この記事では、職員会議において、MetaMoJiを使う良さと会議資料を作る方法を紹介しています。まずは、動画をご覧ください。
下のアンケートでは、この記事の評価や質問、感想をぜひ教えてください。ご感想は、今後の活動の参考にしていきます。ご質問は、このページにて回答していきます。
・資料の印刷に時間がかかる。
・資料の配布に時間がかかる。
・上記の理由から、共有に時間がかかる。会議が始まる直前まで会議の内容を知らないこともある。
・質問に対して回答を考える時間や話し合いの時間で、会議が長くなってしまう。
・印刷時間がない。配布はボタン一つでできる。実質、印刷と配布の時間はなくなる。
・会議前に職員全員が会議資料を見られる。
・資料についての質問や意見を会議前に書き込めるので、時短になる。
・修正・訂正が簡単。
・欠席しても、記録が簡単に見られる。
・会議資料をなくす心配がない。個人情報や機密情報が守られる。
・保管場所がいらない。机の上が散らからない。
・資料がカラーで作れる。
①会議フォルダを作る。会議資料を配布するためのフォルダを作成していきます。
「共有ボックス」の「＋」をタップして「共有ボックス作成」を選び、「職員会議」のフォルダを作ります。「参加者」をタップし、「参加者を追加」を選びます。会議に参加する人を選択すると完成です。参加者になった先生は、このフォルダの中の資料を見たり編集したりできるようになります。
②会議資料の表紙を作る。「マイボックス」で「新規ノート作成」します。設定は、右上の「個別」をタップして「クラス学習ページ」にします。「クラス学習ページ」だと、質問や意見の確認が簡単です（「個別学習ページ」で確認するのは、かなり面倒です）。右上の三本線の「ノートの設定」から、タイトルを会議の名前にします。「第〇回職員会議」や会議の日付などで統一すると見やすいです。
このノートには、表紙を作成します。文字の入力方法はこちら（ノートに文字を書く）で説明しています。私はMetaMoJiで会議資料を作成していますが、ワードやエクセルで作成してもオッケーです。資料をMetaMoJiにインポートする方法は、こちら（ノートを配布する）をご覧ください（補足や変更があったときの修正が楽なので、MetaMoJiで作成することをおすすめします。すでにWordで作ってある資料でしたら、本文をMetaMoJiに貼り付けて使用できます）。出来上がった表紙を、「職員会議」のフォルダに配布します。
③資料を一つにまとめる。作成した資料を合体させて一つのノートにします。職員会議のノートの左上「＋」から「ページを追加」を選択します。「他のノートを複製して挿入追加」で、マイボックスから作成済みのノートを追加していきます。この作業は議題の提案者（各分掌長や係など）が行います。補足ですが、追加されたページの設定が、「クラス学習ページ」になっているか確認しておきましょう。会議資料が出そろったら完成です。
会議資料が完成したら、そのことを朝礼などで会議の参加者に周知します。参加者は、配布された資料を見て、質問や意見を書き込んでいきます。
会議直前に、資料に記入されている質問や意見をメモして「クラス学習ページ」から「個別学習ページ」に変更しておきます。「個別学習ページ」に戻すと、そのページの書き込みが全て消えてしまうので、慎重に行ってください。
会議では、資料の説明を最小限にとどめ、記入されていた質問や意見に答えていきます。一から説明しなくてもいいので時短になります。
書記が自分のノートをMetaMoJiで配布します。①ノート右上の三本線をタップして、「送る」の中の「ファイルに保存する」を選択します。②PDF・すべてのページ・表示中の内容で保存します。③そのPDFを再度、MetaMoJiに読み込みます。④「職員会議」のフォルダで「職員会議（書記）」などの名前で配布します。補足ですが、書記が記録を配布すると、自分用の会議資料と書記の書いた資料の２つの資料が、職員会議のフォルダに残ることになります
①公務用パソコンにMetaMoJiをダウンロードしておく。そうすると、公務用パソコンでも会議ができますし、普段から、会議資料をすぐに確認できるようになります。こちら（MetaMoJi ClassRoom サイドローディング版のダウンロード）にリンクを貼っておきます。
②初めてMetaMoJiで会議をするときには、操作方法を確認してから。MetaMoJiで「文字を入力する」という単純な操作でも、慣れていない方は会議中に困ってしまいます。操作方法を確認するときには、こちら（会議中の操作）の動画や記事を参考にしてみてください。