Ofte stilte spørsmål

• Hver skole har en eller flere ressurspersoner IKT. Henvend deg først til en av dem eller en kollega, om du har spørsmål eller trenger hjelp. Alle rutiner for Chromebook ligger i Kvalitetssystemet, men vi har samlet noen av de ofte stilte spørsmål her:

Når Chromebook skal deles ut, er det viktig å følge rutinene som er beskrevet i Kvalitetssystemet. Den oppdateres årlig, avhengig av type Chromebooks som kjøpes inn hvert år, sjekk at oppskriften fungerer før du eventuelt skriver den ut. Det beste er å dele lenken til rutinen i Kvalitetssystemet, men ved behov for utskrift velger du at dato for utskrift er på utskriften. Kast utskriften når innrullering er fullført. Lagrer dere en kopi av rutinen på Google Disk? Det er litt uheldig da det kan være gammel versjon. Ha evt et Google Dokument med lenke til Kvalitetssystemet.

Obs! Rett nettverk og nytt passord sendes skolene fra IKT Brukerstøtte hver august. Det er elever i 1., 5. og 8.trinn får nye Chromebooks.

Denne tar for seg følgende:

1. Sjekkliste for lærere

2. Dagen før utdeling

3. Utdeling

For nye elever, vil Google-konto være klar dagen etter at elevens bruker er opprettet i Vigilo.

Eierskap på CB - Ny CB må innrulleres på eleven som skal «eie» CB. Når brukt CB overføres til ny elev må skolen sende serienummer til 8888 og gi beskjed om ny «eier», navn/ brukerident.

Alle rutiner for Asker kommune ligger i Simpli (Kvalitetssystemet), og her ligger det samlet rutiner for Skole - Teknologi.

Tips! I Kvalitetssystemet kan du stjernemerke ulike rutiner, slik at du raskt kan finne tilbake til dem under Mine favoritter i venstremenyen.

• Hvor ofte, hvor lenge og variert man bruker Chromebook i undervisningen, kan påvirke elevens helse. Derfor er det viktig å tenke på både arbeidsstilling og fysisk aktivitet - og ikke minst variere undervisningen. Dette siste er ganske greit å få til med en Chromebook, fordi den raskt kan lukkes/logges av, for så å kunne gjenopta arbeidet uten å miste tråden. 

• Du kan lese mer om anbefalinger fra ergoterapitjenesten på Asker kommune sine nettsider.

• Undervisningsopplegget Min planet - Mine vaner inneholder også tips rundt mental og fysisk helse.

Det er flere ting både elever og lærere kan forsøke selv, for å rette opp i enkle feil. Trenger du rask hjelp til å rette opp i feil på Chromebook? Lagre denne sjekklisten som favoritt i nettleser eller last ned, skriv ut og heng opp i klasserommet. Det er mye mestring i å klare det selv! Er du usikker, kontakter du Ressursperson IKT på din skole.

Full rutine for Feil og reparasjon i Kvalitetssystemet

• Delta på nettverk for ressurspersoner IKT

• Lete på Ressurssiden for ressurspersoner IKT

• Snakk med din nærmeste leder om du føler at din rolle er uklar eller overveldende

• Ta kontakt med oss på Seil

• IKT-brukerstøtte

• Informasjonssikkerhet (Simpli)

• Informasjonssikkerhet og personvern

• Personvernerklæring GWfE

• Personvern i askerskolen

• Innstillinger Chromebook (elever)

• Læreren kan benytte Blocksi

Prøv først en annen lader, da den du har kan være defekt. Sjekk også at du har plugget laderen skikkelig inn i kontakten.

Dersom en CB er fullstendig tom for strøm har man erfart at den kan være vanskelig å «vekke opp» igjen. Løsningen kan være å sette inn lader på venstre side av CB og la den stå (På de gamle er det kun én side som gjelder). Vi har erfart at den i noen tilfeller må lades i et døgn før man får liv i den. Forsøk evt «hard reset»: 

• Hold Reload (snurrepil på tastaturet) inne samtidig som du holder AV/PÅ knappen inne i 20sek. 

• Slipp begge taster/knapper og start på vanlig måte. 

Sjekk ut dette undervisningsopplegget for hvordan ta vare på Chromebook og egen helse Min planet

• Delta på nettverk for ressurspersoner IKT

• Engasjere deg i Google Chat

• Del erfaringer og tips med kolleger i fellestid, benytt gjerne tips fra Nyhetsbrevet

• På denne siden er det oppdatert oversikt over digitale læremidler

• Du kan benytte alle kjernetjenestene fra Google Workspace for Education, samt noen tilleggstjenester

• Kvalitetssystemet

• I løpet av et skoleår, oppretter lærere og elever store mengde filer. Noe ønsker man å spare på eller gjenbruke, men resten blir ofte liggende. Dersom man ikke har en løpende rutine for å ta stilling til dette, anbefales det å følge slette- og rydderutinen. Gjennom denne prosessen kan man også få elevene til å plukke ut, vurdere og organisere sine filer, i en mappe på Disk, en nettside eller i Classroom. Det finnes også muligheter for både lærere og elever som slutter i askerskolen å kunne ta med seg filer videre. Alle disse rutinene er beskrevet her, og anbefalingen er å utføre dem minst én gang hver skoleårsslutt. 

• Skolene må huske å overføre eierskap i Classroom dersom en lærer slutter midt i et skoleår. Dersom Classroomet ikke overføres til ny lærer, vil dette Classroomet bli utilgjengelig for bruk. Det beste er selvsagt at den læreren som slutter overfører FØR hen slutter - men dersom dette ikke blir gjort, har vi noe tid (opp til 90 dager) på å gjenopprette konto og overføre til ny lærer. Meld i såfall inn til brukerstøtte. Dette kan også gjelde i delte mapper på Min Disk!

• IKT vil sende mail til skolens mail når en lærer har blitt deaktivert; på denne måten kan skolen ta stilling til hvem det er som skal være eier av Classroomet videre. Dersom skolen ikke gir tilbakemelding, blir Classroomet slettet.

• Og så en liten påminnelse til alle: Husk å arkivere alle Classroom som ikke lenger er i bruk - det er MANGE Classroom der ute som ikke lenger brukes!

• Se ellers

  • Avslutning av skoleår Chromebook

  • Digital bærekraft (tips til slette/rydde og organisere)

• På Kompetanseplanen finner du oversikt over alle kurs og nettverk for lærere i askerskolen, samt Utstyrsbank

• Kvalitetssystemet

All saksbehandling av personsensitive opplysninger skal lagres i rett saksbehandlingssystem, pdd P360.

• Dokumentasjon og arkivering (Simpli)

• Kom i gang med P360 og Chromebook

• Se denne presentasjonen: Saksbehandling i askerskolen - Hvorfor og hvordan? 

• Kvalitetssystemet

• Du har tilgang til Outlook og Teams for å kommunisere utover askerskolen med andre samarbeidspartnere i kommunen, f. eks PP-tjenesten.

• Du har samme brukernavn og passord til alle tjenester du benytter

• Det er alltid viktig med en dialog mellom skolen og elev og foresatte i slike tilfeller. I Kvalitetssystemet finner du skademelding, hvordan vurdere skader og informasjon om eventuell erstatning og oppfølging. 

Systemer vurderes i forhold til 

• formål & funksjonalitet

• personvern & sikkerhet

Databehandleravtale og DPIA (risikovurdering) gjennomføres før godkjennelse

• Ingen tjenester/systemer – små eller store -  skal tas i bruk før de har vært gjennom en vurdering av sikkerhet og personvern.

• De registrerte – brukerne – skal være med i deler av prosessen

• Minimum årlig revisjon

Mål: Alle elever og ansatte skal kunne lære og arbeide i trygge omgivelser.

NB! Når en bruker (elev, ansatt)  bruker Chromebook, er denne logget på Google. Det betyr at det innhentes personopplysninger.  

To typer personopplysninger

• De personopplysninger vi henter inn fra Vigilo - brukes for at vi skal kunne bruke andre systemer for eksempel digitale læremidler, engage osv.

• De personopplysninger vi produserer som brukere og som kan fortelle om oss om elever, foresatte, ansatte eller andre på en eller annen måte.

→ Personvernerklæring Asker kommune

Kan skolen gjøre anskaffelse på egen hånd?

Når skolene ønsker å anskaffe systemer på egenhånd, skal disse godkjennes av porteføljeforum.  

En del av godkjenningsprosessen må en påregne vil omfatte vurdering  av personvernkonsekvenser.  

• Tilgang til FEIDE blir bare gitt når et system er godkjent.

• Kvalitet og forvaltning vil bistå skolene i et slikt arbeid.

• Rutiner skal lages slik at de finnes i kvalitetssystemet.

Enn når virksomhetene likevel bruker systemer som ikke er godkjente? 

Virksomhetsleder er ansvarlig.

Skolen skal ha oversikt over de systemer som skolen selv har anskaffet.

• Databehandleravtale (kvalitetssytemet)

• Behandlingsprotokoll

DPIA – vurdering av personvernkonsekvenser (kvalitetssytemet)

Til slutt

Ha orden i eget hus

• Alle elever og ansatte skal kunne jobbe i trygge omgivelser

• Fokus på personvern i det daglige - på skolen, i klasserommet

• Skal alle ansatte ha tilgang til alt?

• Tofaktorautentisering vil bli satt på de fleste systemer.

Overføringsgrunnlag

• De fleste leverandører bruker datasentre som er eid av amerikanske selskap.

• Grunnlaget som gjaldt for overføring av data (overføringsgrunnlag) er kjent ugyldig i pr, juli 2020.

• Når en elev melder flytting fra kommunen, vil kontoen slettes. Derimot, dersom man vet at eleven planlegger å komme tilbake er det mulig for skolen å melde 8888 for å be om at elevens konto settes i karantene. Finn mer informasjon om elever som flytter, se i Kvalitetssystemet.

• I et skoleforløp kan det av ulike grunner være elever som bytter skole innad i kommunen. Her kan du lese hva som skjer med nye elever som kommer til din skole eller skal bytte fra din skole i Kvalitetssystemet