Vedtekter for Vivas

Vedtatt første gang ved stiftelsen i 2012.

De siste endringene ble vedtatt av Årsmøtet i Vivas 06. oktober 2022.


§ 1. Foreningens navn 


Foreningens navn er Vivas. Navnet Vivas er en sammentrekning av de tre fornybare energikildene vind, vann og sol.


§ 2. Formål


Foreningen har som mål å skape et sosialt og inkluderende miljø for studentene ved studiet Bachelor Ingeniør i Fornybar Energi ved NTNU, avdeling Gløshaugen. I tillegg har foreningen i oppgave å opprette kontakt med bedrifter i næringslivet.


§ 3. Medlemmene


Medlemskapet skal være et frivillig tilbud for alle studenter som går på studiet Bacheloringeniør i Fornybar Energi ved NTNU, avdeling Gløshaugen. Medlemmene har tilgang til foreningens lokaler og arrangement i regi av foreningen. Linjeforeningens lokaler er forbeholdt foreningens medlemmer.


Opptaket til linjeforeningen skal være en sammenkomst som bidrar positivt til det sosiale samholdet i klassen. Opptaket blir arrangert i løpet av det første semesteret hvert studieår.


Ordinær medlemskontingent er en engangsbetaling på 300 kr og medlemskapet er gyldig så lenge studenten går på studiet Bacheloringeniør i Fornybar Energi ved NTNU, avdeling Gløshaugen. Medlemskapet omgjøres til livstidsmedlemskap ved fullført bacheloroppgave. Medlemskapet til eventuelle styremedlem som slutter på studiet er gyldig frem til årsmøtet. Ettårig medlemskap for utvekslingsstudenter koster 100 kr.


Ved innmelding til linjeforeningen skal nye medlemmer svare på et påmeldingsskjema. Dette skjemaet vil registrere kontaktinformasjon, godkjenning/ikke godkjenning av bruk av bilder i regi av Vivas og ansvarsfraskrivelse ved arrangement i regi av Vivas.


§ 4. Årsmøtet


Årsmøtet er linjeforeningens øverste organ, hvor alle foreningens medlemmer har møte-, tale- og stemmerett. Ordinært årsmøte skal avholdes i løpet av september. Innkalling og saksliste til møtet skal sendes ut minst 14 dager før møtet. Forslag til vedtektsendringer må sendes inn til styret senest ti dager før årsmøtet. Styret skal behandle og sende vedtektsendringsforslagene ut til foreningens medlemmer senest fem dager før årsmøtet. Endringsforslagene skal legges frem på årsmøtet for endelig godkjenning.


Ved avstemning over vedtektsendringer kreves det at 2/3 av de tilstedeværende stemmeberettigede på møtet stemmer for forslaget. Vedtektsendringer trer i kraft etter årsmøtet, med mindre annet er spesifisert. 

Årsmøtet skal:


Ekstraordinært årsmøte skal avholdes ved ønske fra styret, eller minimum halvparten av de medlemmene som fortsatt studerer Bacheloringeniør i Fornybar Energi ved NTNU, avdeling Gløshaugen. Innkalling til ekstraordinært årsmøte må sendes ut senest to uker i forkant av møtet. Under ekstraordinært årsmøte skal bare innsendte og innkommende saker behandles.


Dersom stillinger, både i styret og komité blir ledige, vil disse bli utlyst ved nærmeste årsmøte eller valg.


§ 5. Organisasjonen


§ 5.1. Styret


Driften av foreningen blir i hovedsak utført av styret, som har ansvar for å ta avgjørelser angående økonomi, linjeforeningens drift, arrangere arrangementer og utvikle linjeforeningen fortløpende. Styret består av åtte personer som alle blir valgt under årsmøtet. Det nyvalgte styret trer i kraft umiddelbart etter årsmøtets og valgets slutt. Styret har fullmakt til å fylle eventuelle tomme verv ved behov. 


Rollene i styret er:


Leder, sammen med et medlem fra styret, har signaturrett. Med signaturrett menes rett til å inngå bindende avtaler mellom foreningen og en annen part.


Hele styret vil ha taushetsplikt i saker som skulle kreve det. Det vil bli vurdert av styret selv eller ved ønske fra andre involverte personer.  Skulle det være saker som gjelder en person i styret, så vil fadderkomitéleder og sekretær ha et ekstra HR-ansvar. Det betyr at personene drar på kurs og holder seg oppdatert/opplært på hvordan håndtere saker som måtte oppstå i foreningen.


§ 5.1.1. Mistillit til styret


Ved eventuell gjennomgående misnøye med styrets arbeid, eller ved grov uaktsomhet, kan det stilles mistillit til styret. Et mistillitsforslag krever underskrift fra minst 15% av foreningens medlemmer, og det vil da avholdes ekstraordinært årsmøte der styret kan kastes ved 2/3 flertall. Det skal holdes valg av nytt styre på det samme ekstraordinære årsmøtet. 


§ 5.2. Hovedkomitéer


Vivas har fem hovedkomitéer, Arrangementskomitéen, Bedriftskomiteen, Sosialkomitéen, Fadderkomitéen og webkomitéen. Arrangementskomitéen, Sosialkomitéen og bedriftskomitéen må ha minimum tre medlemmer, og kan ha opptil seks medlemmer.  Komitélederne inkluderes ikke i begrensningen på seks medlemmer. Fadderkomitéen består av en leder og inntil tre medlemmer. Webkomitéen består av en leder og inntil tre medlemmer. Vervene i hver hovedkomité utlyses ved hvert ordinære årsmøte.  Medlemmer kan ikke være med i flere enn to hovedkomitéer.


Hovedkomitéer kan opprettes hele året, ved å søke skriftlig til styret. Eventuelle nye komitéer skal godkjennes på kommende årsmøte. Hver av hovedkomitéene har en leder som sitter med stemmerett i styret.


§ 5.3. Underkomitéer


Underkomitéer kan opprettes hele året, ved å søke skriftlig til styret. Nestleder i styret har ansvar for å representere underkomitéene i styret. Komitéene må ha minst tre medlemmer hvorav en er internt valgt leder. Inn- og utmelding av medlemmer skal skje skriftlig. Målet er å bidra til mer variasjon av aktiviteter innad i foreningen, og sørge for at Vivas har et tilbud til alle.


Underkomitéer kan opprettes hele året, ved å søke skriftlig til styret. Nestleder i styret har ansvar for å representere underkomitéene i styret.

 

§ 6. Valg


Alle medlemmer kan stille som kandidat til utlyste stillinger i styret og hovedkomiteene når det er valg.


§ 6.1. Valg av styre


Hvert medlem kan stille som kandidat til alle verv, men kan bare velges inn til ett styreverv.


Medlemmer kan stille som kandidat frem til stemmeprosessen starter for det aktuelle vervet. Kandidatene får muligheten til å presentere seg selv, og svare på eventuelle spørsmål stilt fra salen. Selve avstemningen foregår ved at tilstedeværende medlemmer stemmer på kandidater til hvert enkelt verv. Det velges inn kandidater til ett verv av gangen. 


Det skal avholdes anonym avstemning hvis det er mer enn en kandidat til et verv. Ved anonym avstemning kan man stemme på én kandidat, eller man kan stemme blankt. 


Ved avstemning mellom to kandidater, er det nok å vinne valget med simpelt flertall. Ved avstemning med flere enn to kandidater kreves mer enn halvparten av stemmene for å vinne avstemningen. Hvis ingen av kandidatene får mer enn halvparten av stemmene, fjernes den kandidaten med færrest stemmer, og avstemningen går inn i en ny runde. 


Det nyvalgte styret trer i kraft umiddelbart etter at årsmøtet eller valget heves. 


Dersom et styremedlem fratrer i løpet av funksjonstiden på ett år kan styret vedta et midlertidig styremedlem, frem til det holdes nytt årsmøte eller valg.


§ 6.2. Valg av hovedkomitéer


Kandidater kan stille til valg til alle komitéene, men kan bare velges inn til mer enn to komitéer.


Medlemmer kan stille som kandidat frem til stemmeprosessen starter for den aktuelle komitéen Kandidatene får muligheten til å presentere seg selv, og svare på eventuelle spørsmål stilt fra salen. Selve avstemningen foregår ved at tilstedeværende medlemmer stemmer på kandidater til hver enkelt komité. Det velges inn kandidater til en komité  av gangen. 

Det skal avholdes anonym avstemning hvis det er mer enn en kandidat som stiller. Ved anonym avstemning kan man stemme på én kandidat, eller man kan stemme blankt. 


Kandidatene med flest stemmer vinner avstemningen.

De nyvalgte hovedkomitéene trer i kraft umiddelbart etter at årsmøtet eller valget heves.


§ 7. Bedriftspresentasjoner


Ved bedriftspresentasjoner i regi av foreningen, hvor det er begrenset antall plasser, skal styret sette en øvre grense for hvor mange fra hvert klassetrinn som får delta. Antallene skal være kjent ved annonsering av bedriftspresentasjonen og førstemann til mølla prinsippet gjelder. Styret er pliktig til å fordele antallene etter presentasjonens relevans for de enkelte trinnene eller etter bedriftens ønsker. 


Det skal informeres senest tre dager i forkant om når påmeldingen blir publisert, slik at alle medlemmene har lik sjanse til å melde seg på. 


Påmeldingen er bindende og uanmeldt fravær straffes med utestengelse fra påmelding til neste bedriftspresentasjon. Ved meldt fravær innen tre timer før presentasjonen, trer neste person i rekken fra samme klassetrinn inn. Kortere varsel går bra, dersom det blir nok tid til å få inn en ny deltaker. Dette gjelder bare når det er et begrenset antall plasser. Er det ikke flere påmeldte fra aktuelt klassetrinn, vil plassen gå til neste person i rekken uavhengig av klasse.


§ 8. Økonomi


Foreningens midler skal brukes til foreningens formål. Økonomiansvarlig disponerer foreningens bankkontoer. Nestleder har signaturrett i banken og skal signere og godkjenne alle utbetalinger fra foreningens kontoer.


§ 9. Oppløsning


For at oppløsningen av linjeforeningen skal tre i kraft, må først ¾  av de stemmeberettigede på årsmøtet stemme for oppløsning. Saken må deretter omprøves på ekstraordinært årsmøte 3 3til 6 måneder senere. Hvis linjeforeningen oppløses, skal utstyr og driftsmidler fryses i 5 år, i tilfelle ønske om å gjenopprette foreningen. Sittende leder og økonomiansvarlig har ansvar for de fryste midlene fram til eventuell gjenopprettelse, eller til det er gått 5 år. Etter 5 år tilfaller alle ressurser Fakultet for Ingeniørvitenskap ved NTNU, avdeling Gløshaugen.

Vedtekter fra årsmøtet 2022.docx.pdf