ALBAYRAK HOLDİNG ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket”) bünyesinde yer alan pozisyonlara başvuruda bulunmanız nedeniyle tarafımıza iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimiz tarafından işlenmektedir.

Bu aydınlatma metni; “Albayrak YZ Mülakat” mobil uygulaması kapsamında  aday başvuru süreçleri, dijital mülakat uygulamaları ve yapay zekâ destekli değerlendirme süreçleri kapsamında kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği ve haklarınız konusunda sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Uygulama, kariyer web platformu üzerinden başvuru yapan adayların mülakat süreçlerini yürütmek ve yapay zeka destekli değerlendirme sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.

Şirketimiz tarafından, iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde, doğru ve gerektiğinde güncel olarak, belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde işlenmektedir.

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verileriniz, KVKK’da düzenlenen veri güvenliği ilkelerine uygun olarak korunmakta olup, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirler uygulanmaktadır.

VERİ SORUMLUSUNUN VE VARSA TEMSİLCİSİNİN KİMLİĞİ:

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında “Albayrak Holding Anonim Şirketi”  (“Albayrak” ya da “Şirket”) veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

İnternet Adresi     : https://www.albayrak.com.tr/

Telefon Numarası    : +90 (212) 467 36 00

E-Posta Adresi              : iletisim@albayrak.com.tr  

Adres                      : Maltepe Mahallesi Fetih Caddesi No:6 34010 Topkapı – Zeytinburnu / İstanbul

Kep Adresi              : albayrakhol@hs03.kep.tr

YAPAY ZEKÂ KULLANIMI HAKKINDA BİLGİLENDİRME

Başvuru süreçlerinde dijital mülakat sistemleri ve yapay zekâ destekli değerlendirme araçları kullanılabilmektedir. Bu sistemler adayların verdiği yanıtların analiz edilmesine yardımcı olmak amacıyla kullanılmakta olup, nihai işe alım kararları yalnızca yetkili insan kaynakları birimleri tarafından verilmektedir. Yapay zekâ sistemleri tek başına otomatik karar mekanizması olarak kullanılmamaktadır. Gerçekleştirilen mülakatlarda kamera görüntüsü alınmamaktadır ve video kaydı yapılmamaktadır.

Mülakat sürecinde adayların verdiği yazılı veya sesli cevaplar yapay zekâ teknolojileri kullanılarak analiz edilmektedir. Bu analizler:

• adayın pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesine yardımcı olmak

• mülakat süreçlerinde insan kaynakları ekiplerine karar destek çıktıları sağlamak

amacıyla kullanılmaktadır.

Yapay zekâ çıktıları tek başına otomatik karar oluşturmaz.
İşe alım kararları yalnızca yetkili insan kaynakları birimleri tarafından değerlendirme yapılarak verilmektedir.

Adaylar KVKK kapsamında otomatik işleme dayalı değerlendirmelere itiraz etme ve insan müdahalesi talep etme hakkına sahiptir.

İŞLENEN VERİ TÜRLERİ, İŞLEME AMACI ve HUKUKİ SEBEBİ ;

Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca mevzuatta açıkça öngörülen hâllerde veya açık rıza alınarak işlenmektedir.

Yapay zekâ destekli mülakat sürecinde adaylardan özel nitelikli kişisel veri talep edilmemektedir. Bu nedenle mülakat sırasında sağlık bilgileri, biyometrik veriler, din, siyasi görüş, sendika üyeliği veya benzeri özel nitelikli kişisel verilerin paylaşılmaması önemle tavsiye edilmektedir. Adayların bu tür bilgileri kendi inisiyatifleri ile paylaşmaları halinde söz konusu veriler değerlendirme sürecinde dikkate alınmayacak olup, mümkün olan en kısa sürede silinecek veya anonim hale getirilecektir.

Yukarıda belirtmiş olduğumuz bilgilerinizi iş gücü temini süreçlerinin yürütülmesi, iş süreçlerinin takibi, Şirket faaliyetlerinin yapılandırılması, iyileştirilmesi, danışmanlık hizmeti alınması amacıyla ve bu amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla Şirket’in iş ortakları ile paylaşabilir; aynı amaçlar ve farklı şirketlerimizde başvurunuzun değerlendirilmesi amacıyla bağlı olduğumuz Albayrak Holding ve Bağlı Şirketleri’ne  aynı zamanda kendinizi geliştirebileceğiniz farklı alanlara uygunluğunuzu değerlendirebiliriz,

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle elektronik ortamda toplanmaktadır:

• Kariyer web sitesi üzerinden yapılan aday başvuruları

• Mobil uygulama üzerinden gerçekleştirilen kullanıcı işlemleri

• Yapay zekâ destekli video, yazılı veya sesli mülakatlar

• Aday başvuru formları ve değerlendirme süreçleri

• E-posta, telefon ve diğer dijital iletişim kanalları

• Sistem logları, analitik araçlar ve teknik kayıtlar

• Mobil uygulamanın çalışabilmesi için gerekli kamera, mikrofon, cihaz bilgisi, bildirim ve internet erişimi izinleri

Başvuru süreçlerinin temel veri toplama noktası web platformu olup mobil uygulama bu sürecin tamamlayıcı ve destekleyici bir bileşeni olarak kullanılmaktadır.

İŞLENEN VERİLERİ NE KADAR SÜRE İLE SAKLIYORUZ ?

Tarafımıza ilettiğiniz kişisel verileriniz; başvurunuzun olumlu sonuçlanması halinde oluşturulacak personel özlük dosyanız kapsamında saklanacaktır.

Başvurunuzun olumsuz sonuçlanması halinde kişisel verileriniz, veri işleme amacının ortadan kalkmasını takiben Şirketimizin periyodik veri imha politikası kapsamında ilk imha döneminde silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

Ancak açık rızanızın bulunması halinde, tarafımıza ilettiğiniz kişisel verileriniz;

• ileride açılabilecek uygun pozisyonlarda yeniden değerlendirilmesi,

• aday veri tabanı oluşturulması,

• insan kaynakları planlama ve istihdam ihtiyaç analizlerinin yapılması,

• Şirketimiz ve bağlı ortaklıklarımızın iş gücü ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik aday yönlendirme faaliyetleri

amaçlarıyla rızanızı geri çekene kadar saklanabilecektir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILIYOR?

İşlediğimiz kişisel verileriniz KVKK’nın 8. ve 9. maddesinde belirlenen koşullar çerçevesinde;

·       Kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

·       Adayın istihdamı ile ilgili uygun pozisyonun değerlendirilmesi amacıyla insan kaynakları konusunda danışmanlık ve hizmet aldığımız üçüncü kişi insan kaynakları danışmanlık ve hizmet firmalarına,

·       Yapay zekâ analiz hizmeti sağlayıcıları ve analitik hizmet sağlayıcılarına,

·       Etkin personelin seçilmesi ve kazandırılması amacıyla iştirak ve bağlı ortaklıklara, Albayrak Holding ve bağlı firmalarına,

·       Uyuşmazlık çıkması halinde yetkili hukuk bürosuna, yetkili mahkemelere,

·       Yürütülen soruşturma, yapılan idari ve yasal işlemlerle ilgili olarak denetleyici ve düzenleyici kamu kurum ve kuruluşlarına, adli makamlara ve emniyet teşkilatına,

·       Yurt dışında çalışılacak olması halinde değerlendirme yapılabilmesi amacıyla yurt dışında bulunan ilgili ülke temsilcisine,

·       Kurumumuzun kullandığı işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla yurt içi ve yurt dışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,

·       Bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin depolanması ve entegrasyonunun sağlanması amacıyla yurt içi ve yurt dışında kurulu bulut hizmeti veren şirket, kurum ve kuruluşlara,

aktarılabilmektedir.

Yurt Dışına Aktarım ; Veriler, Microsoft Azure West Europe bölgesinde (Hollanda) barındırılmaktadır. Mülakatın yürütülmesi ve transkriptlerin değerlendirilmesi için OpenAI; analitik hizmetler için Amplitude gibi hizmet sağlayıcılar yurt dışında bulunan sunucular üzerinden hizmet verebilir. Yurt dışına aktarım işlemleri KVKK m.9 kapsamında; Kurul tarafından öngörülen uygun güvenceler sağlanarak veya açık rızanıza dayanılarak yapılır.

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ŞİRKETİMİZİN ALMIŞ OLDUĞU TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

a- Teknik Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca teknik tedbirler şu şekildedir:

·       Şirketimiz bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir. Teknik konularda bilgili ve tecrübeli personel istihdam edilmektedir. Teknik konularda ilgili departmanlar kurulmuştur.

·       Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği yetkili birim/kişiye raporlanmaktadır.

·       Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programı kullanılmaktadır.

·       Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

·       Şirketimiz bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik tedbirleri kullanılmaktadır.

·       Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmekte, eski çalışanların hesapları kapatılmaktadır.

·       Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanılmaktadır.

·       Sahte yazılım ve donanım kullanımından şiddetle kaçınılmaktadır. Kullandığımız tüm ürünlerimiz orijinal ve lisanslıdır.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan teknik tedbirler konusunda Şirketimiz sürekli ve sürdürülebilir nitelikte çalışmalar yapmaktadır:

·       Yetki Matrisi

·       Yetki Kontrol

·       Erişim Logları

·       Kullanıcı Hesap Yönetimi

·       Ağ Güvenliği

·       Uygulama Güvenliği

·       Şifreleme

·       Sızma Testi

·       Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri

·       Log Kayıtları

·       Veri Maskeleme

·       Veri Kaybı Önleme Yazılımları

·       Yedekleme

·       Güvenlik Duvarları

·       Güncel Anti-Virüs Sistemleri

·       Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme

·       Anahtar Yönetimi

b-    İdari Tedbirler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca idari tedbirler şu şekildedir:

·       Personelimiz, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

·       Şirketimizin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’da belirtilen veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütülen faaliyet özelinde incelenmektedir.

·       Şirketimiz ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelerle, Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı artırılmaktadır.

·       İş birimlerimiz esas alınarak belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulamaya geçilmektedir. Bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Şirket içi politikalar ve eğitimler ile hayata geçirilmektedir.

·       Faaliyet bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirketimiz içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

·       KVKK ve ilgili diğer düzenlemelere ilişkin iş ve işlemlerin takibinde kolaylık ve uyum için oluşturulmuş olan Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından takip edilmektedir.

·       Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı üçüncü kişiler ile kurulan sözleşmelere, aktarılan kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerin alınacağına ve kendi kuruluşlarında da bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan idari tedbirler konusunda Şirketimiz sürekli ve sürdürülebilir nitelikte çalışmalar yapmaktadır:

·       Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması

·       Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.)

·       Sözleşmeler (Veri Sorumlusu- Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu- Veri İşleyen Arasında)

·       Gizlilik Taahhütnameleri

·       Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler

·       Risk Analizleri

·       İş Sözleşmesi, Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)

·       Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)

·       Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)

·       Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim

KVKK KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ NELERDİR?

KVKK’nın 11. maddesi gereğince her ilgili kişi;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.

TALEPLERINIZ İÇİN BİZİMLE İLETİŞİME GEÇMEK İSTERSENİZ

• Yazılı olarak talepte bulunulması halinde;

https://www.albayrak.com.tr/  internet sitemizde yer alan  “KVKK  Başvuru Formu”nu doldurarak, ıslak imzalı bir nüshasını, kimliğinizi tespit edici bir belge ile şahsen veya 11. Madde kapsamında sayılan haklara ilişkin başvuru yapmaya yetkili olduğunuzu gösterir ve noter tasdikli bir vekâletname ile vekaleten teslim edebilir, ya da noter aracılığıyla “Maltepe Mahallesi Fetih Caddesi No:6 34010 Topkapı – Zeytinburnu / İstanbul” adresine gönderebilirsiniz.

• Elektronik olarak talepte bulunulması halinde;

KVKK Başvuru Formu’nu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” sertifikasına sahip bir elektronik ya da mobil imza ile imzalayarak,  Şirketimiz Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine (albayrakhol@hs03.kep.tr) , yada Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle “iletisim@albayrak.com.tr” e-posta adresine iletebilirsiniz. 

Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır. Bilgilerine sunarız.

ADAYLIK SÜREÇLERİNE İLİŞKİN ÖNEMLİ NOT

KVKK ve ikincil mevzuatında düzenlenen veri minimizasyonu ilkesi gereğince aday değerlendirme süreçlerimiz iş ilanında/iş başvuru formunda talep edilen bilgi ve belgeler üzerinden ilerleyecektir. Talep edilen bilgi ve belgelerin sürecin eksiksiz yürütülmesi için gerekli ve yeterli olduğunu hatırlatarak, ek bilgi ve belgelerin teslimi durumunda bunların saklanması ve korunmasından Şirketimizin sorumlu olmadığını bildiririz.

Yakınlarına veya referanslarına ait kişisel verileri Şirketimize iletmesi durumunda Aday, ilgili kişileri bu konuda bilgilendirdiğini ve açık rızasını aldığını kabul, beyan ve taahhüt eder.