Số hóa (Digitization) là quá trình doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân chuyển đổi các thông tin, dữ liệu trên giấy hay quy trình sản xuất, kinh doanh truyền thống sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội để phát triển, nâng cao kết quả hoạt động. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng số hóa thành công và tối ưu được chi phí.   

I. Các hình thức số hóa trong doanh nghiệp 

Số hóa doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi các hoạt động, tổ chức, công việc sang định dạng khác nhau. Với các phòng ban chuyên biệt cùng các nghiệp vụ phức tạp, vậy nên những hình thức số hóa trong doanh nghiệp trở nên đa dạng. Cùng tìm hiểu xem có bao nhiêu hình thức số hóa trong doanh nghiệp để có thể ứng dụng phù hợp và nâng cao hiệu quả hơn trong tương lai. 

 1.1. Số hóa văn bản, tài liệu 

Số hóa văn bản, tài liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, thường là giấy tờ, hình ảnh sang dạng kỹ thuật số để lưu trữ, quản lý, truy cập thông qua máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác.  

Số hóa tài liệu giúp nhân viên rút ngắn được thời gian thực hiện các công việc. Thay vì phải thao tác, tìm kiếm trên giấy tờ thì giờ đây, nhân viên có thể nhờ đến sự trợ giúp của máy tính để thực hiện các công việc. Lưu trữ, chia sẻ và tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng. Đồng thời cũng giúp các doanh nghiệp giảm bớt diện tích không gian lưu trữ thực tế, tăng cường khả năng bảo mật khi số hóa các văn bản, tài liệu của công ty. Giảm tới 96% việc thất thoát tài liệu hay bị mất thông tin như khi quản lý, lưu trữ tài liệu bằng giấy.