ما هو مكتب إدارة المشاريع؟
يعرف المعهد العالمي لإدارة المشاريع مكتب إدارة المشاريع (PMO) على أنه "هيكل إداري يوحد عمليات الحكومة ذات الصلة بالمشروع ويسهل تقاسم الموارد والمنهجيات والأدوات والأساليب".
يمكن أن تتراوح مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع من توفير وظائف الدعم لإدارة المشروعات إلى المسؤولية الفعلية عن الإدارة المباشرة لمشروع واحد أو أكثر.
ماذا يُقدم مكتب إدارة المشاريع؟
يُقدم مكتب إدارة المشاريع في جمعية الدعوة بالروضة دعم مدراء المشاريع بمجموعة متنوعة من الوسائل التي يمكن أن تشمل على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي :
إدارة الموارد المشتركة بين جميع المشاريع التي يديرها مكتب إدارة المشاريع.
تحديد وتطوير منهجية إدارة المشاريع وأفضل الممارسات والمعايير.
التوجيه، التعليم، التدريب والإشراف.
الرقابة على الامتثال لمعايير إدارة المشاريع وسياساتها وإجراءاتها ونماذجها.
تطوير وإدارة سياسات المشروع، إجراءاته، نماذجه وغيرها من الوثائق المشتركة.
تنسيق الاتصال بين المشاريع.
ما هي ابرز مهام مكتب إدارة المشاريع؟
1- الأشراف على تنفيذ الخطة الاستراتيجية من خلال :
دراسة جدوى المشاريع الحالية ومدى تحقيقها للأهداف الاستراتيجية.
دراسة المشاريع الجديدة ومدى تحقيقها للأهداف الاستراتيجية.
مناقشة مستهدفات المؤشرات الاستراتيجية مع مدراء المشاريع.
مناقشة المؤشرات التشغيلية مع مدراء المشاريع.
تصميم وثائق المشاريع.
دراسة وثائق المشاريع مع مدراء المشاريع واعتمادها.
صميم نموذج الخطة التشغيلية.
دراسة نموذج الخطة التشغيلية للمشاريع مع مدراء المشاريع واعتمادها.
2- الإشراف على إنجاز مشاريع من التخطيط إلى الإغلاق ويشمل ذلك :
متابعة سير تنفيذ المشاريع من خلال نموذج الخطة التشغيلية.
متابعة المؤشرات التشغيلية بشكل شهري وربعي وسنوي وتحقيقها للمؤشرات الاستراتيجية.
مراجعة تنفيذ المهام والسعي لمعالجة التعثرات مع مدراء المشاريع.
المراقبة والتقييم.
الدروس المستفادة.
حفظ الوثائق.
3- مدراء المشاريع من خلال التالي :
متابعة الأداء لمدراء المشاريع وتقييمهم.
دعم المدراء بالتدريب والاستشارة.
توفير الأدوات الداعمة لسير المشاريع.
دعم المدراء بالحلول للمعوقات التي تطرأ على المشروع أو الفريق.
دعم المدراء بالكوادر اللازمة.
توفير العلاقات التي تساعد على التواصل وسرعة الإنجاز.
توفير القواعد البيانات اللازمة للمشروع.
توفير الدروس المستفادة للمشاريع.
4- إعداد التقارير للإدارة العليا.