Instruktioner för detta finner du här: https://docs.google.com/presentation/d/1EX41N3ydFaWj_jGt4O_c_2fbMCCtd9T3NQ9IuFnZ7bk/

• “Spela lite dum, fråga och visa på dator om det stämmer att barnet i fråga är ledig och inte ska med på utflykten, teatern, lekparken etc. Någon hade gjort så och sedan dess så läggs det alltid in schema.

• På föräldramöte i början av när Edlevo var nytt eller nu under hösten haft med på föräldramöten och visat skärmdumpar på vh-vyn hur det ser ut för dem och visat hur det ser ut för personalen

• Gjorde en stor insats de första veckorna, frågade om vh behövde hjälp, fick isf gå med en pedagog som också är vh på en förskola och att de fick lära sig att lägga in schemat  

• När sms eller tel.samtal inkommer, svara alltid tack för info och kom ihåg att lägga in frånvaro i Edlevo också 

• Påpeka att det är viktigt att krisplanen är förlitlig med lediga/schemalagda barn. Står det att barnet ska vara ledig och inget schema för dagen hunnit läggas in så kan barn i värsta fall missas om det blir utrymning/invissling.

• Använd tolk för att visa för vh med annat modersmål

• Påminnelser, påminnelser, påminnelser

• Avsätta tid vid inskolningen av nya vh/barn att visa och ge argument för varför det är viktigt att använda Edlevo, matsvinn avbeställa/beställa matportioner/specialkost, säkerhet, kunna lägga personalschema, se tider när avdelningar behöver hjälpas åt, dela in barnen i grupper, både viktigt för pedagogerna och rektorn, få ut planerings-/reflektionstid, kolla när det går att lägga in utvecklingssamtal, missar viktigt information iom nyhetsbreven - kan då följa sitt barns vardag på förskolan genom bild och text vad som gjorts och vad som komma skall etc.

• Vägra curla på ett trevligt men bestämt sätt. när vh kommer med schema via sms eller papperslappar.

Kalenderbokningen behöver göras för hel grupp/avdelning utan att ange specifik deltagare=namn för att vårdnadshavare ska kunna klicka i och välja tid för utvecklingssamtal. Om det är en specifik tid som man vill göra en fast kalenderbokning för enskilt barn/vårdnadshavare så funkar det som Mats visade på Edlevo-workshopen. 

Det finns ett gäng instruktionsfilmer som Tieto gjort (och fyller på med efterhand)  som finns tillgängliga när man är inloggad som personal i Edlevo och klickar på ?/Hjälp där det under Generell sida finns "Instruktionsfilmer" -Läs mer.

Här är finner du dessa sidor:
https://eduhelp.se/i12-help/ptc-pro-se-sv/

Rent tekniskt och lagligt så är det ok, MEN, säkerställ att vh gett samtycke till att bilder går distribueras internt. Vh identifierar sig med Bank-id i Edlevo och kan bara se det som den har behörighet till iom de barn som finns i vår verksamhet i Arvika kommun. Som alltid ska vi vara restriktiva med de bilder vi publicerar även om “rummet” är säkrat. Bank-id behövs inte varje gång som vh går in i Edlevo, nu ligger det på var 7:e dag. En balansgång mellan tillgänglighet och säkerhet men med det intervallet ligger det just nu.

Det behövs ett organisatoriskt beslut om det ska göras. Vi behöver komma igång med Edlevo på allvar innan vi gör ändringar. Om det ex. läggs in ett grundschema och att barnet inte kommer så lägger vh frånvaro den dagen. Om det blir tvärtom så får vh höra av sig till förskolan.

Ja, det beror ju på att vh inte har lagt in något schema alls

Nej, det går inte. Man behöver logga in i Edlevo via dator

Vi har idag Löneportalen som hanterar personalschema och som är kopplat till lön. Det är inte i aktuellt i dagsläget att också ha det i Edlevo. Kanske det kan gå i framtiden, vem vet.

Plan är att den kommer ut under oktober månad. Tänk ut/rigga en plats där ni tänker att det passar redan nu. Fråga din rektor om ni inte redan pratat om det hur det är tänkt för din avdelning. Det kommer lite mer information i samband med att de körs ut om ex. vem man kontaktar om det är något som strular/support behövs

Nej det ska de inte göra. Kanske i framtiden men inte nu.

Gå in på “Barnbilden” och lägg heldagsfrånvaro.

Inte ok, vi behöver ge tydligare instruktioner till vh. Obs på samtycke från vh för att bilder ska kunna publiceras i Edlevo, Uppgiftsminimering gäller, barn ska ej framställas i ofördelaktig dager.

För att få en inblick i hur det ser ut när en vårdnadshavare registrerar schema i Edlevo-appen så finns det möjlighet att titta på denna film som region Gotland gjort:

Registrera schema: https://youtu.be/cK6aiUpXTc4

Registrera lovplanering: https://youtu.be/W_J23xKsXFo

Registrera frånvaro: https://youtu.be/TXjT-XNS7_o

Det finns även support från leverantören  riktad till vårdnadshavare med filmer som du kan finna här:

• Hantera frånvaro (text + film): https://eduhelp.se/edlevo-app/tieto-edu-app-en/features-app-en/hantera-franvaro/

• Registrera barnschema (text): https://eduhelp.se/i12-help/barnschema-app-sv/

• Lovplanering (text): https://eduhelp.se/i12-help/lovplanering-vardnadshavare/

• Mina kontaktuppgifter (text + film): https://eduhelp.se/i12-help/contactinfo-se-se/

• Utvecklingssamtal (text + film): https://eduhelp.se/edlevo-app/tieto-edu-app-sv/funktioner-app-sv/utvecklingssamtal/

Detta sker för fritids och när vårdnadshavare rapporterat in olika sorters schema. 

En del vårdnadshavare rapporterar (korrekt) in en morgontid och en eftermiddagstid. När barnet då checkas ut för skola så blir de grå.
Om vårdnadshavare rapporterat in en tid för hela dagen så blir barnet blått då systemet tror att de gått hem för dagen.
Vi jobbar på att korrigera detta.

Hänger ihop med frågan ovan.
Det pågår en diskussion i grundskolans rektorsgrupp och med leverantören hur vi ska hantera detta.
När beslut tagit kommer det att gå ut information till vårdnadshavare och personal.

Hänger ihop med frågorna ovan.
Det går inte i dagsläget pga begränsningar i systemet men önskemål till leverantören är framfört.

För att korrigera ankomsttidet och hemgångstider samma dag så använder du dig av Närvaroöversikt/Närvarorapportering.
Finns det inga tider , varken ankomst eller hemgång, registrerade så kan du markera barnet/barnen (grått barn = ankomst, grönt barn = hemgång), ange ett klockslag för ankomst/hemgång och sen spara.
Stämmer inte Ankomsttiden så kan du ångra den, markera barnet (eller flera barn som kom samtidigt), välja en korrekt tid och sen spara.
Stämmer inte hemgångstiden så kan du på samma sätt som ovan ångra den, markera barnet (eller flera barn som gick hem samtidigt), välja en korrekt tid och sen spara.

Detta behöver du göra per barn.
Gå till "barnbilden". Detta gör du enklast via Närvaroöversikt och sen klickar du på barnets namn.
Välj Schemaavikelse/Frånvaro idag.
Här kan du antingen registrera närvaro via "Närvaro" eller frånvaro via "Schemaavvikelse/frånvaro" som du finner i menyn i mitten i nederkant på webbläsarfönstret.

En vh har ställt frågan till planeringssekreterare Mette Rasmussen.
Nej, egentligen inte. Det är en service för vh samtidigt som det underlättar för verksamheterna. Vi utgår från kommunens digitaliseringsstrategi “Digitalt först”. Vi får alla bemöta motstånd med ödmjukhet och försöka vara övertygande med vilka fördelar som det är med självservice och tillgång till information och i nästa steg tvåvägskommunikation. Ett tydligt argument är t ex att det är arbetsbesparande för personal som då kan vara mer tillgängliga i barngrupp. 

Det skulle ju vara bra, MEN, scheman är ju nu i Löneportalen med direkt synk för löneutbetalning. Om det ska vara aktuellt att ta in personalscheman så ska det ju ske med automatik så vi kan ju hoppas på det i ett framtida scenario.

Nej. Önskemål och förslag är ändå inlämnat av Niklas till leverantören så får vi se vad de gör med det.

Det är helt vanlig schemaläggning. Det kommer ut info om sommaröppet via e-post till all personal måndag 6 maj och samtidigt i “Lovplaneraren” i Edlevo till vh.

Det är ett “Windows-problem” ... Lösning är att gå in i “Menyn” = tre lodrätt stående prickarna upp i  högra hörnet, välj att zooma till 80%, då syns krysset.

In- och utcheckningsskärmen är i huvudsak tillverkad för att vara på en skärm i en ankomsthall där vårdnadshavare (och barn) kan checka in och ut själva. Det är lite av en bonus i dagsläget att personal kan använda sig av den. För att se andra dagar än idag så behöver du logga in i Edlevo på en dator och välja veckovyn. Där kan man  också se framtida förändringar med schema, barn som börjar och slutar på avdelningen.

Kostpersonalen kommer att få åtkomst till Edlevo via en speciell inloggning under höstterminen 2024. Det är lite oklart hur detta funkar i dagsläget. Det är ju via e-tjänst som specialkost rapporteras in av vh och bifogar läkarintyg/utlåtande. Mer information kommer under hösten.

Det går inte idag, men önskemål är framfört till leverantören.

Det går att göra en skärmdump. Använd Windowstangent på dator+shift+S, ELLER, gå in i vyn för barnen, ta till utskrift och skal-ändra så att det blir större bilder. Tyvärr kommer tidsangivelser med för de barn som ligger på schema/är närvarande. Skulle kunna göras en helgdag då det längre fram kommer att kunna blockeras för schema. En annan sak är väl att ta reda på att varje barn vill ha den symbolen som de  blivit tilldelade eller inte.

Kolla om kollega har barn i fsk eller fritids och be att få se hur det ser ut. En vh som också är personal hos oss är ett annat alternativ i nuläget. Niklas kollar om det kan gå att lösa med test-vh, leverantören och han själv har några sådana inloggningar. Återkommer i frågan.

Dessa kommer att läggas in centralt inom kort.
Scheman lagda på dessa dagar kan sen manuellt plockas bort av personal på respektive avdelning.
Mer information kommer

Om ett barn ska vara frånvarande inom de närmsta 5 dagarna så rapporterar vårdnadshavare frånvaro heldag eller frånvaro del av dag i appen.
Detta syns inom några minuter på inloggningsskärmen och i närvarorapportering i Edlevo.

Om ett barn ska vara frånvarande om 5 dagar eller senare så rapporterar vårdnadshavare in nytt barnschema för den veckan i appen.
Detta syns då under Meny/Planering och uppföljning/Framtida förändringar samt i översikt över kommande veckor i närvarorapporteringen i Edlevo.

Då behöver vårdnadshavare kontakta fritids eller förskola och meddela detta.
Personal på förskolan eller fritidshemmet går då in till "barnbilden" (klicka på barnets namn i närvaroöversikten), välj "Shemaavikelse/Frånvaro idag" och sen lägger till en schemaavvikelse med den nya tiden.

Om ett barn behöver tillsyns om 5 dagar eller senare så rapporterar vårdnadshavare in nytt barnschema för den veckan i appen.
Detta syns då under Meny/Planering och uppföljning/Framtida förändringar samt i översikt över kommande veckor i närvarorapporteringen i Edlevo.

Ni ska bara ta emot och skicka vidare till skoladminstratörerna. Detta ger en signal till avdelningen om att detta är barn som vi ska samla ihop info för pedagogiskt överlämnande + foto för till sommaröppet. Annars sker allt via appen.

Ja, skicka med ett lämpligt foto och info som har ett pedagogisk värde. ex. Barnet behöver bildstöd, behöver förberedas inför uppbrott, lämningar på morgonen brukar vara svårt med mamman etc. Kontaktuppgifter till vårdnadshavare finns redan och scheman kommer in via appen.
PS. Det kommer att gå ut info till förskolorna via mail från skoladministratörerna med detaljerad info.

Det beror på. För några kan man lägga in schema andra inte. Har ni på förskolan fått ett nedskrivet papper med schema för ex. tre veckor framåt så säg till vh att lägga in det i appen. Om de inte kan, hänvisa till HJÄLP i appen så kan de läsa sig till hur man gör. Det gäller ju generellt alla frågor som ni får.

Ja, hänvisa vårdnadshavare till HJÄLP i appen. Den når en via menyn uppe till höger i appen.

Enbart i Edlevo.

Ja, de har flyttats med automatiskt. Står det “saknar schema” så betyder det att vårdnadshavare inte lagt in schema än, säg gärna till dem att rapportera in det. Det kommer också att gå ut automatiska påminnelser i appen till vårdnadshavare om att de ska lägga in schema om det inte finns något.

Incheckningsskärmen är inte en app med personlig jobbkontoinloggning. Det är samma nyckel för alla på på förskolan. Vi rekommenderar starkt att alla avdelningar fästs som bokmärke på förskolans alla telefoners hemskärm då det är en rutin att samarbeta och ha tillsyn för andra barn än de på “sin” avdelning. Då kan ex. den som stänger huset logga ut barn från andra avdelningar också.

Det är enbart frånvaro som av intresse, inte orsaken till det. Om barnet blir sjuk under dagen så syns det utifrån inlagt schema och verklig närvaro.

Inte livsviktigt nu att logga in och ut rätta tider. April fortfarande en test-månad. Bra ändå att arbeta in för att statistiken ska bli så överensstämmande med verklig närvaro som möjligt.

Sidan för närvarorapportering hämtas om med jämna mellanrum, osäker på intervall(1 min?), men det är en viss fördröjning innan ändringar kan ses. Man kan aktivt ladda om sidan med cirkelpilen uppe i vänstra hörnet.

Det är inställt på 5 dagar nu, går att ändra, men kortare tid inpå är sannolikt inte aktuellt. Det är bättre att vårdnadshavare lägger in ett schema även om det inte är spikat exakt vilken tid och om det blir jobb och att de sedan lägger en frånvaro om det visar sig att det inte blir ett tillsynsbehov. Som pedagog kan man ju alltid lägga in en schemaavvikelse. Ni pedagoger känner säkert redan till “specialfallen” som ni behöver “jaga och påminna” oavsett Edlevo eller inte.

Det ska funka nu, synken är ok och det tar 5 min innan ändring syns oavsett från vilket digitalt verktyg som man går in och kollar.
PS. Det var problem med detta 1:a veckan då leverantören glömt att slå på avisering. Vänj av vårdnadshavare att skicka sms, styr in dem på att använda appen.

Ett förtydligande är att det är samtycke för användning och publicering av intern dokumentation som vårdnadshavare skrivit under, inget direkt samtycke för att publicera bilder MEN, eftersom det är vårdnadshavare har personligt inlogg på personnummersnivå/bank-id, så är det ok med att lägga ut nyheter med bild, behöver inte blurra ansikten. Niklas fixar inom kort en info till vårdnadshavare att uppmana till att de inte ska göra skärmdumpar av bilder som förekommer. Tänk också på att inte lägga ut nyheter för ofta, bestäm i förväg att det sker ex. tisdag och torsdag eftermiddag. Under hösten 2024 är det planerat att lägga till dokumentationsverktyget som då med fördel ska användas för att visa vad som händer i verksamheten.

Kan vara att vårdnadshavare inte vet hur man sätter på notiser? Det är en fråga som är på gång som behöver utvecklas av leverantören. En del får en “1:a” vid appen om det kommit nyhet.

Bra  fråga, den tar Niklas med sig vidare till leverantören om att det behöver man se.

Det finns det inte. Det är översikten som man får gå på och kolla över vid behov och ex.på morgonmötet om hur barnnärvaro i förhållande till personalnärvaro ser ut och hur man får justera dagen. Färgkodningen visar tydligt om närvaro eller inte.

Meddelande via “i:et” vid barnet är i dagsläget inte påslaget. Det är dock möjligt, då måste man vara inloggad på datorn. Skulle behovet av att slå på funktionen bli uppenbar, så kan vi välja det. Orsak till att vi valt att inte ha det är att då kan det bli ytterligare ett moment som man måste hålla koll på som personal. Vi vill ju att det där telefonsamtalet kommer till förskolan så att vi inte tappar vårdnadshavare där vi får knapphändig information från och/eller har en oroande frånvaro för.