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「アプリで開く」を選ぶ前にどうやって開くか意識してください。

下図黄色枠の「アプリで開く」を選んだ場合、大抵はブラウザやスマホ上で動作する「互換アプリ」で開きます。

互換アプリでは、表や行間隔がズレたり、全体的に小さく印刷されるなど、体裁が崩れることが多く、書式や様式など体裁に意味がある文書ファイルを扱うことには向きません。

必ずダウンロードをして本来のアプリケーションソフト（WordやExcel...）で開くことを強くお勧めします。

また「互換アプリ」で開き編集することも避けてください。公開されているファイルは他の人たちもアクセスします、もし個人的なことを追記した場合にその追記内容が全員に公開されることになります。どうしても保存する場合は、公開されることを前提としておくか、自分専用のファイルのコピーを作成してそちらに保存しましょう。