1.5 ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

 1.5 ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

  1.5.1 การเก็บเอกสาร

           การจัดเก้บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยการดาษนั้น อาจจะสูญเสียหายหรือฉีกขาดได้แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ ไฟล์นั้นจะอยู่ครบถ้วยตราบที่สือใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น แผ่นซีดี ฮาร์ดิก อยูในสภาพดีและสำบูรณ์

1.5.2 การค้นหาและเรียกใช้งานข้อมูล

         โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถใช้ค้นหาข้อความหรือคำที่เราต้องการหรือแทนทีคำหรือข้อความด้วยคำใหม่โดยอันติโนมัตตลอดการเรียกใช้ข้อมูลก็ทำโดยงายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อของไฟล์ จะไม่ยุ่งยาก เหนือนกับการเก็บเอกสาร และเรียกใช้เอกสาร

1.5.3 การทำสำเนา

         การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิพม์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งล่ะ 3 - 4 แผ่น ในขณะคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน

1.5.4 การเปลียนแปลงแก้ไข้เอกสาร

          การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก นอกจากนี้เครื่องพิมพ์ดีดเท่าที่ครวและจะปรากฎรอยการแก้ไขขูดลบ แต่คอมพิวเตอร์จะแก้ไข้เอกสารในการลบในไฟล์ ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

1.5.5 การจัดรูปแบบเอกสาร

         โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำแบบเอกสารได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะห่างหน้าและ หลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดเอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัติโนมัต  ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานแบบเอกสารธรรมด