Plazos a cumplir y documentación a entregar por Administrador cesado o que renuncie a su cargo

¿Cuáles son los plazos para entrega de documentación por parte del Administrador-secretario?

En la práctica profesional de la administración de fincas es habitual enfrentarse a situaciones en las que el Administrador-Secretario cesa en su cargo (por incompatibilidades con la Junta de Gobierno o porque la Junta acuerda prescindir de sus servicios), o bien la propia Comunidad decide nombrar a otro Administrador o asumir la gestión internamente. Ante estos supuestos surge la duda: ¿Qué trámites son necesarios para que la documentación custodiada por el administrador saliente pase de forma correcta y segura al administrador entrante o al Presidente?

Marco normativo básico

• Art. 13.5 LPH: las funciones de secretario y administrador pueden ser ejercidas por el presidente salvo que los estatutos o la Junta acuerden lo contrario.
  
  

• Art. 13.6 LPH: el cargo de administrador/secretario puede recaer en un propietario, en una persona física con la cualificación legalmente exigible o en una persona jurídica.
  
  

Por experiencia profesional, recomendamos encarecidamente que la gestión de una Comunidad la lleve un Administrador de Fincas colegiado, tanto por eficacia técnica como por la garantía que aportan la formación, el cumplimiento normativo y la cobertura por seguros (responsabilidad civil y caución).

Reglas y criterios del Colegio Profesional

El Estatuto del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid (B.O.C.M. 14/12/2001) establece criterios claros sobre el traspaso documental:

• Art. 10 (principios): el administrador cesante debe entregar la documentación que obre en su poder, practicando la liquidación correspondiente y abonando o percibiendo el saldo resultante.
  
  

• Art. 14: el administrador entrante debe dar conocimiento al saliente; este último está obligado a conceder la venia en 15 días y el Colegio puede intervenir si no se concede. Además, el saliente debe indicar los honorarios pendientes para que el entrante pueda gestionar su pago con criterio de cortesía profesional; en caso de discrepancia, el Colegio puede emitir informe.
  
  

• Art. 34.2.k y 34.2.i (régimen sancionador): se consideran infracción grave la retención de documentación (no contable) y el retraso injustificado en la liquidación de cuentas transcurridos 45 días desde el cese.
  
  

Plazos recomendados (criterio colegial práctico)

Para garantizar la continuidad administrativa y la seguridad jurídica de la Comunidad, el criterio profesional habitual es establecer dos plazos:

1. Plazo urgente — 10 días (desde la efectividad del cese o la remoción): entrega de la documentación imprescindible para la gestión diaria.
   
   

2. Plazo final — 45 días: entrega del resto de la documentación, especialmente la contable y los soportes de ejercicios cerrados.
   
   

Toda entrega debe ir acompañada de un inventario detallado y debe quedar recibida y firmada por el Presidente (o por quien designe la Junta).

Documentación a entregar en los 10 días (mínimo imprescindible)

(permitirá al administrador entrante asumir la gestión inmediata)

• Relación de fincas: número de viviendas/locales, coeficientes, titularidad, teléfonos y direcciones. Formas de pago de recibos y domiciliaciones bancarias (indicar si hay domiciliaciones diferenciadas por conceptos).
  
  

• Relación de las últimas cuotas emitidas (mes y detalle) y constancia de derramas vigentes (vigencia y fecha de finalización).
  
  

• Fotocopia de la última nómina del personal y de los últimos TC (Seguridad Social) pagados (resumen reciente).
  
  

• Identificación fiscal de la Comunidad (NIF) y etiquetas fiscales necesarias.
  
  

• Datos de la cuenta bancaria: contrato de cuenta, titularidad, modalidad de firma (mancomunada/solidaria) y personas autorizadas.
  
  

• Talonarios / pagarés / cheques en curso (con numeración y cuantía).
  
  

• Listado de proveedores con datos de contacto.
  
  

• Póliza de seguros vigente (contrato y vencimiento; teléfono de asistencia).
  
  

• Libro de actas en curso (última hoja y dato de legalización).
  
  

• Copia del título constitutivo y estatutos.
  
  

• Última relación de recibos que se pagan en finca (si procede).
  
  

• Sello de la Comunidad.
  
  

Con lo anterior el administrador entrante podrá empezar a operar con garantías y emitir recibos, controlar domiciliaciones y atender siniestros o incidencias inmediatas.

Documentación a entregar en el plazo de 45 días (complementaria / contable)

(soporte para el cierre contable y archivo histórico)

• Libros de actas anteriores (si corresponde).
  
  

• Contratos de mantenimiento y servicios (empresa, objeto y fecha).
  
  

• Contratos de suministro (agua, electricidad, gas, telecomunicaciones) y fechas de alta.
  
  

• Contratos de alquiler de elementos comunes (si existen).
  
  

• Documentación relativa a tratamientos de datos (encargos de tratamiento, contratos conforme a LOPD/GDPR).
  
  

• Licencias de actividad y certificados administrativos relacionados con instalaciones.
  
  

• Últimas inspecciones/revisiones reglamentarias (ascensores, electricidad, etc.).
  
  

• Alta de la Comunidad en la Seguridad Social, y libro de visitas (si procede).
  
  

• Contratos laborales completos del personal (tipología y antigüedad).
  
  

• Histórico de TC1/TC2 y demás registros de cotizaciones (últimos 5 años).
  
  

• Expediente de personal (altas, bajas, bajas médicas, finiquitos, adhesión a mutua).
  
  

• Evaluación de riesgos y plan de prevención.
  
  

• Alta censal (Modelo 036/037) y documentación fiscal.
  
  

• Historial de liquidaciones fiscales (IRPF, IVA, 4 años).
  
  

• Expedientes de grandes obras, con fechas y documentación técnica.
  
  

• Expedientes judiciales en curso o finalizados.
  
  

• Registro de correspondencia.
  
  

• Soporte contable de los 5 años cerrados y del ejercicio/s en curso (asientos, extractos, facturas).
  
  

• Liquidaciones y conciliaciones bancarias hasta la fecha del cese.
  
  

• Relación pormenorizada de recibos pendientes de pago al día del cese.
  
  

• Informe contable del último ejercicio aprobado (con saldos por finca).
  
  

• Estado contable actualizado del ejercicio en curso (con liquidación de saldos, si procede).
  
  

• Soportes contables posteriores a la fecha del cese que obren en poder del saliente.
  
  

Reglas procedimentales y recomendaciones prácticas

• Lugar de entrega: preferentemente en el despacho del administrador saliente o en el lugar acordado por ambas partes.
  
  

• Inventario y firma: cada entrega debe acompañarse de un inventario detallado (documento que relacione lo entregado) y firmarse por el Presidente con indicación de fecha y hora. Esto dejará constancia para posibles reclamaciones.
  
  

• Liquidación final: el saliente debe practicar la liquidación de cuentas hasta la fecha del cese; si hay saldos pendientes debe indicarse cómo se compensan o transferir el saldo al entrante.
  
  

• Honorarios: el saliente debe notificar al entrante los honorarios pendientes. Si existe discrepancia sobre la cuantía, ambas partes pueden solicitar informe al Colegio.
  
  

• Protección de datos: los traslados de documentación que contengan datos personales deben ajustarse al Reglamento (GDPR/LOPD): si se suben contenidos a plataformas/web del nuevo administrador, hay que garantizar que exista encargo de tratamiento y medidas de seguridad.
  
  

• Revisión por el entrante: el administrador entrante debe revisar exhaustivamente la documentación recibida y dar aviso inmediato de cualquier carencia o inconsistencia.