第一屆第次理監事聯席會議紀錄

日 期:111年920日(星期)13:00

地 點:視訊會議

主 席:吳正己理事長 紀 錄:黃仕雯

出席人員:羅正方常務理事、周家蓓常務理事、谷玲玲常務理事、劉彥良理事、周建成理事、王致喨理事、田若雯理事、許庭禎理事、洪松井理事、沈景鵬常務監事、潘淑滿監事、辛其亮監事、劉緒宗監事

請假人員:朱玉瑄理事、張耀文常務理事、黃東益理事、王裔婷理事、林鈞文理事、劉陵崗監事

列席人員:張俊彥祕書長、出版委員會柯惠菁主任委員、秘書處黃仕雯小姐

一、確認理事、監事出席人數皆過半,會議開始

二、主席致詞

  1. 因疫情影響,本會至今辦理活動次數不多,但仍維持運作,謝謝大家支持與配合。

  2. 今年8月17日有拜訪母校並與Jay Hartzell校長面談半個多小時,並致贈臺灣水牛紀念琉璃禮品,此次行程較緊湊故未與校友會單位安排面會。


三、會務報告 (秘書長、各委員會主委)

  1. 秘書處

    • 本會會員名冊如附件一,人數如下表:

關於會員計算方式,由於召開第一次會員大會前(報內政部核准前)未強制繳交會費,故有申請入會的校友即預先列為個人會員,絕大部分校友都是在這一年多內陸續繳交入會費及會費以完成入會申請,但此計算方式無法看出會員及未完成入會者之實際人數,故改為以上表格呈現較為精確。適逢明年度辦理第二屆理事長及理監事選舉,因涉及會員法定權利,故須全面清查會員會籍,關於欠費會員及未完成入會校友之處理,稍後將於提案五進行討論。

  • 本處已完成與Texas Roadhouse 德州鮮切牛排餐廳簽約,其分店「民生店」及「台中店」之優惠效期至111年11月30日止,本處並已將電子會員證email給會員以利餐廳識別 (未繳費會員無電子會員證) 。

  • 今年6月張俊彥秘書長有與母校單位Development, International Advancement (Asia)的Sidney Pan主任會面,以及與Global Alumni Relations的Fiona Mazurenko主任視訊會面。關於本會與母校的進一步交流,還需進行深談才能了解合作方式。

  1. 司選委員會:會協助明年第二屆改選事宜。

  2. 活動委員會:受疫情影響,對於活動安排仍持續努力中。

  3. 會員委員會:目前持續協助處理入會申請案。

  4. 公關委員會:與母校窗口單位保持聯繫中。

  5. 出版委員會:本會會訊第二期及第三期已分別於5月27日及8月10日出刊,謝謝當期主編潘淑滿教授及王致喨教授。第四期會訊主編是黃東益教授,預計9月30日截稿,11月出刊,目前已收到三篇稿件,亦有向理事長邀稿分享拜訪母校之行。

  6. 周家蓓常務理事:今年6月有與母校校友會及國際事務處人員分別視訊及實體會面,由於UT Austin臺灣學生會與母校一直有鏈結,因此母校也想了解本會與母校能有什麼樣的鏈結,或本會對母校還能有什麼鏈結,這個部分還需內部討論及明確化後,未來再回覆對方。


四、提案討論

案由一:本會111年度1月1日至9月20日收支報告表(附件二),提請審查。
提案者:秘書處

明:

  1. 依據上次會議決議,本處已追加印製紀念T恤100件(免開版費),目前庫存為191件。

  2. 支出科目增列公共關係費。

  3. 本表如獲理監事同意則留存備查。

議:通過。

案由二:新會員入會申請案(附件三),提請追認。

提案者:秘書處

明:自111年3月18日至今,入會申請共計7位,已由會員委員會先行審查通過,於本次會議進行追認。

議:通過。

案由三:關於第二屆理、監事侯選人名單,提請討論。

提案者:秘書處

明:

  1. 依據本會章程(附件四)第10條及第11條規定,本會置理事15人、候補理事3人;監事5人、候補監事1人。故需制定理事候選人至少18位、監事候選人至少6位之名單。

  2. 是否開放會員登記或推薦參選?

議:

  1. 每任理事及監事人數希望有四分之一的替換率,但此法若未來明列於章程中將失去調整彈性,故先不列入章程修訂案,將依據每屆選舉進行調整即可。

  2. 由秘書處發信通知全體會員,關於第二屆理監事改選可進行登記或推薦參選,於下一次理監事聯席會議再檢視名單,推薦人及被推薦人皆必須是會員(未入會者之校友不算)。

  3. 關於理監事任期,經與內政部確認計算方式後,第一屆理監事任期為110年1月9日至112年1月8日止。

案由四:112年度會員大會辦理時間、地點,及形式,提請討論。

提案者:秘書處

明:

  1. 擬於112年1月辦理,並於同天辦理第二屆理事長及理監事選舉,及召開第二屆第一次理監事聯席會議,選出常務理、監事及新任理事長。

  2. 本次會議是否訂製紀念品?

議:

  1. 112年度第二屆會員大會暨理監事改選活動暫定112年1月14日(星期六)下午2時至5時,地點請秘書處與活動委員會進行討論。

  2. 關於活動地點,由於通訊地在臺北市的會員仍居大多數(目前會員數82位,臺北市會員42位),因有法定成會人數之規定, 故決議仍以臺北市作為這次的辦理地點。

  3. 本次會員大會將進行第二屆理監事改選,依據人民團體選舉罷免辦法第3條規定「人民團體之選舉或罷免除第二十三條及第二十四條規定外,應於同一地點以集會方式辦理」。故人民團體選舉無法以線上投票進行,無法出席者得依據該法第7條以委託書方式處理。

  4. 本次會議需訂製紀念品,請活動委員會協助辦理。


案由五:適逢明年度辦理第二屆理事長及理監事選舉,為保障會員法定權益,本處已完成會員會籍清查。關於欠費會員及未完成入會程序校友之處理 (名單如附件五),提請討論。

提案者:秘書處

明:

  1. 依據本會章程第十二條「會員有遵守本會章程、決議及繳納會費之義務。會員未繳納會費者,不得享有會員權利,連續2年未繳納會費者,視為自動退會。會員經出會、退會或停權處分,如欲申請復會或復權時,除有正當理由經理事會審核通過者外,應繳清前所積欠之會費」辦理。

  2. 本處已分別於今年四月及七月以email個別通知繳費。

  3. 關於連續2年未繳納會費者,若有各理監事熟識之校友,是否能認領聯繫?

  4. 本處擬於會後再次以email及紙本掛號通知所有欠費者於111/11/30前完成繳費,以利審定會員資格(請參閱案由六說明)。

  • 個人會員未繳交111年度常年會費者:未於111/11/30前完成繳費者,依本會章程第12條規定,不得享有會員權利(發言權、表決權、選舉權、被選舉權與罷免權)。

  • 110年度申請入會未完成繳費者(連續2年未繳費者):未於111/11/30前完成繳費者,將名單呈送第六次理監事聯席會議依本會章程第12條規定除名,並於會後以紙本掛號正式通知。未入會者得列席本會活動,不得享有會員權利。

  • 111年度申請入會未完成繳費者:未於111/11/30前完成繳費者,得列席本會活動,不得享有會員權利。

議:

  1. 個人會員未繳交111年度常年會費者:未於111/11/30前完成繳費者,依本會章程第12條規定,不得享有會員權利(發言權、表決權、選舉權、被選舉權與罷免權),秘書處將於9月份以email及紙本掛號再次通知。

  2. 110年度或111年度未完成入會者:由於未完成入會,故不應以章程第十二條來辦理,改統一邀請加入成為112年度之個人會員或永久會員,若於111/11/30前完成入會者,則有會員權利。於111/11/30前未完成入會者,得列席本會活動,不得享有會員權利。未完成入會者,秘書處將於9月份以email及紙本掛號通知。周常務理事表示會聯繫尚未完成入會的臺大校友,鼓勵他們完成入會手續。

案由六:擬於111年12月初召開第六次理、監事聯席會議,提請討論。

提案者:秘書處

明:討論事項擬如下:

  1. 審定會員名冊。依據人民團體選舉罷免辦法第5條規定辦理:人民團體理事、監事及會員代表之選舉或罷免,應由理事會在召開會議十五日前,審定會員(會員代表)之資格,造具名冊,載明姓名、聯絡電話及地址,提供會員閱覽。前項會員(會員代表)名冊所列之會員(會員代表)如無選舉權、被選舉權或罷免權者,應在其姓名下端註明。

  2. 討論第二屆理、監事候選人名單。

  3. 審查本(111)年度工作報告、決算表。

  4. 審查次(112)年度工作計畫、預算表。

  5. 會址續租討論。

  6. 會員大會之籌備進度。

  7. 選票形式、選務作業及人員討論(監票員)。

議:通過,秘書處預計於11月第2週再調查會議時段。


二、 臨時動議 (無)


散會(14:00)