Контекстное планирование

Это способность решить задачу без лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное. Что такое контекст и как его использовать в своих целях? 

Контекст - это условие обстоятельств, подходящие для совершения определенного дела. 

Контексты можно разделить на 4 группы: 

1. Место. 

Решение задачи связано с определенным местом. «Если буду в магазине..», «если буду в библиотеке», «когда окажусь дома» и т.д.

2. Человек, группа людей. 

Решение задачи связано с человеком или людьми. «Если увижу учителя, «когда зайдет приятель» и т.д.

3. Внешние обстоятельства. 

Решение задачи в независящих от человека обстоятельствах. «Когда будет хорошая погода», «когда начнутся каникулы» и т.д. 

4. Внутренние обстоятельства. 

Решение задачи зависит от внутреннего состояния человека. «Если будет вдохновение», «после того как отдохну» и т.д.

Как создать систему контекстного планирования:

1. Выделить типовые личные контексты (от 5 до 9), актуальные для вашей жизни; 

2. Составить список задач под каждый контекст;

3. При приближении контекста просмотреть список соответствующих ему задач.

Всё просто. Например, имеем контекст Университет, перед тем как там оказаться просматриваем список задач связанных с этим контекстом и выполняем их. 

Инструментами для такого планирования могут быть: ежедневник, стикеры, доски (пробковые, из ватмана, магнитные), электронные списки задач (Microsoft Outlook).

Также существует система карточек контекстов, суть в том, что в карточке указываются разделы: 

1. Взять с собой «Подготовить» «Сделать до»; 

2. Сделать «Сделать на месте»; 

3. Условия; 

4. Рядом. 

Подробнее о их применении можно прочесть в книге 

Г.А. Архангельского про тайм-менеджмент [Архангельский, 99].

Планирование дня

План — это не жесткие рамки строгого расписания, а помощь в выборе оптимального решения в постоянно изменяющихся условиях. Чтобы план выполнял свою функцию его нужно правильно составить.

Правила составления плана:

1. Письменный вид. 

План должен быть материальным, выполненным в письменном виде находиться в одном месте. Чтобы управлять и контролировать свои задачи их необходимо записывать.

2. Регулярность. 

Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. 

Составляя план, необходимо выделять наиболее значимые задачи. 

4. Реалистичность. 

В план стоит заносит те задачи, которые реально выполнимы, учитывая ваши возможности.

5. Гибкость планирования. 

План должен быть составлен так, чтобы при появлении любых внезапных обстоятельств можно было внести в него необходимые изменения и дополнения.

• Шаг 2. В графу «Что сделать?» запишите все, что нужно сделать в течение дня (задачи должны отвечать на вопрос -Что сделать? И отражать результат - купить хлеб);

• Шаг 3. Обозначайте разные сложности задач разными цветами. Например, красным самые важные дела; желтым — те, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым — те, которые можно перенести на другой день;

• Шаг 4. План всегда держите под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», невыполненные «–»;

Подробнее про результато-ориентированное планирование можно прочесть в книге Г.А. Архангельского про тайм-менеджмент [Архангельский, 113].

Жестко-гибкое планирование дня

Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования.

• Шаг 1. В ежедневнике отмечаем жесткие задачи (для них известно точное время), + закладываем резерв.

• Шаг 2. Составляем список гибких задач (без точного времени).

• Шаг 3. В списке гибких задач выделяем цветом 2-3 задачи на стратегические цели, ключевые цели должны быть выписаны зарание, по ним определяется приоритетность.

• Шаг 4. Распределяем время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой указываем примерное время.Правило бюджетирования времени. На приоритетные задачи не более 60 % рабочего времени, остальные 40 % оставляем как свободный резерв.

• Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.