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Processo de Compras
Processo de Compras
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Modelo: Processo de Compras simples e sem automação, para pequenas empresas.
Para quem é este modelo
Este processo foi criado para pequenas equipes que desejam organizar suas compras e manter a rastreabilidade das informações, sem investir em plataformas ou soluções avançadas. Possui duas etapas de aprovação interna.
Funções envolvidas
Fornecedor; Solicitante; Financeiro; Aprovador.
Ferramentas necessárias
E-mail; Planilha (Google Sheets); Agenda (Google Agenda); Armazenamento em nuvem (Google Drive).
Observações
O Fornecedor foi incluído no processo, uma vez que é parte importante do processo e sua boa gestão traz benefícios ao processo, como prazo, tempo, qualidade da entrega etc.
Ajuste este modelo conforme sua realidade e bom trabalho!
Acesso rápido
Acesso rápido
Sobre o processo
Sobre o processo
O processo de compras garante a eficiência das compras da empresa e o trabalho de todas as pessoas e funções envolvidas. O processo organiza o fluxo de compras e tem os seguintes benefícios:
Garantir a qualidade das informações;
Garantir o registro das informações e a adequada categorização para consultas futuras;
Organizar a cadência semanal de atividades e dar previsibilidade ao trabalho;
O processo envolve as tratativas iniciais com o fornecedor, a análise das propostas, o envio da solicitação, duas aprovações internas e o encaminhamento das solicitações para o Contas a Pagar. As aprovações são realizadas pelo Financeiro e pelo Aprovador. O Financeiro analisa se a solicitação contém todas as informações necessárias, se as classificações estão corretas e se as informações estão nos campos corretos. O Aprovador, por sua vez, analisa se a solicitação está alinhada com o planejamento.
As solicitações podem ser encaminhadas a qualquer momento, porém as aprovações do Financeiro ocorrem nas quintas-feiras e as aprovações do Aprovador ocorrem nas sextas-feiras. Solicitações enviadas até às 23:59 de quarta-feira são analisadas na quinta-feira seguinte, solicitações enviadas após isso são analisadas na semana seguinte.
As solicitações aprovadas pelo Aprovador na sexta-feira são submetidas ao Processo de Contas a Pagar, que ocorre logo no início da semana seguinte.
Mantenedor
👤 Pedro Shioga
Seguido por
👤 Maria Silva
Nesta página
O processo envolve o Fornecedor e 3 funções internas: Solicitante, Financeiro e Aprovador, conforme o diagrama do processo a seguir.
Implementação
Implementação
A implementação deste processo requer algumas configurações:
Financeiro
Criar agenda semanal de 30 minutos, para toda quinta-feira às 11:00, com o título "Aprovação de solicitações de compra"
Criar pasta Compras no diretório da empresa
Adicionar a Planilha de Controle de Compras na pasta Compras
Adicionar a Planilha de Fornecedores e Clientes na pasta Compras
Aprovador
Criar agenda semanal de 30 minutos, para toda sexta-feira às 11:00, com o título "Aprovação de solicitações de compra"
FORNECEDOR
FORNECEDOR
Enviar informações
Enviar informações
O Fornecedor negocia a proposta com o Solicitante e envia o orçamento.
Tarefas:
Enviar proposta
SOLICITANTE
SOLICITANTE
Avaliar demanda e negociar
Avaliar demanda e negociar
O processo inicia com a definição da necessidade por parte do Solicitante. A partir desta necessidade, o Solicitante pesquisa fornecedores e verifica na planilha de fornecedores. Em seguida, aborda os fornecedores e solicita uma cotação. Recebe a cotação e analisa o atendimento das necessidades. Em seguida, negocia o preço e as condições. Para compras com valores superiores a R$1.000, são necessários 3 orçamentos para compor a média de mercado. Não é obrigatória a compra do menor preço, mas a cotação é uma boa prática, que contribui para o bom uso dos recursos. Todos os documentos reunidos dos fornecedores são armazenados na pasta "Compras". Ao final desta atividade, o Solicitante avisa o Fornecedor da melhor proposta que o Financeiro entrará em contato.
Tarefas:
Criar pasta com o título "2024.xxxx Descrição" (verificar planilha), na pasta "Compras"
Definir necessidade
Pesquisar e abordar fornecedores
Negociar propostas
Solicitar orçamentos
Negociar condições
Definir a melhor proposta
Cadastrar o Fornecedor escolhido na Planilha de Fornecedores e Clientes
Avisar Fornecedor escolhido que se a compra for aprovada, o Financeiro entrará em contato
Links para Ferramentas:
CNPJ
Razão Social
Nome fantasia
Descrição
Endereço
Website
Produtos e Serviços
Inscrição Estadual
Inscrição Municipal
Porte (pequeno, médio, grande)
Empresa: Telefone
Empresa: E-mail
Financeiro: Nome
Financeiro: Telefone
Financeiro: E-mail
Técnico: Nome
Técnico: Telefone
Técnico: E-mail
Modelo de e-mail de aviso ao Fornecedor
Olá [Nome],
Submeti a contratação internamente e se tudo der certo, o nosso Financeiro entrará em contato para dar sequência ao processo.
Caso ele não entre em contato e surgir algum questionamento, não hesite em me procurar.
Desde já muito obrigado,
[Assinatura]
Reunir informações e solicitar compra
Reunir informações e solicitar compra
Com todas as informações reunidas (ver Planilha de Controle de Compras), o Solicitante preenche e submete o formulário de solicitação de compra. Quando uma solicitação é reprovada, ela volta para esta atividade. O Solicitante pode corrigir a solicitação e enviar novamente ou encerrá-la.
Tarefas:
Reunir e conferir as informações
Submeter formulário de solicitação de compra
Informações necessárias para cadastrar uma Compra
Nome Solicitante
Data Solicitação
Descrição
Justificativa
Categoria
Centro de Custo
Observações
Orçamento 1
Orçamento 2
Orçamento 3
Links para Ferramentas:
FINANCEIRO
FINANCEIRO
Avaliar solicitação
Avaliar solicitação
Uma vez na semana o Financeiro analisa e aprova ou reprova as solicitações de compra. Ao reprovar, inclui na tabela o motivo da reprovação. O Financeiro aprova extraordinariamente as solicitações a pedido do Solicitante, quando necessário. Quando uma solicitação é reprovada, ela é encaminhada de volta para o Solicitante. O Financeiro analisa se todas as informações foram encaminhadas corretamente.
Dia de aprovação: quarta-feira, 11:00.
Tarefas:
Aprovar ou reprovar as solicitações
Incluir motivo de reprovação, se for o caso
Links para Ferramentas:
Verificar e encaminhar solicitações
Verificar e encaminhar solicitações
Uma vez na semana o Financeiro analisa as solicitações na tabela. No caso de solicitações reprovadas, o Financeiro avisa o Solicitante por e-mail, incluindo o motivo da reprovação. No caso de solicitações aprovadas, encaminha para o Processo de Contas a Pagar.
Dia de encaminhamento: sexta-feira, 11:00.
Tarefas:
Comunicar Solicitante em caso de reprovação
Encaminhar solicitação ao Processo de Contas a Pagar em caso de aprovação
Links para Ferramentas:
Modelo de e-mail de compra reprovada
Olá [Nome],
Infelizmente sua solicitação foi reprovada. Por favor faça os ajustes necessários e submeta novamente o pedido.
Solicitação: [Título da solicitação]
Motivo da reprovação: [Motivo]
Veja na planilha: Planilha de Controle de Compras
Atenciosamente,
[Assinatura]
APROVADOR
APROVADOR
Avaliar solicitação
Avaliar solicitação
Uma vez na semana o Aprovador analisa e aprova ou reprova as solicitações de compra. Ao reprovar, inclui na tabela o motivo da reprovação. O Aprovador aprova extraordinariamente as solicitações a pedido do Solicitante ou Financeiro, quando necessário. Quando uma solicitação é reprovada, ela é encaminhada de volta para o Solicitante. O Aprovador analisa se todas as informações foram encaminhadas corretamente e se a solicitação está alinhada ao planejamento financeiro.
Dia de aprovação: quinta-feira, 11:00.
Tarefas:
Aprovar ou reprovar as solicitações
Incluir motivo de reprovação, se for o caso
Links para Ferramentas:
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