google　workspace 情報共有

「使えると超便利！！番号付きリスト 」

こんにちは。企画室の伊藤です。

今回の「こちら情報共有室」はgoogleドキュメントに関するお話しで、

使えると超便利な「番号付きリスト」 についてです。

「え？　番号付きリスト？？」ってなると思いますので簡単に説明しますと、

番号付きリストは行ごとに自動で記号を付け、文書を見やすくする機能です。

行の頭に1、a、ⅰなどの整理番号や記号を付けて階層化されます。

文章だとだとよく分からないので実際にみてみましょう！

例えば、ある会社の部署をドキュメントに記載したとします。

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○○株式会社

営業部　営業一課　営業二課

総務部 総務課　経理課　庶務課

工事部　施工課

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これを、番号付きリストで整理すると、

⇓

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1. ○○株式会社

   1. 営業部　

      1. 営業一課　

      2. 営業二課

   2. 総務部

      1. 総務課

      2. 経理課

      3. 庶務課

   3. 工事部

      1. 施工課

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こんな感じで関連ごとに整理して表示させる事ができるので、文書全体が非常に見やすくなります。

「番号付きリスト」とは、どんな機能で、使うとどうなるか？

はイメージできましたでしょうか？

次に、番号付きリストの基本的な使い方をお伝えしようと思います。

（後日、情報提Tipsのコーナーでさらに詳しい使い方の話をしようかと思います。）

今回は、

①　番号付きリストの設定方法

②　「Tabキー」と「Enterキー」で文章を階層化（大項目・中項目・小項目・本文などのように段落に上下関係をつけて文章を読みやすくしたり、考えをまとめること）

についてです。

①　番号付きリストの設定方法

設定は簡単で、文書を書く前（もしくは、適用させたい文書の頭）に、

この本文の上にある画像と同じメニューアイコン（画像でも「これ」と説明してます）

がドキュメント上部に並んでいるメニュー内にありますので、それを左クリックすればOKです。

このメニューをクリックすると文書の頭に「1」が出てきます。

それ以降は、改行する度に次の番号（1→2→3やa→b→cなど）が表示され、行毎に整理されます。

②　「Tabキー」と「Enterキー」で文書を階層化

番号付きリストを使う上で。ここだけは抑えてほしい、

「Tabキー」と「Enterキー」での操作について説明します。

また例を上げますが、

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宮城県

仙台市

名取市

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この文書を、段落付きリストで整理してみます。

⇓

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1. 宮城県

2. 仙台市

3. 名取市

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これでも整理はできていますが、改行した際に「Tabキー」を押す事で、

別の記号（aやⅰなど）を付け、文書を階層化（関連事にまとめて）表記もできます。

⇓

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1. 宮城県

   1. 仙台市　⇐「Tabキー」で階層化

   2. 名取市　⇐「Tabキー」で階層化

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「Tabキー」を押す事で、別の記号が付き、行のスタートは右にずれていきます。

また、「Enterキー」を押す事で、１つ上の階層に戻れます。

⇓

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1. 宮城県

   1. 仙台市

2. 名取市　⇐「Enterキー」を押して階層を１つ上に上げた

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つまり、

・「Tabキー」で階層を下げる。（文書を右にずらす）

・「Enterキー」で階層を上げる。（文書を左に戻す）

という事になります。

この辺は読んで理解するというよりかは、実際にドキュメントを開いて直接操作して頂いた方が理解は早いと思いますので、ぜひ新規でドキュメントを作成して弄ってみてください！

最後に、階層化を分かりやすくする為に、もう１つ例を上げます。

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1. 三大栄養素

   1. 糖質

      1. 米

      2. 小麦

         1. パン

         2. うどん

   2. タンパク質

      1. 肉

      2. 魚

      3. 大豆

         1. なっとう

   3. 脂質

      1. 油

         1. 植物油

         2. ゴマ油

         3. オリーブ油

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上記は階層化されてますのでパッと情報が分かり、見やすくなっていますね。

これを見ながら食事メニューを考えると栄養のバランスが取れそうな気がしませんか？

逆に、階層化しないと

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三大栄養素

糖質　米　小麦（パン　うどん）

タンパク質　肉　魚　大豆（なっとう）

脂質　油（植物油　ゴマ油　オリーブ油）

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という表示なので、内容は分かりますが、見やすいとは言えません。

食事メニューを決めようにも栄養のバランスも間違ってしまいそうですよね

いかがでしたでしょうか？

ドキュメントの「番号付きリスト」を使う事で、整理しながら書けますし、読み手も理解しやすい文書を作成できますのでドキュメントを使用する際にはぜひ活用してみて下さい。

☆エースグループ内で行われる様々な会議の議事録はすべてこの番号付きリスト機能で書かれています。

☆弊社会長の沢田は毎月たくさん文章を書くそうですが、このドキュメントの番号付きリストを活用しており、バランスの取れた文章になるよう、最初はこの番号付きリストであらすじ（アウトライン）をまとめていき、それから中身を書いていくそうです。