Politique de confidentialité

La présente politique informe les visiteurs du site, les membres de l’association, les représentants légaux des membres mineurs, les participants aux activités, les bénévoles et les partenaires sur la manière dont le Club du Lys-Chantilly collecte et traite leurs données personnelles.

Elle concerne le site www.asgolflys.fr ainsi que les formulaires, plateformes et services numériques utilisés par l’association pour gérer ses activités.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

CLUB DU LYS-CHANTILLY

Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Rond-Point du Grand Cerf

60260 Lamorlaye France

Numéro RNA : W604001498

Pour contacter l’association par voie électronique, les visiteurs peuvent utiliser le formulaire de contact disponible sur le site. 

Le Club du Lys-Chantilly détermine les finalités et les moyens des traitements qu’il met en œuvre pour ses propres activités.

Pour certains traitements réalisés au moyen des outils de la Fédération française de golf, notamment la gestion des licences, des compétitions ou du contrôle d’honorabilité, la Fédération française de golf peut agir comme responsable du traitement et l’association intervenir selon les instructions et règles fédérales applicables.

2. Données susceptibles d’être collectées

Selon la démarche effectuée, l’association peut collecter les catégories de données suivantes :

• données d’identité : nom, prénom, date de naissance, sexe lorsque cette information est nécessaire à une activité ou à une obligation fédérale ;

• coordonnées : adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone ;

• données relatives aux représentants légaux des membres mineurs ;

• données relatives à l’adhésion, à la licence fédérale, au niveau sportif, à l’index, aux catégories, aux équipes, aux entraînements, aux compétitions, aux stages et aux événements ;

• résultats sportifs et informations nécessaires à leur publication ou à leur transmission aux instances fédérales ;

• autorisations parentales, autorisations de sortie, droit à l’image et personnes à contacter en cas d’urgence ;

• photographie d’identité ou photographies prises dans le cadre des activités de l’association ;

• données relatives à la santé ou à la sécurité lorsqu’elles sont nécessaires à l’inscription ou à la participation à une activité, notamment les attestations, certificats, questionnaires ou fiches sanitaires prévus par les textes applicables ;

• données relatives aux paiements : montant, date, objet du paiement et statut de la transaction. L’association ne conserve pas les données complètes des cartes bancaires utilisées sur les plateformes de paiement ;

• données contenues dans les messages, demandes et documents transmis à l’association ;

• données techniques et de navigation pouvant être collectées par l’hébergeur ou les services intégrés au site : adresse IP, appareil utilisé, navigateur, pages consultées, date et durée de consultation et cookies.

L’association ne collecte que les données nécessaires à la finalité poursuivie.

3. Origine des données

Les données peuvent être recueillies :

• directement auprès de la personne concernée ou de son représentant légal ;

• au moyen d’un formulaire, d’un courriel, d’un dossier d’inscription ou d’une plateforme utilisée par l’association ;

• auprès de la Fédération française de golf, du Golf du Lys-Chantilly ou d’un organisme sportif partenaire, lorsque cette transmission est nécessaire à l’organisation d’une activité ;

• automatiquement lors de la navigation sur le site, par l’intermédiaire de Google Sites ou d’un service intégré.

4. Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour les finalités et sur les bases légales suivantes :

Gestion des demandes et des échanges : Les données sont utilisées pour répondre aux demandes reçues par courriel ou par formulaire.

Base légale : intérêt légitime de l’association à répondre aux personnes qui la contactent.

Gestion des adhésions et des inscriptions

Les données sont utilisées pour enregistrer les adhésions, gérer les cotisations, inscrire les participants aux activités, organiser les entraînements, stages, événements et compétitions et assurer le suivi de la relation avec les membres.

Base légale : exécution de la relation d’adhésion, d’inscription ou des mesures prises à la demande de la personne avant son inscription.

Licences, compétitions et obligations fédérales

Les données nécessaires peuvent être transmises à la Fédération française de golf, aux ligues, comités et organisateurs concernés.

Base légale : exécution de la relation d’adhésion ou de licence et respect des obligations légales, réglementaires et fédérales applicables.

École de golf et membres mineurs

Les données sont utilisées pour constituer les groupes, organiser les cours et les stages, assurer la sécurité des enfants, contacter les représentants légaux et gérer les autorisations nécessaires.

Base légale : exécution de l’inscription, respect des obligations légales et intérêt légitime de l’association à assurer la sécurité des mineurs.

Données relatives à la santé

Les données relatives à la santé ne sont traitées que lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la sécurité du participant ou au respect des conditions légales, médicales ou sportives applicables.

Elles font l’objet d’un accès restreint et ne sont utilisées pour aucune autre finalité.

Base légale : obligations légales applicables et, lorsque cela est requis, consentement explicite de la personne concernée ou de son représentant légal.

Paiements et comptabilité

Les données sont utilisées pour encaisser les cotisations et participations, suivre les règlements, établir les justificatifs et respecter les obligations comptables.

Base légale : exécution de la relation d’adhésion ou d’inscription et respect des obligations légales.

Communication avec les membres

L’association peut adresser à ses membres les informations nécessaires au fonctionnement associatif, aux convocations, aux activités sportives et aux événements.

Base légale : exécution de la relation associative et intérêt légitime de l’association à informer ses membres.

L’envoi d’une lettre d’information à des personnes qui ne sont pas membres repose sur leur consentement. Chaque message permet de se désinscrire facilement.

Photographies et droit à l’image

Les photographies peuvent être utilisées pour informer sur les activités de l’association et valoriser la vie sportive et associative.

Les conditions d’utilisation dépendent du contexte de la prise de vue, de l’identification possible des personnes et des autorisations recueillies. Une autorisation spécifique est demandée lorsque celle-ci est nécessaire, notamment pour les mineurs.

Sécurité et fonctionnement du site

Les données techniques peuvent être utilisées pour assurer la sécurité, le fonctionnement et la maintenance du site.

Base légale : intérêt légitime de l’association à protéger ses outils numériques.

Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne n’est prise exclusivement au moyen d’un traitement automatisé.

5. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les informations signalées comme obligatoires dans un formulaire ou un dossier sont nécessaires au traitement de la demande.

L’absence de ces informations peut empêcher l’association de répondre à la demande, d’enregistrer une adhésion, de délivrer une licence ou de permettre la participation à une activité.

Les autres informations sont facultatives.

6. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions, les données peuvent être accessibles :

• aux membres du Conseil d’administration et aux bénévoles expressément habilités ;

• aux responsables des inscriptions, des activités, des commissions, des équipes et de l’École de golf ;

• aux enseignants, encadrants, arbitres ou organisateurs lorsqu’ils ont besoin de ces informations pour accomplir leur mission ;

• à la Fédération française de golf, aux ligues, comités territoriaux et organismes sportifs concernés ;

• au Golf du Lys-Chantilly et à la société exploitant les installations, lorsque cette transmission est nécessaire à la réception d’un dossier, à l’accès aux installations ou à l’organisation d’une activité commune ;

• aux prestataires techniques utilisés par l’association, notamment Google pour Google Sites et Google Workspace, ainsi que HelloAsso pour les adhésions, inscriptions ou paiements réalisés sur sa plateforme ;

• aux administrations, autorités judiciaires ou organismes légalement habilités lorsque la loi l’exige.

Chaque destinataire ne reçoit que les données nécessaires à sa mission.

Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

Lorsqu’une personne utilise directement un service externe, notamment HelloAsso, Google, la Fédération française de golf ou un autre site accessible par un lien, le traitement réalisé par ce service est également soumis à sa propre politique de confidentialité.

7. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils doivent reposer sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou toute autre garantie appropriée.

Des informations complémentaires peuvent être demandées via le formulaire de contact disponible sur le site. 

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité :

• demandes et messages : pendant douze mois à compter du dernier échange, sauf nécessité particulière ;

• données relatives aux adhérents, anciens adhérents et participants : pendant la durée de la relation avec l’association, puis pendant une durée maximale de trois ans après sa fin, sauf obligation légale ou nécessité liée à un contentieux ;

• pièces comptables et justificatifs de paiement : pendant la durée légale applicable, généralement dix ans ;

• données relatives à la santé et fiches sanitaires : pendant la saison ou l’activité concernée, puis supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, sauf incident, obligation légale ou procédure en cours ;

• données utilisées pour l’envoi d’informations à des personnes non membres : jusqu’au retrait du consentement ou, au plus tard, trois ans après le dernier contact actif ;

• photographies et autorisations de droit à l’image : pendant la durée indiquée dans l’autorisation ou pendant la durée nécessaire à l’utilisation annoncée ;

• données de navigation et cookies : selon les durées appliquées par Google et les services concernés.

Certaines informations peuvent être conservées plus longtemps dans des archives associatives lorsque leur conservation présente un intérêt administratif, juridique ou historique. Leur accès est alors limité.

9. Cookies et services externes

Le site est réalisé avec Google Sites.

Google peut utiliser des cookies afin de fournir ses services, d’assurer le fonctionnement du site et d’analyser son utilisation. Le bandeau d’information relatif à ces cookies est fourni et administré par Google.

Le site peut également contenir des liens ou des contenus provenant de services externes, notamment Google Drive, Google Calendar, Google Maps, HelloAsso ou la Fédération française de golf. Ces services peuvent utiliser leurs propres cookies lorsqu’ils sont consultés.

L’association n’ajoutera pas de traceur publicitaire ou de traceur non strictement nécessaire sans mettre en place, lorsque la réglementation l’exige, un dispositif permettant à l’utilisateur de donner ou de refuser son consentement.

Les utilisateurs peuvent également gérer ou supprimer les cookies enregistrés sur leur appareil au moyen des paramètres de leur navigateur.

10. Sécurité et confidentialité

L’association met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la nature des données traitées, notamment :

• limitation des accès aux seules personnes habilitées ;

• utilisation de comptes individuels et de mots de passe ;

• gestion des droits d’accès aux dossiers et espaces partagés ;

• stockage des documents dans des espaces contrôlés ;

• sensibilisation des administrateurs, bénévoles et intervenants à la confidentialité ;

• suppression ou archivage des données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Toute personne ayant accès aux données est tenue de respecter leur confidentialité.

11. Droits des personnes

Selon la nature du traitement et sa base légale, toute personne peut exercer les droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;

• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit d’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;

• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;

• droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci ;

• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par la loi.

Les demandes doivent être adressées :

par courriel : via le formulaire disponible sur le site

ou par courrier :

Club du Lys-Chantilly

Protection des données personnelles

Rond-Point du Grand Cerf

60260 Lamorlaye

L’association répond dans le délai prévu par la réglementation, en principe dans un délai d’un mois.

Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et dans une mesure proportionnée à la demande.

12. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) par l’intermédiaire de son site internet ou par courrier.

Il est recommandé de contacter préalablement l’association via le formulaire de contact disponible sur le site, afin qu’elle puisse examiner la demande.

13. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée en fonction de l’évolution des activités de l’association, des outils utilisés ou de la réglementation.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la présente page.