เป็นการรวบรวม ประเมินคุณค่า และจัดเก็บเอกสารของกรมพัฒนาฝีมือแรงงานที่มีคุณค่าและเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์เปรียบเสมือนคลังปัญญา  ที่มีค่าเพื่อให้ผู้สนใจที่จะศึกษาค้นคว้าวิจัย นำไปใช้วิเคราะห์อ้างอิงในเชิงประวัติศาสตร์ได้ทุกสาขาวิชา เพื่อเป็นเข็มทิศสามารถบ่งชี้พัฒนาการในการบริหารงานที่เป๋นความก้างหน้ามาเป็นลำดับ
      ตามประกาศใช้ในพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ.2556 เป็นกฎหมายที่กำหนดให้หน่วยงานของรัฐกำหนดกระบวนการการดำเนินงานงานจดหมายเหตุ ซึ่งในมาตรา 7 ได้มีการกำหนดหน้าที่ของหน่วยงานของรัฐในการเก็บรักษาเอกสารราชการในการปฏิบัติงานหรือในความครอบครองของหน่วยงานของรัฐอย่างเป็นระบบและครบถ้วนสมบูรณ์ โดยห้องสมุดได้มีการจัดหาเอกสาร จัดทำรายการ การประเมินคุณค่าเกสาร การพัฒนาระบบการจัดเก็บ และการให้บริการเอกสารสารจดหมายตุโดยคำนึงถึงการอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลและใช้ประโยชน์ ในรูปแบบระบบฐานข้อมูล ผ่านระบบห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ e-library ของกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน 

       โดยปกติเมื่อกล่าวถึง “จดหมายเหตุ” เรามักจะนึกถึงการบันทึกเรื่องราวความเป็นไปที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ส่วนความหมายของ “จดหมายเหตุ” ที่จริงแล้วมีความหมายอย่างไร บทความนี้จะอธิบายให้ได้ทราบถึงความหมายของคำนี้ จดหมายเหตุในภาษาอังกฤษตรงกับคำว่า“archives” หมายถึง เอกสารจดหมายเหตุ สถานที่เก็บรักษาเอกสาร และสถาบันหรือองค์กรที่เป็นเจ้าของเอกสารที่ใช้ปฏิบัติงาน ในระยะแรกนั้นยังจำกัดความหมายอยู่ที่เอกสารของหน่วยงานหรือองค์การของรัฐแต่ต่อมาความหมายนั้นรวมไปถึงเอกสารที่เก็บรักษาและรวบรวมโดยสถาบันเอกชนหรือครอบครัวด้วย

A Glossary of Archival and Records Terminology ได้ให้ความหมายของ archives ไว้ดังนี้
1. หมายถึง วัตถุใด ๆ ที่ผลิตหรือรับไว้โดยบุคคล ครอบครัว องค์กรภาครัฐหรือเอกชน อันเนื่องมาจากกิจกรรมหรือภารกิจและได้อนุรักษ์ไว้เนื่องจากสารสนเทศที่บันทึกไว้มีคุณค่าต่อเนื่อง หรือเป็นหลักฐานของภารกิจหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ผลิตเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งวัตถุเหล่านั้นได้รับการดูแลรักษาไว้ซึ่งแหล่งกำเนิด ลำดับการจัดเรียง และควบคุมการรวบรวมให้เป็นเอกสารที่ถาวร (เทียบได้กับคำว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”)
2. หมายถึง หน่วยงานที่อยู่ภายใต้องค์กร ซึ่งรับผิดชอบในการดูแลรักษาเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กรนั้น ๆ(เทียบได้กับคำว่า “ หน่วยงานจดหมายเหตุ” หรือ “หอจดหมายเหตุของหน่วยงาน” เช่น หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย... หอจดหมายเหตุกระทรวง...เป็นต้น)
3. องค์กรที่รวบรวมเอกสารของบุคคล ครอบครัว หรือองค์กรต่าง ๆ เพื่อรวบรวมเป็นเอกสารจดหมายเหตุ(เทียบได้กับคำว่า “หอจดหมายเหตุ ” หรือองค์กรที่ทำหน้าที่ด้านจดหมายเหตุ เช่น สมาคมจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุเฉพาะด้าน เป็นต้น)
4. วิชาการที่สอนเกี่ยวกับการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุและองค์กรจดหมายเหตุ(เทียบได้กับคำว่า “วิชาจดหมายเหตุ”)
5. อาคารหรือส่วนของอาคารที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ(เทียบได้กับคำว่า “คลังเอกสารจดหมายเหตุ”)
6. กลุ่มของเอกสารสิ่งพิมพ์ที่ให้ความรู้ในยุคสมัยใดสมัยหนึ่ง(เทียบได้กับคำว่า “เอกสารประวัติศาสตร์”) แต่เดิมคำว่า “จดหมายเหตุ” มักจะใช้กับชุดเอกสารใดๆ ที่เป็นเอกสารเก่าหรือเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ โดยไม่คำนึงถึงการรวมตัวของเอกสารว่ามีการรวมตัวอย่างไร ตามความหมายนี้เอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นเอกสารเก่าที่อาจเป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ เช่น วารสารเก่าทางการแพทย์ เป็นต้น ในปัจจุบันวิชาชีพจดหมายเหตุจะคำนึงถึงคุณสมบัติของเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเกิดจากภารกิจหน้าที่ มีกระบวนการอันเกิดจากการผลิตหรือรับมอบเอกสารอันทำให้เอกสารจดหมายเหตุมีโครงสร้างที่แสดงให้เห็นถึงภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเอกสารหรือแหล่งกำเนิดของเอกสารนั่นเอง   เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงาน หรือดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและบุคคล และได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าทางจดหมายเหตุ (archival value ,permanent value, continuing value, enduring value) ซึ่งหมายถึง คุณค่าของเอกสารที่มีต่อการบริหารและดำเนินงาน, การเป็นหลักฐานในทางกฎหมาย, การแสดงสถานภาพทางการเงิน,การเป็นหลักฐานของการดำเนินงาน, การค้นคว้าวิจัยหรือทางประวัติศาสตร์และได้รับการประเมินว่าสมควรอนุรักษ์ไว้ตลอดไปในฐานะที่เป็นเอกสารจดหมายเหตุ คุณค่าเหล่านี้มีประโยชน์ต่อทั้งเจ้าของเอกสารและผู้ที่ต้องการใช้ประโยชน์จากเอกสารจดหมายเหตุเพื่อการศึกษาค้นคว้าและวิจัยในด้านต่าง ๆ เอกสารจดหมายเหตุจะแบ่งออกเป็นสองประเภทตามลักษณะของความเป็นเจ้าของเอกสาร ได้แก่ เอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงาน และเอกสารส่วนบุคคล