• Ηλεκτρονική Ταυτότητα κτιρίου : Ο φάκελος που περιλαμβάνει τα στοιχεία του κτιρίου όπως το στέλεχος της οικοδομικής άδειας, τα σχέδια που συνοδεύουν την οικοδομική άδεια, το πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης κλπ. 

• Ηλεκτρονικό Μητρώο : το Μητρώο στο οποίο τηρούνται στοιχεία σχετικά με την Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτιρίου, τους κύριους του έργου, τα πιστοποιητικά ελέγχου και το πιστοποιητικό πληρότητας.  

• Πιστοποιητικό Πληρότητας : το πιστοποιητικό που εκδίδεται από τους εξουσιοδοτημένους για την τήρηση της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου μηχανικούς, στο οποίο βεβαιώνεται από αυτούς η συμπλήρωση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην ταυτότητα. Το πιστοποιητικό εκδίδεται για το κτίριο , φέρει μοναδικό αριθμό ο οποίος δίνεται από το Ηλεκτρονικό Μητρώο.

• Εξουσιοδοτημένος Μηχανικός : ο μηχανικός που ορίζεται από τους κύριους του έργου και είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της πολεοδομικής νομοθεσίας, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

Στόχος της Ηλεκτρονικής Ταυτότητας

• Να αποτρέπεται η δημιουργία νέας γενιάς αυθαιρέτων.

• Να θωρακίζεται η ιδιοκτησία των πολιτών, καθώς θα είναι καταγεγραμμένες όλες οι τυχόν μεταβολές του ακινήτου. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται και η διαφάνεια στις δικαιοπραξίες (μεταβιβάσεις).

• Να μειώνεται δραστικά η γραφειοκρατία καθώς ο πολίτης – ιδιοκτήτης έχοντας ψηφιακά την «ακτινογραφία» του ακινήτου του, δεν χρειάζεται να σπεύδει για οποιοδήποτε έγγραφο σε δημόσιες υπηρεσίες. Πλέον, με λίγα «κλικ» στον υπολογιστή θα μπορεί να λαμβάνει τις απαιτούμενες πληροφορίες (πχ τίτλους ιδιοκτησίας, οικοδομική άδεια, δήλωση ακινήτου στο Κτηματολόγιο κλπ).

• Το Δημόσιο να αποκτά καταγραφή των ακινήτων του με σημαντικές πληροφορίες (για τη στατική επάρκεια, τη δομική τρωτότητα κλπ), ώστε να μπορούν να προγραμματισθούν και οι απαιτούμενες παρεμβάσεις σε αυτά.

• Να επιταχύνονται οι επενδύσεις, καθώς με ψηφιοποιημένες τις πληροφορίες των ακινήτων (κτιρίων ή οικοπέδων/γηπέδων), συντομεύει δραστικά ο χρόνος διερεύνησης και εξέτασής τους από υποψήφιους επενδυτές.

Δικαιολογητικά για τα κτίρια

• τα στελέχη των Οικοδομικών Αδειών, Αδειών Δόμησης και λοιπών πράξεων εκτέλεσης οικοδομικών εργασιών, με τις αναθεωρήσεις και ενημερώσεις τους

• τις δηλώσεις υπαγωγής σε νόμους αναστολής επιβολής κυρώσεων επί αυθαιρέτων

• τα σχέδια που συνοδεύουν τις πράξεις και αποτυπώνουν την ιδιοκτησία, δηλαδή κατόψεις των ορόφων που καταλαμβάνει, χαρακτηριστικές τομές και όψεις.

• το ΔΕ.ΔΟ.Τ.Α. (Δελτίο Δομικής Τρωτότητας Αυθαιρέτου), την Τεχνική έκθεση στατικού ελέγχου ,τη μελέτη στατικής επάρκειας, εφόσον απαιτείται σύμφωνα με τους νόμους περί αυθαιρέτων,

• το πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης του κτιρίου

• το πιστοποιητικό ελέγχου κατασκευής, εφόσον έχει εκδοθεί

• τον πίνακα χιλιοστών, εφόσον η Ταυτότητα Ιδιοκτησίας αφορά αυτοτελή διηρημένη ιδιοκτησία ή κοινόχρηστους χώρους

• τη μελέτη κατανομής δαπανών του κτιρίου, εφόσον υπάρχει.

Διαδικασία συμπλήρωσης

Τη διαδικασία συμπλήρωσης, αναλαμβάνει υποχρεωτικά μηχανικός, με την ευθύνη και τον έλεγχο για όσα του δηλώνουν οι πολίτες. Η καταχώριση Ηλεκτρονικής Ταυτότητας Κτιρίου υλοποιείται σε 2 βασικά βήματα:

1. Την καταχώρηση Οικοπέδου/Γηπέδου και

2. Την καταχώρηση Ιδιοκτησιών

Στη συνέχεια εκδίδεται το απόσπασμα Ταυτότητας Κτιρίου που φέρει μοναδικό κωδικό Ταυτότητας Κτιρίου και κλειδί γνησιότητας.

Τέλος δίνεται το Πιστοποιητικό Πληρότητας Ταυτότητας Κτιρίου, το οποίο περιλαμβάνει την «περίληψη» των στοιχείων του Αποσπάσματος καθώς και τη βεβαίωση του μηχανικού ότι το ακίνητο έχει ή δεν έχει αυθαιρεσίες ή αν αυτές έχουν τακτοποιηθεί.