Cứ đến độ hè về là cụm từ “team building” lại bắt đầu rục rịch xuất hiện trong các group chat của công ty. Đối với ban lãnh đạo, đây là dịp để gắn kết nhân sự; đối với nhân viên, đây là lúc để “xả stress” sau những chuỗi ngày chạy KPI mệt nhoài. Thế nhưng, đối với những người được giao trọng trách đứng sau hậu trường – những “chiến thần” HR hay Admin – thì hai chữ “team building” đôi khi lại mang theo cả một bầu trời áp lực. Làm sao để vừa lòng sếp, đẹp lòng nhân viên, trò chơi phải vừa hay vừa ý nghĩa, mà chi phí lại phải nằm trong hạn mức cho phép? Tổ chức một chương trình thành công chưa bao giờ là điều dễ dàng nếu bạn không có một lộ trình rõ ràng. Bài viết này được đúc kết từ những trải nghiệm thực tế, chia sẻ từ góc nhìn của những người làm nghề, sẽ là cuốn cẩm nang toàn diện từ A đến Z giúp bạn tự tin làm chủ mọi sự kiện team building của doanh nghiệp mình.

Hiểu về team building

Trước khi bắt tay vào lên kế hoạch, chúng ta cần phải định nghĩa lại một cách đúng đắn về khái niệm này. Theo cách hiểu truyền thống, team building (xây dựng đội ngũ) là một chuỗi các hoạt động, trò chơi tập thể mang tính trải nghiệm, nhằm giúp các thành viên trong một tổ chức tăng cường sự gắn kết, thấu hiểu và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay, không ít doanh nghiệp đang vô tình biến hoạt động này thành một “nỗi ác mộng” ngầm của nhân sự. Đó là khi các trò chơi quá nặng về thể lực dưới cái nắng gay gắt 40 độ C, là những bài học gượng ép, hay những hoạt động “bắt trend” quá đà gây phản cảm.

Góc nhìn đúng đắn: Một chương trình team building thực sự thành công là khi tất cả mọi người bước vào cuộc chơi một cách tự nguyện và bước ra với nụ cười sảng khoái, những cái ôm siết chặt và sự thấu hiểu vô hình giữa các phòng ban. Nó không chỉ là những chiếc áo đồng phục rực rỡ sắc màu chụp ảnh check-in, mà là cơ hội để xóa nhòa khoảng cách giữa sếp và nhân viên, giữa những người cả năm chỉ nhìn thấy nhau qua màn hình chat.

Khoảng thời gian lý tưởng nhất để team building lên lịch “xê dịch”

Việc lựa chọn thời điểm tổ chức quyết định đến 50% sự hào hứng của nhân viên và mức độ tối ưu hóa ngân sách của công ty. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ cân nhắc dựa trên tính chất ngành nghề và chu kỳ kinh doanh của mình:

• Giai đoạn mùa hè (Tháng 5 – Tháng 8): Đây là thời điểm “vàng” cho các chuyến team building bãi biển. Thời tiết nắng ráo, biển xanh cát trắng là phông nền hoàn hảo cho các trò chơi vận động mạnh ngoài trời. Tuy nhiên, đây cũng là mùa cao điểm du lịch, chi phí dịch vụ (phòng ốc, đi lại, ăn uống) sẽ tăng cao và bạn cần phải đặt trước từ 2 – 3 tháng.

• Giai đoạn cuối năm (Tháng 11 – Tháng 1): Thời điểm này thường được kết hợp giữa team building và tiệc tất niên (Year End Party). Xu hướng lúc này sẽ chuyển dịch từ các hoạt động ngoài trời sang không gian ấm cúng trong nhà hoặc các khu resort nghỉ dưỡng biệt lập.

• Tổ chức vào giữa tuần hay cuối tuần? Nếu ngân sách công ty có hạn, hãy cân nhắc tổ chức vào các ngày giữa tuần (Thứ 2 đến Thứ 4). Các resort, khách sạn luôn có mức giá ưu đãi cực tốt cho doanh nghiệp đi vào thời gian này, đồng thời các bãi biển hay khu vui chơi cũng không quá đông đúc, giúp không gian trải nghiệm của team bạn được trọn vẹn hơn.

Kế hoạch chi tiết tổ chức team building từ A đến Z

Giai đoạn chuẩn bị là phần quyết định 70% thành công của cả chương trình. Bắt đầu bằng việc xác định rõ ba thứ: ngân sách, số lượng người và mục tiêu chương trình. Mục tiêu nghe có vẻ cao siêu nhưng thực ra rất thực tế — bạn muốn team building lần này để gắn kết các phòng ban vốn ít giao tiếp với nhau? Để chào đón nhân viên mới? Để tri ân sau một năm vất vả? Hay đơn giản là để mọi người được vui vẻ xả stress? Mục tiêu rõ thì thiết kế chương trình mới trúng, không bị lan man.

Chọn địa điểm: Tùy ngân sách và số lượng người, bạn có thể chọn tổ chức tại chỗ (sân công ty, hội trường thuê), hoặc đi resort ngoại ô, hoặc kết hợp du lịch. Với nhóm dưới 50 người, một resort ven thành phố cách 1–2 giờ xe là hoàn toàn hợp lý. Với nhóm trên 100 người, cần lên kế hoạch xe đưa đón, sơ đồ chỗ ngồi và logistics cẩn thận hơn. Địa điểm lý tưởng cần có: không gian ngoài trời rộng cho các trò chơi vận động, sảnh lớn cho tiệc tối và khu vực nghỉ ngơi thoải mái.

Thiết kế chương trình: Một ngày team building thường được chia làm ba phần rõ ràng. Buổi sáng là phần khởi động và các trò chơi nhóm nhỏ — ở đây bạn cần những hoạt động phá băng để người ít quen nhau bắt đầu giao tiếp, chẳng hạn như trò chơi nhận diện đội hình, thử thách đồng đội sáng tạo hoặc các cuộc thi nhỏ theo chủ đề. Buổi chiều thường dành cho các thử thách lớn hơn — thi nấu ăn theo nhóm, trò chơi vận động ngoài trời, cuộc thi tài năng hoặc các game show mô phỏng. Buổi tối là phần được chờ đợi nhất — tiệc gala dinner hoặc bữa tiệc ngoài trời kết hợp văn nghệ, trao giải và… những màn hiệu ứng sân khấu đặc biệt mà chúng tôi sẽ nói ngay sau đây.

Phân công nhân sự: Cần ít nhất một MC dẫn chương trình chuyên nghiệp (đừng tiết kiệm khoản này), một đội hậu cần lo ăn uống và vật phẩm, một người chuyên quản lý thời gian và một nhóm nhỏ phụ trách ghi hình chụp ảnh kỷ niệm. Nếu dùng đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, hãy cung cấp đủ thông tin về văn hóa công ty và yêu cầu cụ thể để họ cá nhân hóa chương trình theo đúng tinh thần của tổ chức bạn.

• Khảo sát và đặt dịch vụ (Xe, Khách sạn, Nhà hàng)

• Thiết kế Backdrop, Key Visual, đồng phục

• Điều phối trò chơi bãi biển & Đạo cụ

• Giám sát hiệu ứng sân khấu & Âm thanh

Tiệc team building

Sau một ngày dài vận động hết mình với các trò chơi thể lực, buổi tối chính là khoảng thời gian để mọi người xích lại gần nhau hơn trong một không gian nghệ thuật và ẩm thực lắng đọng. Tiệc team building có thể là một đêm Gala Dinner sang trọng trong khán phòng, hoặc xu hướng mới nhất hiện nay là một buổi Pool Party (tiệc hồ bơi) phóng khoáng, trẻ trung.

Đối với các bạn trẻ công sở, việc ngồi ăn một bữa cơm truyền thống với những bài phát biểu dài dòng của sếp đã không còn sức hút. Họ cần một không gian âm nhạc sôi động, một kịch bản mở, nơi họ có thể cởi bỏ những bộ đồ công sở gò bó để khoác lên mình những bộ trang phục rực rỡ, tự do nhảy múa và thể hiện cá tính riêng. Đây là lúc ban tổ chức cần tập trung đầu tư mạnh mẽ vào phần nhìn và phần nghe để tạo nên một cú hích cảm xúc lớn nhất cho toàn bộ chuyến đi.

Vậy làm thế nào để tạo ra hiệu ứng thị giác đỉnh cao khiến nhân viên phải “Oa” lên thích thú, chụp hình quay video rần rần trên TikTok, Facebook mà không làm thâm hụt ngân sách của công ty? Câu trả lời nằm ở việc bạn biết lựa chọn và sử dụng các hiệu ứng sân khấu một cách thông minh.

Trong giới tổ chức sự kiện, Khôi Nguyên được biết đến là một cái tên bảo chứng chuyên cung cấp các giải pháp, dịch vụ tạo hiệu ứng sân khấu chuyên nghiệp với mức chi phí cực kỳ “vừa túi tiền” cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vì đổ hàng chục triệu vào những màn màn hình LED khổng lồ hay ca sĩ đắt đỏ, việc đan cài các hiệu ứng độc đáo từ Khôi Nguyên sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ:

• Máy tạo bọt foam hồ bơi: Đây chính là “vũ khí tối thượng” cho các bữa tiệc Pool Party lúc sáng. Hãy tưởng tượng toàn bộ hồ bơi ngập tràn trong làn bọt tuyết trắng xóa, mịn màng và an toàn cho da. Nhân viên của bạn sẽ hoàn toàn phấn khích, rũ bỏ mọi khoảng cách để cùng hòa mình vào làn bọt xốp, tạo nên những khung hình “sống ảo” đẹp không góc chết.

• Máy bắn cột khói CO2: Xuất hiện ngay trong khoảnh khắc ban lãnh đạo bước lên sân khấu khai mạc hoặc lúc âm nhạc DJ bước vào đoạn Drop cao trào. Cột khói trắng bắn cao đột ngột rồi tan nhanh không chỉ tạo hiệu ứng hoành tráng như các lễ hội âm nhạc lớn mà còn kích thích thị giác, đẩy năng lượng của khán phòng lên mức cao nhất.

• Khinh khí cầu nhỏ: Thường được thả xung quanh khu vực bãi biển hoặc không gian tiệc ngoài trời, mang theo logo hoặc thông điệp của công ty. Đây là một điểm nhấn cực kỳ sang trọng, tinh tế, vừa định vị thương hiệu doanh nghiệp vừa tạo bối cảnh check-in vô cùng mới lạ cho nhân sự.

• Pháo điện sân khấu: Khoảnh khắc chiếc cúp chiến thắng được trao cho đội vô địch, hay lúc tất cả mọi người cùng nâng ly khai tiệc, những làn khói pháo điện rực rỡ sáng bừng lên sẽ làm cho khoảnh khắc đó trở nên thiêng liêng, trang trọng và đáng nhớ hơn bao giờ hết.

Điểm cộng từ Khôi Nguyên: Điểm khiến nhiều đơn vị HR lựa chọn Khôi Nguyên chính là sự tối ưu về chi phí và tính an toàn cao. Toàn bộ thiết bị đều được vận hành bởi đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề, đảm bảo không xảy ra bất kỳ sự cố nào trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Sự đầu tư thông minh này giúp nâng tầm giá trị chương trình lên gấp nhiều lần so với chi phí thực tế bỏ ra.

Để khép lại một chương trình team building thành công tốt đẹp, người đứng sau điều phối cần lưu ý những chi tiết nhỏ nhưng có võ sau đây:

1. Luôn có phương án B (Plan B) về thời tiết: Thời tiết là yếu tố không ai có thể lường trước được. Nếu tổ chức ngoài trời, hãy luôn chuẩn bị sẵn phương án dời vào hội trường trong nhà hoặc chuẩn bị sẵn ô dù, áo mưa cánh dơi cho nhân viên nếu trời mưa nhỏ.

2. Y tế và an toàn là trên hết: Đừng quên chuẩn bị một tủ thuốc di động với đầy đủ thuốc cảm sốt, bông băng, thuốc chống côn trùng cắn và đặc biệt là thuốc say xe, say sóng. Khi chơi trò chơi bãi biển, hãy đảm bảo khu vực chơi nằm trong vùng an toàn và có nhân viên cứu hộ của resort giám sát.

3. Truyền thông nội bộ trước và sau sự kiện: Hãy tạo sự háo hức bằng các bài viết Teaser, bật mí về quà tặng, về dresscode trước chuyến đi 1–2 tuần. Sau khi chuyến đi kết thúc, hãy nhanh chóng tổng hợp lại những khoảnh khắc đẹp nhất, những thước phim chân thực để gửi lại cho mọi người. Đó chính là chất xúc tác giữ lửa tinh thần làm việc kéo dài sau đó.

4. Tính tự nguyện có định hướng — đừng bắt buộc nhân viên tham gia tất cả hoạt động, nhưng cũng cần thiết kế chương trình hấp dẫn đủ để người ta muốn tham gia vì thích, không phải vì sợ. Nhân viên nào có lý do cá nhân chính đáng cần được tôn trọng — không khí không ép buộc sẽ làm người tham gia thoải mái hơn và nhiệt tình hơn.

5. Cân bằng hoạt động cho các nhóm tuổi và thể lực khác nhau. Không phải ai cũng có thể chạy marathon hay leo núi — hãy đảm bảo chương trình có cả hoạt động nhẹ nhàng cho những người lớn tuổi hơn hoặc có vấn đề sức khỏe, để không ai cảm thấy bị loại ra ngoài.

6. Đừng dày đặc lịch đến mức không có khoảng thở. Nhiều đơn vị tổ chức có xu hướng nhồi nhét quá nhiều hoạt động vào một ngày cho “xứng với tiền” — nhưng thực ra chất lượng từng hoạt động quan trọng hơn số lượng. Giữa các phần nên có thời gian nghỉ ngơi tự do để mọi người tự kết nối với nhau theo cách tự nhiên nhất.

Tổ chức team building không đơn thuần là một công việc hành chính, đó là nghệ thuật kết nối con người. Khi bạn đặt cái tâm, sự thấu hiểu nhân sự vào từng chi tiết của kế hoạch, kết hợp cùng những điểm nhấn hiệu ứng sân khấu độc đáo, đầy cảm xúc, chắc chắn chuyến đi ấy sẽ trở thành một kỷ niệm đẹp, một dấu ấn khó phai trong lòng mỗi thành viên của đại gia đình doanh nghiệp. Nếu bạn đang lên kế hoạch và cần tư vấn thêm về các hiệu ứng sự kiện phù hợp với quy mô và ngân sách của mình, hãy liên hệ với Khôi Nguyên để được hỗ trợ cụ thể. Đôi khi, chỉ cần một hiệu ứng đặc biệt đúng thời điểm — là cả chương trình bỗng trở nên khác hoàn toàn.