Statuts et Règlements

du Club de Tennis NDIP

CLUB DE TENNIS

NOTRE-DAME-DE-L’ÎLE-PERROT

2017


CHAPITRE I: PRÉAMBULE

NOM DE L’ORGANISME

Club de tennis Notre-Dame-de-l'Île-Perrot.

LÉGALITÉ

Le Club de tennis Notre-Dame-de-l'Île-Perrot (ci-après aussi appelé le ‘Club’) est un organisme de loisirs à but non lucratif et qui a été fondé le 12 juillet 1989. Il est aussi un organisme affilié aux Services communautaires de Notre-Dame-de-l'Île-Perrot (NDIP) et en retire les avantages de services.

MISSION

Promouvoir le tennis auprès de toute la population et des organismes de la ville de NDIP par l’organisation d’activités à caractère sportif et social.

BUTS

  • Promouvoir le sport de tennis au sein de la ville de NDIP.
  • Organiser des activités, cours et tournois.
  • Administrer les revenus et dépenses provenant desdites activités.
  • Représenter les intérêts des membres auprès des Services communautaires de Notre-Dame-de-l'Île-Perrot.
  • Augmenter la participation des moins de 18 ans.
  • Attirer des nouveaux membres provenant des nouveaux secteurs résidentiels.
  • Gérer un système de réservation des terrains.
  • Promouvoir l’embauche d’entraîneurs résidant à NDIP.

DISSOLUTION

Dans le cas d'une dissolution du Conseil Administratif (voir CHAPITRE IV), tout matériel ou autres actifs appartenant au Club retourneront entièrement aux Services communautaires de Notre-Dame-de-l'Île-Perrot.

EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier se termine le 31 août de chaque année.


CHAPITRE II: MEMBRES

DÉFINITION

Est considérée ‘membre’ du Club de tennis NDIP, et ce jusqu’au 31 décembre d’une année en cours, toute personne (majeure ou mineure) demeurant à une ‘adresse éligible’. Une ‘adresse éligible’ se définit comme étant l’adresse résidentielle d’une personne ayant versé une cotisation annuelle au Club ou siégeant sur le Conseil Administratif.

CHAPITRE III: ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

  • Une fois par année, elle réunit tous les membres.
  • Tous les membres recevront une convocation écrite (par la poste ou par courriel) pour l'assemblée générale annuelle et ce, au moins une semaine avant ladite assemblée.
  • Quorum: Les membres présents.
  • Tous les membres âgés de 18 ans et plus ont droit de vote et d'être élus. De plus, tous les membres ont droit de parole.
  • Elle est tenue au plus tard dans les soixante (60) jours suivant le tournoi de fermeture.


CHAPITRE IV: CONSEIL ADMINISTRATIF

  • Un minimum de cinq (5) et un maximum de neuf (9) postes sont à prévoir pour le bon fonctionnement du Conseil Administratif ; dans le cas d’un nombre pair des membres, le vote du président devient prépondérant en cas de parité des votes.
  • Au moins deux (2) signataires doivent signer chaque retrait bancaire. Un signataire est défini comme étant un parmi trois (3) membres du Conseil Administratif désignés comme tels par le Conseil Administratif.
  • Éligibilité: Est éligible à un poste au Conseil Administratif, tout membre du Club de tennis Notre-Dame-de-l’Île-Perrot
  • Durée du mandat: Deux (2) ans.
  • Postes électifs: Seulement la moitié plus ou moins un des postes au Conseil Administratif sera électif à l'assemblée générale annuelle, l'autre moitié étant soumise à l'élection suivante.
  • Démission: Le Conseil Administratif choisira de son propre chef le remplaçant d'un membre du Conseil démissionnaire en cours de mandat.
  • Fin du mandat : Tous les membres du Conseil Administratif doivent, à la fin de leur mandat, transmettre aux personnes qui les succèdent, toutes les propriétés du Club ainsi que toutes les informations utiles et les documents pertinents.
  • Chacun des membres du Conseil Administratif est tenu de se conformer aux règles de conduite prescrites par le Code d’éthique décrit au Chapitre VI.


CHAPITRE V : RÔLES ET DEVOIRS DES MEMBRES

DU CONSEIL ADMINISTRATIF

PRÉSIDENT(E)

Les attributions de la personne présidente sont les suivantes:

  • être responsable de la régie interne du Club;
  • présider les réunions du Conseil Administratif, les assemblées du Club, diriger les débats, donner les informations et explications nécessaires sur les questions et propositions qui sont débattues durant l'assemblée;
  • représenter le Club dans ses actes officiels;
  • s’assurer que chaque membre du Conseil Administratif s'occupe avec soin des devoirs de sa charge;
  • coordonner les activités générales du Club;
  • avoir le droit de vote dans les seuls cas d’égalité des voix, donc son vote est prépondérant et fait loi;
  • décider de la convocation de l’assemblée générale annuelle et des réunions du Conseil Administratif;
  • signer, avec la personne trésorière, les rapports financiers;
  • être en charge des inscriptions;
  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.

VICE-PRÉSIDENT(E)

Les attributions de la personne vice-présidente sont les suivantes:

  • en l’absence de la personne présidente, elle se doit d’assumer les devoirs et tâches de la personne présidente;
  • représenter le Club pour la fête communautaire annuelle de la ville;
  • être présente lors des inscriptions;
  • organiser et planifier les cours de tennis donnés aux jeunes et aux adultes;
  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.

SECRÉTAIRE

Les attributions de la personne secrétaire :

  • rédiger les procès-verbaux des rencontres du conseil administratif et les conserver;
  • convoquer et faire la publicité des différentes activités du Club et assemblées générales;
  • donner accès au registre des procès-verbaux à tout membre qui, aux assemblées, désire en prendre connaissance;
  • classer et conserver toutes les communications importantes;
  • préparer les formulaires d’inscription des anciens membres pour l’inscription;
  • mettre à jour de la liste des anciens et nouveaux membres suite aux inscriptions (informatique);
  • assembler et photocopier les documents pour les réunions du Conseil Administratif;
  • en collaboration avec le Conseil Administratif, mettre sur pied une structure d'information (publicité) pour permettre la distribution de toute l'information aux membres;
  • être présente lors des inscriptions;
  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.

TRÉSORIER(ÈRE)

Les attributions de la personne trésorière :

  • être responsable de l'administration financière et de la gestion des biens du Club;
  • s'assurer que les transactions financières sont correctement comptabilisées dans les registres-comptables;
  • percevoir toutes les cotisations et tout argent dûs au Club;
  • fournir au Conseil Administratif, sur demande, les rapports de conciliation de caisse et de trésorerie;
  • faire tous les déboursés autorisés par le Conseil Administratif;
  • donner accès aux livres de comptabilité ainsi qu'au relevé de caisse et ce, à chaque assemblée;
  • déposer dans le compte de banque du Club, aussitôt que possible, les fonds qu'elle a en main;
  • préparer, en collaboration avec le Conseil Administratif, des prévisions budgétaires et voir à ce qu'elles soient présentées à l'assemblée générale annuelle;
  • préparer le rapport financier annuel à la fin de l'année financière et voir à ce qu'il soit présenté au Conseil Administratif, et à l'assemblée générale annuelle;
  • être présent lors des inscriptions;
  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.

CONSEILLER(ÈRE) À INFORMATIQUE

Les attributions de la personne conseillère à l’informatique:

  • maintenir à jour le site internet;
  • appuyer la personne secrétaire au niveau de la publicité et la promotion du tennis;
  • préparer les feuilles de réservation de terrains pour la saison;
  • être présent lors des inscriptions;
  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.

CONSEILLER(ÈRE)

Les attributions de la personne conseillère:

  • être en charge d’au moins un dossier, soit :

Ligue en simple

Ligue en double amicale

Ligue en double compétitive

Tournois d’ouverture et de fermeture

Journée familiale de tennis

  • exécuter toutes autres tâches que le Conseil Administratif lui aura confiées.


CHAPITRE VI : CODE D’ÉTHIQUE

Le présent code a pour objet d’établir des règles de conduite applicables aux membres du conseil d’administration et des employés de la direction, le cas échéant, en vue de maintenir et de promouvoir l’intégrité, l’objectivité et la transparence de leurs fonctions à titre d’administrateurs, afin de préserver leur capacité d’agir au mieux des intérêts et de la mission de leur organisation et d’inspirer la plus entière confiance auprès de la population et des membres ou participants aux activités de l’organisme. À ces fins, le conseil d’administration adopte les règles qui suivent :

Champ d’application

Chacun des membres du conseil d’administration et des employés est tenu de se conformer aux règles de conduite prescrites par le présent code. Il est, en outre, tenu aux devoirs et obligations prescrits du Code civil du Québec.

Devoirs généraux

Chacun des membres du conseil d’administration et des employés doit, dans l’exercice de ses fonctions, agir avec intégrité, indépendance, loyauté et bonne foi au mieux des intérêts de l’organisation, et avec soin, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable (article 322 du Code civil du Québec).

Règles relatives à l’utilisation des biens et ressources de l’organisme

Un membre du conseil d’administration ou un employé ne doit pas confondre les biens de l’organisme ou les biens administrés par lui avec ses propres biens. Il ne peut utiliser les biens, ressources matérielles, physiques ou humaines de l’organisme à son profit ou au profit de tiers, à moins d’avoir obtenu une autorisation préalable (article 323 du Code civil du Québec.)

Règles relatives à l’information

Un membre du conseil d’administration ou un employé est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de sa fonction et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue. Il ne peut utiliser à son profit ou au profit d’un tiers l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de sa fonction (article 323 du Code civil du Québec).

Règles de conduite sur les conflits d’intérêts

Un membre du conseil d’administration ou un employé doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et son devoir d’administrateur, d’employé ou de bénévole (article 324 du Code civil du Québec).

Situations de conflit d’intérêts

Sans restreindre la généralité de la notion de conflit d’intérêts et à seule fin d’illustration, constitue une situation de conflit d’intérêts, notamment :

a) la situation où un membre du conseil d’administration ou un employé a, directement ou indirectement, un intérêt personnel et distinct dans une délibération du conseil d’administration;

b) la situation où un membre du conseil d’administration ou un employé, se porte partie ou est partie à un contrat qui touche les biens de l’organisme ou les biens administrés par lui, à moins d’y être expressément autorisé par l’organisme;

c) la situation où un membre du conseil d’administration ou un employé occupe une fonction de direction au sein d’une entreprise ou d’un organisme dont les intérêts entrent en concurrence avec ceux de l’organisme.

Règle prohibant l’acceptation de cadeaux ou autres avantages

Un membre du conseil d’administration ou un employé ne peut accepter aucun cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage que ceux d’usage et de valeur modeste. Tout autre cadeau, marque d’hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur.

Règle prohibant l’acceptation de faveurs ou avantages

Un membre du conseil d’administration ou un employé ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage indu pour lui-même ou pour un tiers.

Règles applicables après la cessation des fonctions

Un membre du conseil d’administration ou un employé qui a cessé d’exercer sa charge doit se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de sa charge antérieure (article 324 du Code civil du Québec).

Dénonciation d’un intérêt et retrait de la séance

Un membre du conseil d’administration qui est en situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, doit divulguer cette situation au conseil d’administration dans les meilleurs délais. À la demande du membre, il fait mention de sa divulgation au procès-verbal. Le membre du conseil d’administration, qui est en situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent à l’égard d’une matière soumise à la délibération du conseil d’administration, doit s’abstenir de participer à toute délibération et au vote se rapportant à cette matière, en se retirant de la séance.