Vigilo rutiner og nyheter

Målgruppe: Skole-leder, SFO-leder og enhetsadministrator (*) 

Årlig gjennomgang av rutiner, årshjulskurs og nyheter i Vigilo, samt roller og tilganger, kommunikasjon skole-hjem og elevoppfølging. 

Velg mellom:

• Uke 33 Mandag 11.08.2025 kl 10.00 - 11.00 

• Uke 33 Fredag 15.08.2025 kl. 09.15 - 10.15

• Uke 34 Tirsdag 19.08.2025 kl. 12.00 - 13.00

• Uke 34 Onsdag 20.08.2025 kl. 10.00 - 11.00

*Rollene “Skole-leder”, “SFO-leder” og “Enhetsadministrator” må være tilstede. 

Introduksjon for nye foresatte

Målgruppe: Foresatte.

To korte introduksjonsfilmer, som ligger på Vigilo/asker/. Velg «Forelder» som rolle for å finne aktuelle videoer og hjelpesenter. Brukes gjerne i oppstartsmøter eller første foreldremøte.

• Video 1: Vigilo Foreldreportal - app og nettportal

• Video 2: Sikker kommunikasjon

• Hjelpesenter foresatte

Innføringskurs for nyansatte i skole

Målgruppe: Skole-ansatt 

Hvordan komme i gang med Vigilo som nyansatt? Dette interaktive kurset gir en veiledning i hvordan man kan bruke Vigilo i hverdagen. Du navigerer deg gjennom en skolehverdag, og går gjennom en blanding av videosnutter og oppgaver knyttet til hverdagsoppgaver for skoleansatte.

Klikk på lenken til høyre for å finne det interaktive kurset. Passordet er delt med skoleledelse/merkantil på webinaret Rutiner, Årshjul og Nyheter

Grunnkurs for nye SFO-ledere

Obligatorisk for nye

Målgruppe: Nye SFO-ledere

Introduksjon til grunnleggende funksjonalitet for inn- og utsjekk, saksbehandling søknader/oppsigelser, fakturering m.m.

Velg mellom:

• Uke 33 Tirsdag 12.08.2025 kl. 09.00 - 12.00

• Uke 36 Fredag 05.09.2025 kl. 09.00 - 12.00

Vigilo for viderekommende SFO-ledere

Målgruppe: SFO-ledere

Rask repetisjon av grunnleggende funksjonalitet, deretter nytt og nyttig

Velg mellom:

• Uke 33 Tirsdag 12.08.2025 kl. 12.00 - 15.00

• Uke 36 Fredag 05.09.2025 kl. 12.00 - 15.00

Grunnkurs for nye skoleledere

NB! Obligatorisk for nye

Målgruppe: Nye Skole-ledere

Introduksjon til grunnleggende funksjonalitet for elev- og ansattadministrasjon, samt fravær, vurdering, lister, rapporter m.m.

• Uke 33 Onsdag 13.08.2025 kl. 09.00 - 12.00

• Uke 37 Onsdag 10.09.2025 kl. 09.00 - 12.00

Vigilo for viderekommende skoleledere

Målgruppe: Alle med rollen Skole-leder og enhetsadministrator

Rask repetisjon av grunnleggende funksjonalitet, deretter innføring/repetisjon timeplanlegging.

• Uke 33 Onsdag 13.08.2025 kl. 12.00 - 15.00

• Uke 37 Onsdag 10.09.2025 kl. 12.00 - 15.00

Workshop Skole & SFO

Målgruppe: Skole-leder, SFO-leder, Merkantil, Enhetsadministrator

Frivillig egenarbeid med timeplan, saksbehandling søknader, vikarhåndtering, fakturering m.m. eller bli bedre kjent med annen funksjonalitet i Vigilo - med støtte fra Systemansvarlig og Superbrukere. Du vil bli bedt om å oppgi ditt eget tidsrom for oppmøte ved påmelding

• Uke 38 Tirsdag 16.09.2025 kl. 09.00 - 15.00

Kommunikasjon skole-hjem (Obligatorisk)

Målgruppe: Alle ansatte skole og SFO

Obligatorisk årlig webinar med gjennomgang av kommunikasjonsløsningene i Vigilo. Hensikten er å redusere personvernavvik og styrke kommunikasjonsflyten.

Velg mellom:

• Uke 33 Fredag 15.08.2025 kl. 10.30 - 11.00

• Uke 34 Tirsdag 19.08.2025 kl. 14.00 -14.30

• Uke 35 Tirsdag 26.08.2025 kl. 14.30 - 15.00

Elevmappen - Generelle Brev

Målgruppe: Ansatte med rollen Saksbehandler Generell Brevproduksjon

Gjennomgang av hvordan bruke dokumentmaler som Utviklingssamtaler, Elevsamtaler, Logg og møtereferater, samt SvarUT til foresatte. 

Velg mellom:

• Uke 33 Fredag 15.08.2025 kl. 12.00 - 12.30

• Uke 34 Tirsdag 19.08.2025 kl. 14.30 - 15.00

• Uke 35 Tirsdag 26.08.2025 kl. 15.00 - 15.30

Tilretteleggingsmappe - Særskilt elevoppfølging

Målgruppe: Ansatte med tilgang til Tilretteleggingsmappe

Gjennomgang av hvordan bruke dokumentmaler som IOP, Årsrapport, kartlegginger, observasjoner m.m.

Velg mellom:

• Uke 33 Fredag 15.08.2025 kl. 14.00 - 14.30

• Uke 34 Tirsdag 19.08.2025 kl. 15.00 - 15.30

• Uke 35 Tirsdag 26.08.2025 kl. 14.00 -14.30

PAS – nasjonale prøver, 30 min. 

Målgruppe: Skole-ledere, inspektører og merkantilt ansatte

I september starter de nasjonale prøvene. I dette kurset går vi gjennom det å opprette prøvegrupper og tildele 

prøveansvarlig i Vigilo. Det inkluderer også å opprette funksjonen prøveansvarlig. Dette er en ryddig måte å 

organisere skolens elever for nasjonale prøver, og deretter overføre gruppeinformasjonen til PAS på en enkel måte.

Velg mellom:

• Uke 34 tirsdag 19.08.2025 kl 14.00 – 14.30

• Uke 34 torsdag 21.08.2025 kl 10.00 – 10.30

Nyheter (funksjon)

Målgruppe: Skole-ledere/skole-ansatte

Hvordan får vi foreldregruppa på rett side fra starten av? Foreldre flest ønsker å vite hva som skjer på skolen. Men 

barna kommer bare med svar om at det har «vært greit» og de gjorde «det vanlige» på skolen i dag. 

Nyhetsfunksjonen i Vigilo blir skolens helt egne sosiale medium når det brukes nok til at det er en levende og oppdatert informasjonskanal. Den gjør informasjonen lett tilgjengelig med det samme foresatte går inn i appen. Vår 

erfaring er at informerte foreldre også er fornøyde foreldre. Nyheter brukes best når de gjenspeiler ulike nivå i skolens aktivitet. Derfor er det lurt at ledere og kontaktlærere, så vel som faglærere gjør nyhetsfunksjonen til en 

levende kanal.

Velg mellom:

• Uke 35 tirsdag 26.08.2025 kl 10.00 – 10.30

• Uke 35 onsdag 27.08.2025 kl 14.30 – 15.00

Påmeldinger foreldresamtaler/møter 

Målgruppe: Skole-leder/skole-ansatt 

Det er straks tid for samtaler og møter. Skal man sette opp en masse avtaler, for så å måtte bytte timer som ikke passer? Eller skal vi stole på at de foresatte ikke, med varierende grad av uflaks overtar andres tider i et felles, åpent 

dokument? Dette kurset viser hvordan Vigilos løsning gir kontaktlærer regi på når møtene skal være, samtidig som de foresatte opplever at valgmulighetene gir dem fleksibilitet. 

Påmeldingsfunksjonaliteten er også svært nyttig for enkle undersøkelser av elever og foresattes ønsker, enten det gjelder tidspunkt for sosial aktivitet, foretrukket 

valgfag, turalternativ eller hva man kan ta med til skolefrokost.

Velg mellom:

• Uke 37: Onsdag 10.09.2025 kl 09.00 – 10:00

• Uke 37: Torsdag 11.09.2025 kl 14.00 – 15:00

Vikarhåndtering og variabel lønn 

Målgruppe: Skole-leder 

Når høsten kommer nærmere, øker behovet for effektiv vikarsetting i takt med spredningen av diverse virus og 

bakterier. I kjølvannet av pandemien er vi mer forsiktige, og terskelen for å holde seg hjemme synker. Ikke la arbeidet med vikarsetting komme i veien for at eleven får et best mulig undervisningstilbud. Vi trenger også å sikre at vikarene får lønn for timene sine.

Velg mellom:

• Uke 38: Torsdag 18.09.2025 kl 09:00 – 10:00

• Uke 39: Mandag 22.09.2025 kl 13:00 – 14:00

Vurdering: Frister, publisering og VIGO 

Målgruppe: Merkantilt ansatte og Skole-ledere 

Fram mot jul er det noen ganske overkommelige innstillinger som må på plass i løsningen. I dette kurset tar vi for 

oss vurderingsfrister, publisering av vurdering, og tar også en rask kikk på hvordan vi oppretter VIGO-filer. Dermed 

skulle man være klar for at lærerne kan legge inn sine vurderinger, og alle blir fornøyde.

Velg mellom:

• Uke 39: Torsdag 25.09.2025 kl 12:00 – 13:00

• Uke 40: Tirsdag 30.09.2025 kl 09:00 – 10:00

Klargjøring neste skoleår (Obligatorisk)

Målgruppe: Skoleleder/merkantil*

• Uke 49: Onsdag 03.12.2025 kl. 12.00 - 12.30

*Skolene avgjør selv hvem som deltar

Opprette nytt skoleår 

Målgruppe: Skole-leder

Når de ansatte går inn i juleverkstedsmodus vet ledelsen på skolen at det er på tide å tenke at etter nyttår skal et nytt skoleår forberedes. Dette kurset gjør deg forberedt til å opprette nytt skoleår i Vigilo, og viser hvordan man endrer skoleår. Videre går man gjennom noen av de vanlige fallgruvene som man skal være oppmerksom på når 

man oppretter et nytt skoleår.

Velg mellom: 

• Uke 50: Tirsdag 09.12.2025 kl 13:00 – 13:30

• Uke 50: Onsdag 10.12.2025 kl 10:00 – 10:30

Timeplan: Fag- og timefordeling: Faggrupper, fremmedspråk og valgfag

Målgruppe: Timeplanansvarlig

Timeplanlegging er en omfattende prosess. Dette kurset tar en gjennomgang av den tidlige fasen dette, og hjelper med å legge grunnlaget for timeplanleggingen. 

Velg mellom:

• Uke 4: Tirsdag 20.01.2026 kl 12:00 – 14:00

• Uke 4: Torsdag 22.01.2026 kl 09:00 – 11:00

Muntlig eksamen / Eksamensgjennomføring

Målgruppe: Skole-leder

Lokalt gitt muntlig eksamen kan by på administrative utfordringer, og da er det en avgjørende suksessfaktor at man 

er trygg på hvordan Vigilo kan være til hjelp i denne prosessen. I dette kurset går vi gjennom arbeidet med å 

opprette de ulike eksamensgruppene, legge til de aktuelle elevene for gruppene og legge til eksaminator. Den siste 

del av prosessen for å administrere muntlig eksamen går på å registrere vurderinger i Vigilo. 

Velg mellom:

• Uke 6: Tirsdag 03.02.2026 kl 12:00 – 14:00

• Uke 6: Torsdag 22.01.2026 kl 09:00 – 11:00

Nytt SFO-år (Obligatorisk)

Målgruppe: SFO-leder

• Fredag 13.02.2026 kl 09.00 - 15.00

Elevregistrering - tildeling av grupper

Målgruppe: Skole-leder

Å finne den mest hensiktsmessige sammensetningen av klasser/basisgrupper kan by på utfordringer. Vigilo har 

gode muligheter for å prøve ut ulike scenarier før man konkluderer. Dette kurset gir skoleleder god innføring i 

hvordan dette arbeidet gjøres. 

• Uke 7: Onsdag 11.02.2026 kl 14:00 – 14:30

• Uke 11: Tirsdag 10.03.2026 kl 11:00 – 11:30

Påmeldinger valgfag

Målgruppe: Skole-leder

Gå inn i påsken vel vitende om at dere har lagt til rette for at elevenes ønsker for neste års valgfag. Når april kommer gir man informasjon om de ulike valgfagene, men løsningen for å levere prioriterte valg er allerede på plass 

etter dette kurset i påmeldinger.

• Uke 13: Mandag 23.03.2026 kl 14:00 – 14:30

• Uke 13: Onsdag 25.03.2026 kl 10:00 – 10:30

Timeplan: Spesialundervisning

Målgruppe: Skole-leder og timeplanansvarlig 

Elever med tilbud om spesialundervisning kan gi utfordringer med tanke på timeplanlegging. Vigilo har gode 

løsninger for å samle elever i grupper og tildele pedagoger i aktuelle timer. Dermed får man full oversikt over hvilke 

elever som er hvor og med hvilken lærer uavhengig av hva basisgruppene har i den aktuelle økta.

• Uke 17: Tirsdag 21.04.2026 kl. 12:00 – 14:00

• Uke 17: Torsdag 23.04.2026 kl. 09:00 – 11:00

Timeplan: Periodisering og rullerende grupper

Målgruppe: Skole-leder og timeplanansvarlig. 

Timeplaner kan legges på ulike måter, og i noen perioder er det kanskje mest fornuftig å løse opp den faste timeplanen, men samtidig ha en klar struktur for elever og lærere. Dette kurset tar for seg det rent timeplantekniske, samtidig som vi ser på funksjonene vi trenger for å ha rullerende grupper.

• Uke 19: Onsdag 06.05.2026, kl. 13:00 – 14:00

• Uke 19: Torsdag 07.05.2026, kl. 10:00 – 11:00.

Timeplan: Periodisering og rullerende grupper

Målgruppe: Skole-leder og timeplanansvarlig. 

Timeplaner kan legges på ulike måter, og i noen perioder er det kanskje mest fornuftig å løse opp den faste timeplanen, men samtidig ha en klar struktur for elever og lærere. Dette kurset tar for seg det rent timeplantekniske, samtidig som vi ser på funksjonene vi trenger for å ha rullerende grupper.

• Uke 19: Onsdag 06.05.2026, kl. 13:00 – 14:00

• Uke 19: Torsdag 07.05.2026, kl. 10:00 – 11:00

Vitnemål

Målgruppe: Skole-leder

Det nærmer seg tiden for å ta farvel med et kull som skal ha sine vitnemål. Jo færre feil man gjør her, desto bedre

blir de siste ukene. Dette kurset tar for seg import av karakterer og fraværsoversikt.

• Uke 19: Onsdag 06.05.2026 kl 10:00 – 10:30

• Uke 20: Tirsdag 12.05.2026 kl. 13:00 – 13:30

Siste forberedelser før skolestart

Målgruppe: Skole-leder

Dette kurset går gjennom det å aktivere et nytt skoleår i Vigilo, i tillegg til å opprette ulike funksjoner for neste år.

Disse funksjonene kan være både kontaktlærere i forskjellige beskjeftigelser og prøveansvarlige eller bibliotek for å

nevne noen

• Uke 24: Tirsdag 09.06.2026 kl. 14:00 – 14:30

• Uke 24: Torsdag 11.06.2026 kl. 14:00 – 14:30