FAÇA O SEU EVENTO COM A REDE METROLÓGICA RS

GESTÃO DE EVENTOS TÉCNICOS

Este website apresenta as atividades a serem realizadas para a realização de EVENTOS pela Rede Metrológica RS, em quaisquer ações que envolvam empresas, na disseminação de suas atividades internas e externas, bem como eventos do tipo workshops, seminários, palestras, recepções de certificados etc.

NOSSA PROPOSTA

A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NÃO É NADA, SEM PLANEJAMENTO!

1) PLANEJAMENTO

A etapa de planejamento é essencial para eventos técnicos no geral, seja um simpósio, um seminário, uma jornada ou um congresso. Nessa etapa, iremos envolver as pessoas com quem a Rede Metrológica RS irá contar para organizar o evento, além de determinar as datas e local de realização do mesmo. Afinal, para que a organização de eventos seja efetiva, a equipe precisa planejar um orçamento que atenda às expectativas tanto dos organizadores quanto dos participantes.

2) PESSOAS – GRUPO TÉCNICO

Serão definidos pela Rede Metrológica RS quais pessoas farão parte do grupo técnico do evento, pois são essas pessoas irão guiar através do seu conhecimento os temas que serão abordados durante o evento. Além disso, são pessoas que podem ajudar a conseguir patrocínios e parcerias!

3) LOCAL DO EVENTO

Dependendo do porte do evento, é preciso reservar o local com antecedência. Dessa forma, se evita que haja imprevistos. Também é importante selecionar um local que comporte o número de pessoas de maneira confortável, não será escolhido um local com capacidade no limite. O local do evento será escolhido de comum acordo com o parceiro.

O sucesso do evento também depende do quanto os participantes ficam satisfeitos!

4) PROGRAMAÇÃO

Dentro do planejamento será definido todas as etapas do evento! Isso inclui as datas chaves, tais como: o prazo de inscrição, qual a data que irá acontecer o evento etc!

Tendo em mente todas as datas e montando um calendário, a Rede Metrológica RS irá programar e determinar quais tarefas/atividades deverá ser realizado dentro do prazo estimado.

A programação do evento será definida em comum acordo com o parceiro envolvendo todos os temas e as atividades, tais como palestras, minicursos e mesas redondas, listando os palestrantes que serão convidados para o mesmo. Definir com clareza a programação que seja importante para o público!

“O quanto antes for definida a programação, mais antecedência teremos para entrar em contato com os palestrantes. E, ao montar a grade de palestrantes, podemos divulgar nas redes sociais, chamando atenção dos participantes”

5) FINANCEIRO

Nessa etapa do planejamento, será feita pela Rede Metrológica RS uma estimativa de custos! Levando em conta todos os materiais, confecção de crachás, camisas, blocos, o aluguel do local, a encomenda de comidas para o coffee-break, passagens e hospedagens de palestrantes, etc. A organização de evento não é nada sem um orçamento bem planejado.

Sabendo quanto deve ser gasto, é possível ver se é necessário captar recursos externos, como patrocínios ou se o valor arrecadado das inscrições consegue cobrir os gastos.

6) DIVULGAÇÃO

Os eventos serão divulgados no site – www.redemetrologica.com.br – link cursos e eventos – no Jornal da Metrologia Web Mídia e para o cadastro de clientes da Rede Metrológica RS e do parceiro.

7) INSCRIÇÃO

Organização de Eventos, Inscrição de Eventos

As inscrições são um ponto crucial na organização de eventos! Por isso, é preciso pensar em estratégias para aumentar a captação de inscrições, ou seja, captar mais pessoas. Isso inclui determinar um preço acessível ao público do evento.

Caso já tenha ocorrido alguma edição anterior, é de extrema importância que se anuncie que vai acontecer a nova edição do evento!

Importante é manter a base de participantes a cada edição do evento. Dessa forma, é possível se comunicar com eles via e-mail ou até pelas redes sociais, antes de se iniciar as inscrições e, assim, atrair uma boa quantidade de participantes.

Os canais de divulgação são importantíssimos para aumentar as vendas das inscrições! Poderemos mapear grupos no Facebook e no Linkedin ou até cadastrar nosso evento em plataformas que têm calendários/agendas de eventos relacionados ao tema e também através de parceiros.

8) PENSANDO NA EXPERIÊNCIA DO PARTICIPANTE

A Rede Metrológica RS oferecerá uma ferramenta de qualidade, fácil e tranquila para que o participante faça a sua inscrição de forma rápida e ágil, fazendo com que a sua inscrição seja confirmada com sucesso!

Na hora de informar que as inscrições estão abertas, é indispensável explicar qual site se faz a inscrição e quais etapas o participante deve seguir. Ou seja, informar tudo que talvez possa gerar dúvidas!

9) PÓS-EVENTO | CERTIFICADOS

A emissão dos certificados é uma etapa muito importante na organização do evento. É considerado um pré-requisito para qualquer evento de sucesso, e é uma etapa que deve ser planejada com antecedência. São os certificados que atestam que o participante esteve presente nas atividades. A Rede Metrológica RS emite certificados de forma eletrônica.

10) PESQUISAS DE SATISFAÇÃO

Realizar pesquisas de satisfação é uma prática que estabelece um canal de diálogo com os participantes, com isso passam a se sentir mais considerados. Por este motivo a Rede Metrológica irá enviar para todos os participantes do evento a pesquisa de satisfação avaliando atributos do evento em uma escala que varia entre ótimo, bom, regular e ruim. Após a compilação de dados da pesquisa em uma planilha, é realizada a média geral de satisfação entre resultados ótimo e bom.

Gostou? A Rede quer simplificar a organização do seu evento. Desta forma todas as dicas acima ficam mais simples de serem feitas, removendo o trabalho manual e o deixando livre para dedicar-se exclusivamente a qualidade do seu evento.

TIPOS DE EVENTOS QUE PODEM SER REALIZADOS!

  • Evento para entrega de certificados de Reconhecimento de Competência da Rede Metrológica RS;
  • Palestras técnicas - apresentação oral que pretende apresentar informação ou ensinar pessoas a respeito de um determinado assunto;
  • Coquetel - Ótima opção para integração dos convidados antes ou após o evento, normalmente em pé, o coquetel é recheado de canapés variados e de bebidas harmônicas, com a opção também de pratos quentes;
  • Café da Manhã - evento matutino para quando o organizador tem um anúncio ou lançamento para apresentar. Ótimo para quem quer atingir um público-alvo de negócios que não conseguiria participar de um evento em horário de expediente ou após o trabalho.
  • Mesa redonda - evento geralmente sobre um assunto específico, no qual todos os presentes respondem à mesma pergunta e, depois, a debatem.
  • Networking - Geralmente direcionados a profissionais, eventos de networking são criados para pessoas de opiniões para conversar, compartilhar experiências e, talvez, encontrar objetivos comuns, que levem a negócios mutuamente benéficos.
  • Open Day - É uma derivação da visita técnica; são abertas as portas da empresa para que esta seja visitada por um público restrito, com o objetivo de promover a integração com a marca.
  • Premiação - são ótimas para reconhecer e premiar o excelente trabalho de equipes e pessoas. Tipo de evento muito organizado por associações de setor.
  • Seminário - Uma sessão focada em um único tema, na qual os participantes são convidados a seguirem exercícios acadêmicos criados especialmente para eles.
  • Cursos técnicos - Com foco na melhor forma de aprendizado profissional, os treinamentos geralmente são promovidos internamente pelas empresas e se concentram em um resultado específico com o ensino prático e dinâmico sobre determinado assunto.
  • Workshops - Os workshops geralmente são utilizados em alternância com os treinamentos, mas mantém sua tradição de possibilitar o conhecimento por meio da sua construção prática. Assim, em termos de evento, o workshop deve se concentrar em ajudar as pessoas a executar o aprendizado obtido. Como vender (mais!) aulas, cursos, palestras e workshops é o único e-book que te ensina como!

MODALIDADES OFERECIDAS:

  1. Evento organizado sem custo ou patrocinado: evento organizado para empresa parceira, incluindo palestrantes, staff da organização, alimentação, folders, execução e pós-venda (certificado e pesquisa de satisfação). Neste caso o parceiro tem 2 opções – indicar participantes para se inscreverem mediante aquisição da inscrição. Nesta opção o resultado fica com a Rede Metrológica RS. O evento só se realiza se atender o ponto de equilíbrio. Outra opção é a empresa patrocinar todo evento técnico, para não depender de viabilidade de inscrições.
  2. Evento organizado com divisão de resultados: o parceiro (empresa, laboratório, avaliador, instrutor) entrega o projeto do evento com a concepção completa e a Rede Metrológica faz sua execução, mediante cobrança de inscrição de participantes. Neste caso o resultado do evento é dividido entre o parceiro e a Rede Metrológica RS. O evento só se realiza se atender o ponto de equilíbrio.
  3. Eventos sociais: organização de eventos sociais de empresas, como aniversários, conquistas, comemorações de final de ano, workshops internos. Inclui serviço de organização, alimentação e eventual palestra técnica proferida neste encontro. Neste caso o parceiro recebe o evento pronto, sendo custeado pela empresa demandante da atividade.

VENHA CONVERSAR COM A GENTE!

João Carlos G. Lerch - Secretário Executivo | executivo@redemetrologica.com.br

Paula Ramos – Área de Eventos | eventos@redemetrologica.com.br

Raquel Bresolin – Área Administrativa | admininstrativo@redemetrologica.com.br