Vous souhaitez être payé plus vite et faciliter la vie à vos clients ? Activez une passerelle de paiement pour permettre le règlement en ligne, directement depuis vos factures ! Voici comment faire, étape par étape :

1️⃣ Activez une passerelle de paiement

• Rendez-vous dans Paramètres > Paramètres de paiement > Nouvelle passerelle

• Sélectionnez votre solution préférée (ex : Stripe, PayPal, Mollie…)

• Cliquez sur Configurer et suivez les instructions (identifiants API, etc.)

Astuce : Stripe est le plus simple à connecter et accepte la plupart des cartes bancaires.

2️⃣ Paramétrez vos options de paiement

• Définissez quels types de paiement vous acceptez (CB, virement, Apple Pay…)

• Choisissez si vos clients peuvent enregistrer leur carte pour de futurs paiements

• Fixez éventuellement des frais ou des limites (optionnel)

3️⃣ Ajoutez la passerelle à vos factures

Dès qu’une passerelle de paiement est activée, un bouton "Payer en ligne" apparaîtra automatiquement sur les factures envoyées dans le portail client.

4️⃣ Votre client paie en quelques clics

• Le client reçoit la facture par email.

• Il clique sur "Voir ma facture"

• Il sélectionne sa méthode de paiement et valide

5️⃣ Vous êtes averti en temps réel

• Dès que le paiement est effectué, vous recevez une notification

• La facture passe automatiquement en "Payée"

📋 En résumé

1. Activez et configurez une passerelle de paiement

2. Envoyez votre facture

3. Le client règle en ligne

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas : on l'annule par un avoir, puis on émet une nouvelle facture corrigée. Seul un brouillon jamais envoyé peut être édité librement.

Règle unique à retenir : l'avoir s'applique d'abord sur le solde restant de la facture d'origine, et le reste éventuel sur la nouvelle facture.

Réglages à faire une fois :

• Paramètres → Paramètres de workflow → Verrouiller les factures : À l'envoi, pour empêcher toute modification d'une facture envoyée.

• Paramètres → Numéros générés → Avoirs : une séquence d'avoirs propre et continue.

• Sur chaque avoir, en note publique : « Avoir sur facture n° XXX du JJ/MM/AAAA ».

Pour appliquer un avoir, Invoice Ninja crée un « paiement » de type crédit : il faut toujours sélectionner une facture dans la section Factures de l'écran de paiement, et le montant ne peut pas dépasser le solde de cette facture.

Scénario 1 — Facture en brouillon (jamais envoyée)

Aucun avoir n'est nécessaire : la facture n'a pas été émise.

1. Ouvre la facture et clique sur Modifier.

2. Corrige les lignes, le client ou les dates, puis enregistre.

3. Envoie-la normalement.

À vérifier : si le numéro est attribué dès l'enregistrement, ne supprime pas un brouillon numéroté, corrige-le plutôt, pour éviter un trou dans la numérotation.

Scénario 2 — Facture envoyée, non payée

L'avoir solde entièrement la facture d'origine ; le client paiera la nouvelle facture.

1. Sur la facture d'origine : Actions → Clone to Credit. Ajoute la mention « Avoir sur facture n° XXX », enregistre, puis marque l'avoir comme envoyé.

2. Sur l'avoir : Appliquer le crédit. Dans la section Factures, sélectionne la facture d'origine, montant = son total.

3. La facture d'origine passe à Payée (soldée par l'avoir).

4. Sur la facture d'origine : Clone to Invoice, corrige, enregistre et envoie. C'est celle que le client règle.

Variante rapide : action Cancel sur la facture. Elle passe à Cancelled mais aucun avoir numéroté n'est créé : à réserver aux cas où la facture n'a pas été transmise au client.

Scénario 3 — Facture partiellement payée

L'avoir est réparti : une partie solde le reste dû sur l'ancienne facture, le reste règle la nouvelle. Exemple : facture de 1 000 €, 400 € déjà payés, facture corrigée de 900 €.

1. Sur la facture d'origine : Clone to Credit (avoir de 1 000 €), mention « Avoir sur facture n° XXX », marque-le comme envoyé.

2. Appliquer le crédit → sélectionne la facture d'origine, montant = son solde (600 €). Elle passe à Payée.

3. Crée la facture corrigée (Clone to Invoice, 900 €), enregistre, marque-la comme envoyée.

4. Appliquer le crédit restant de l'avoir (400 €) → sélectionne la nouvelle facture. Reste dû par le client : 500 €.

Si l'avoir restant dépasse la nouvelle facture, l'excédent reste en crédit client : à rembourser ou à imputer sur une prochaine facture.

Scénario 4 — Facture payée

La facture d'origine a un solde de 0 : l'avoir ne peut s'appliquer que sur la nouvelle facture.

Méthode A — Clone to Credit (recommandée si l'avoir existe déjà)

1. Sur la facture d'origine : Clone to Credit, mention « Avoir sur facture n° XXX », marque-le comme envoyé.

2. Crée la facture corrigée (Clone to Invoice), corrige, enregistre, marque-la comme envoyée.

3. Sur l'avoir : Appliquer le crédit → sélectionne la nouvelle facture, montant ≤ son solde.

4. Avoir supérieur à la nouvelle facture : l'excédent reste en crédit client (remboursement ou prochaine facture). Avoir inférieur : le client paie la différence.

La facture d'origine reste affichée Payée dans Invoice Ninja ; c'est l'avoir qui la référence qui fait foi.

Méthode B — Reverse

1. Sur la facture payée : Actions → Reverse. Invoice Ninja crée l'avoir et passe la facture à Reversed ; le paiement devient du crédit client.

2. Crée la facture corrigée et applique-lui ce crédit.

Ne combine pas les deux méthodes sur la même facture : tu créerais deux avoirs.

Scénario 5 — Facture envoyée, impayée, le client arrête la relation

Tout dépend d'une question : la prestation a-t-elle été réalisée ? Une facture n'a pas à être « validée » par le client pour être exigible.

5a — Prestation non réalisée (mission annulée) : on annule

1. Sur la facture : Clone to Credit, note « Annulation de la facture n° XXX — mission annulée », marque l'avoir comme envoyé.

2. Appliquer le crédit → sélectionne la facture d'origine, montant total. Elle passe à Payée (soldée par l'avoir).

3. Pas de nouvelle facture. Envoie l'avoir au client comme trace de l'annulation.

Si une partie reste due (acompte, travail déjà fait) : avoir total, puis nouvelle facture limitée à ce qui est dû (scénario 2).

5b — Prestation réalisée, le client refuse de payer : on recouvre, on n'annule pas

1. Laisse la facture en Envoyée ; elle passe en retard à l'échéance. Active les relances dans Paramètres → Rappels.

2. Sans réponse : mise en demeure en recommandé AR, avec pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € prévues aux CGV.

3. Puis injonction de payer auprès du tribunal compétent.

4. Créance définitivement irrécouvrable (liquidation, etc.) : l'expert-comptable la passe en perte. Pas d'avoir dans Invoice Ninja ; archive simplement la facture.

TVA : sur des prestations de services, elle est en principe due à l'encaissement, donc rien à reverser tant que rien n'est encaissé (sauf option pour les débits — à confirmer avec le comptable).

Quand un client règle par virement, utilise Saisir un paiement plutôt que Marquer comme payé : c'est la seule option qui enregistre la vraie date d'encaissement.

Les deux options

Les deux passent la facture à Payée et créent un paiement ; seule la saisie permet de le décrire fidèlement.

Saisir un paiement Marquer comme payé

Date Date réelle du virement Date du jour, automatique

Montant Libre (paiement partiel possible) Solde total uniquement

Type Au choix (Virement bancaire) T ype par défaut

Référence Champ pour la référence du virement Aucune

La date compte pour la TVA sur encaissements et le rapprochement bancaire : un virement reçu le 10 et marqué payé le 14 serait enregistré au 14.

Saisir un paiement

1. Ouvre la facture → Saisir un paiement.

2. Date : la date de réception sur ton relevé bancaire.

3. Montant : le montant reçu (le solde est prérempli ; ajuste-le si le virement est partiel).

4. Type : Virement bancaire.

5. Référence de transaction : le libellé ou la référence du virement.

6. Coche Envoyer un email si le client doit recevoir une confirmation, puis enregistre.

Si le montant reçu est inférieur au solde, la facture passe à Partiellement payée ; s'il est supérieur, l'excédent devient du crédit client.

Quand « Marquer comme payé » suffit

Uniquement si le virement couvre le total et arrive le jour même.

Corriger un paiement déjà marqué

Menu Paiements → ouvre le paiement → Modifier : corrige la date, le type et la référence.