Apesar de possuírem entregas e atividades específicas que devem ser conduzidas neste intervalo e que podem variar muito de acordo com o projeto, o ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento de projeto, que pode ser aplicada independentemente do trabalho envolvido, que contém:
Início do projeto.
Organização e preparação.
Execução do trabalho do projeto.
Encerramento do projeto.
“Para o Guia PMBOK, o ciclo de vida de projetos possui cinco fases claras, bem definidas e sequenciais, que, por sua vez, possuem seus grupos de passos a serem realizados.
Essas fases são conhecidas por Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento e podem ser visualizadas de forma intuitiva e sequencial, podendo ser ao mesmo tempo iterativa”. (CRUZ, 2013, p. 14)
Segundo Fabio Cruz (2013, p. 15), “para ficar evidente como as fases podem ser iterativas e incrementais ao longo de um projeto, principalmente quando o projeto é gerenciado de forma a ter mais de uma fase, ou seja, mais de uma iteração, essas iterações ficarão produzindo valor para o cliente diversas vezes, passando por todas as fases, mais de uma vez, até que o projeto seja encerrado com o produto completado”, conforme pode ser visualizado na imagem.
Relacionamento entre as fases
Quando um projeto tem mais de uma fase, essas fases podem ter diferentes relacionamentos entre elas. Segundo o Guia PMBOK quinta edição o seguintes relacionamentos podem existir:
Sequencial: Uma fase após a outra;
Sobreposição: Um fase começa mesmo antes da anterior terminar;
Preditivo: É utilizado quando se tem um excelente entendimento do produto a ser entregue no início do projeto, sendo possível que o time do projeto defina todo o escopo, desenvolva o plano e só depois construa o produto.
Iterativo e Incremental: É quando se realiza o Preditivo por pedaços do produto, onde se foca em ter um excelente entendimento de uma parte do produto, realizando a definição do escopo, planejamento e construção da parte 1, depois o mesmo com a parte 2, 3 e assim sucessivamente até o produto estar completo.
Adaptativo: É muito parecido com o Iterativo e Incremental, mas com a diferença de possuir iterações rápidas com tempo e custo fixo. É conhecido também como método ágil ou orientado a mudança. Inclusive trazendo os conceitos de Backlog do produto com pacotes menores, planejamento da iteração com a seleção de Backlog e revisão do produto entregue.
Com o final desta segunda parte da introdução sobre gerenciamento de projetos, podemos ir para os grupos de processos e áreas de conhecimento do Guia PMBOK quinta edição.
Devemos lembrar que o conteúdo não é uma cópia do Guia PMBOK 5ª Edição, além de não descrevê-lo totalmente. É apenas um resumo para mostrar o seu conteúdo de forma simples, fácil e objetiva para quem não o conhece e/ou não o leu na íntegra.
Recomenda-se a leitura do livro: CRUZ, Fábio. Scrum e Guia PMBOK: unidos no Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro:Brasport, 2013.
O Guia PMBOK é um manual de boas práticas aplicadas ao gerenciamento de projetos e é mantido pelo Project Management Institute, o PMI.
Segundo o PMI, o Guia PMBOK funciona na maioria dos projetos, na maioria do tempo. Isso não significa que seja o mais correto ou que somente essas práticas funcionam no gerenciamento eficaz e eficiente de projetos, mas pode ajudar muito na diminuição dos problemas do dia a dia dos projetos além de aumentar muito suas chances de sucesso.
O Guia PMBOK possui cinco grupos de processos que abrangem dez áreas de conhecimento.
A partir da combinação de grupos de processo com áreas de conhecimento, a quinta edição do Guia PMBOK apresenta 47 processos que são sugeridos como necessários e aplicáveis para se gerenciar um projeto, desde o seu início até a sua entrega e finalização.
Exemplo: Em um projeto pequeno com apenas uma fase, esta deve ser iniciada pelo grupo de processos de inicialização, passando pelo planejamento, depois pela execução, monitoramento e controle e, por fim, pela etapa de encerramento. Se o projeto possuir várias fases todas estas cinco etapas devem ser realizadas em todas as fases, sempre começando pelo grupo de processos de iniciação e terminando pelo de encerramento. Ao final da última fase haverá a necessidade de realização do encerramento do projeto.
Grupo de processos de iniciação: São processos sugeridos para realizar a definição de um novo projeto, ou nova fase de um projeto, onde o principal objetivo é a obtenção da autorização formal para iniciar a fase ou o projeto.
Grupo de processos de planejamento: São processos sugeridos para realizar a definição do escopo, os objetivos para os quais o projeto foi criado e quais as ações que deverão ser tomadas para atingir tais objetivos definidos para se considerar o projeto encerrado.
Grupo de processos de execução: São processos sugeridos para realizar a execução do trabalho definido durante a etapa de planejamento e que possibilitará satisfazer as especificações do projeto.
Grupo de processos de monitoramento e controle: São processos sugeridos para realizar o acompanhamento, a revisão e o monitoramento do progresso e desempenho do projeto, além de ser indicado para identificar as mudanças no plano de projeto, iniciá-las e acompanhá-las, contribuindo também para uma melhoria contínua do projeto.
Grupo de processos de encerramento: São processos sugeridos para realizar o encerramento formal do projeto ou da fase, finalizando todas as atividades de todos os grupos de processos.
O Guia PMBOK – Áreas de Conhecimento
As áreas de conhecimento são referentes às disciplinas que devem ser estudadas e aplicadas no gerenciamento de um projeto, como escopo, custos, qualidade, recursos humanos e outras.
Não é obrigatória a realização do gerenciamento de todas as áreas de conhecimento para um mesmo projeto.
Exemplo: Em um projeto convencional é preciso gerenciar de forma independente, porém integrada, os riscos, o escopo, os prazos, o orçamento, os custos, as aquisições, os recursos humanos e outras áreas. A maioria dos projetos, na maior parte do tempo, necessita desses gerenciamentos, incluindo planejamento, execução, acompanhamento, monitoramento e encerramento. Caso contrário, a incidência de falhas e possíveis fracassos é muito grande, e as boas práticas visam justamente diminuir os riscos de fracasso e aumentar as probabilidades de sucesso.
Gerenciamento da integração do projeto: Inclui tarefas que contribuem para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos de todos os grupos de gerenciamento e suas atividades.
É a área-chave para consolidar, articular e integrar desde o início do projeto até o seu final, gerenciando proativamente as expectativas das partes interessadas e contribuindo para atender aos requisitos do projeto.
Gerenciamento do escopo do projeto: Inclui as atividades necessárias para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para terminar e entregar o projeto com sucesso ao seu final.
É a área principal que controla o que está e o que não está incluído no projeto.
Gerenciamento do tempo do projeto: Inclui as atividades necessárias para gerenciar o término e a entrega pontual do projeto e/ou fases.
É a área principal destinada a controlar o cronograma do projeto, bem como os esforços necessários para realizar os trabalhos do projeto, desde o início até o final das atividades.
Gerenciamento do custo do projeto: Inclui atividades para controlar estimativas, orçamentos e custos do projeto de modo que todos os trabalhos possam ser realizados e terminados dentro do orçamento inicialmente aprovado.
Gerenciamento da qualidade do projeto: Inclui atividades para determinar as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais ele foi originado e realizado.
É a principal área para contribuição da melhoria contínua de procedimentos, metodologias e políticas envolvidos com a realização e o gerenciamento de projetos.
Gerenciamento de recursos humanos do projeto: Inclui atividades que organizam e gerenciam a equipe do projeto, considerando que a equipe do projeto é formada por pessoas com responsabilidades definidas e designadas para a conclusão do projeto.
É a área responsável por definir, mobilizar, desenvolver e gerenciar toda a equipe do projeto, incluindo a equipe de gerenciamento do projeto, que é considerada um subconjunto da equipe do projeto.
Gerenciamento das comunicações: Inclui atividades necessárias para garantir que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas no memento oportuno para as partes interessadas apropriadas.
É uma das áreas mais importantes, pois o gerente de projetos investe a maior parte do seu tempo na comunicação com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, tanto internas quanto externas à organização.
Gerenciamento dos riscos do projeto: Inclui atividades de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto.
É a principal área e maior responsável por aumentar a probabilidade e impacto dos eventos positivos, conhecidos como oportunidades, e por reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto.
Gerenciamento das aquisições do projeto: Inclui as atividades necessárias para compara ou adquirir produtos, serviços ou obtenção de resultados que são externos à equipe do projeto.
É a área responsável por gerenciar e monitorar os contratos, além de controlar as mudanças necessárias para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos pela equipe do projeto.
Gerenciamento das partes interessadas do projeto: Inclui as atividades necessárias para identificar as partes interessadas e planejar, gerenciar, monitorar e controlar o seu envolvimento no projeto.
É a área responsável por manter um diálogo contínuo com os stakeholders do projeto para atingir suas necessidades e expectativas.
Acessa o material: Ciclo de Vida de Projeto e Guia PMBOK