objetivo principal la gestión administrativa de Recursos Humanos. Su función es actuar como registro oficial de las horas trabajadas (fichaje de entrada y salida) según la normativa laboral y como plataforma de comunicación interna de RR.HH.
Timetracker (Finalidad Productiva y Analítica): El Timetracker, por otro lado, es una herramienta de gestión de la productividad. Su finalidad es analizar y mejorar la eficiencia de las asesorías. Permite registrar a qué proyectos y clientes específicos se dedica el tiempo de trabajo, lo cual facilita la detección de flujos de trabajo eficientes y la distribución equitativa de las cargas de trabajo entre el equipo.
En resumen: Bizneo registra cuánto tiempo se ha trabajado legalmente. El Timetracker registra en qué se invierte ese tiempo y proporciona datos clave para la toma de decisiones estratégicas.
Recursos adicionales
Manual completo del Timetracker.
Vídeo cápsula de explicación del funcionamiento del Timetracker.
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