Diversi utenti di MS Outlook continuano a memorizzare sempre più elementi di dati in entrata nello stesso file PST (Personal Storage Table) per anni. Ciò porta a un aumento considerevole delle dimensioni del file delle cartelle personali. È essenziale sapere che è possibile archiviare i file fino a un limite specificato, dopo di che i file diventano corrotti e diventano inaccessibili.
Pertanto, gli utenti non saranno in grado di accedere a nessuno dei propri dati nel loro client di posta elettronica desktop. Inoltre, un file PST di grandi dimensioni può rallentare la velocità e ridurre le prestazioni di Outlook. Pertanto, per mostrare la lentezza, suddividere il file PST in archivi annuali è una mossa raccomandabile per gli utenti.
Nota:
Quando un file PST viene definito grande, è relativo alla versione di Outlook. Come in Outlook 2013, un file PST da 2 GB non è considerato di grandi dimensioni, ma è considerato simile a Outlook 2002. Il motivo è che il limite di dimensione del file PST in Outlook 2002 è 2 GB. In Outlook 2003 e 2007, è 20 GB, mentre in Outlook 2010, 2013 e 2016 è 50 GB. Tuttavia, il processo di backup per file PST di grandi dimensioni consumerà più tempo.
Funzionalità di archiviazione di Outlook - Microsoft Outlook è un client di posta elettronica desktop altamente caratterizzato, fornisce una funzionalità di archiviazione con l'aiuto di quale file PST di grandi dimensioni può essere suddiviso in più file più piccoli su base trimestrale, annuale o biennale. È necessario specificare se si desidera utilizzare la funzione per suddividere PST in archivi annuali o qualsiasi altro importo.
Inoltre, è possibile archiviare le e-mail in Outlook 2016, 2013 e 2010 utilizzando la funzione Archivia. Tutto quello che devi semplicemente fare è eseguire il processo di archiviazione diverse volte, ogni volta in una nuova cartella personale. Tuttavia, prima di iniziare il processo, ecco un lavoro di base che devi fare:
È necessario configurare Outlook per l'archiviazione in base a "Data di ricezione". È importante notare che l'archiviazione deve essere eseguita entro la data modificata. Questo perché questa azione consente di evitare che le e-mail siano state importate o modificate dopo la data di archiviazione, dal resto nel file PST (dati di Outlook) principale.
Dopo aver configurato Outlook come da raccomandazione, seguire i passaggi indicati di seguito per dividere il file PST di Outlook. (Qui, ho scelto la base annuale)
1. Apri la finestra di dialogo Archivia come segue (in base alla versione di Outlook):
· In Outlook 2007 e versioni precedenti, fare clic su File> Archivia
· In Outlook 2010 e Outlook 2013, fare clic su nell'ordine File> Informazioni> Strumenti di pulizia> Archivia
· In Outlook 2016, fare clic su nell'ordine File> Informazioni> Strumenti> Pulisci vecchi elementi
2. Nell'interfaccia Archivia, selezionare la casella "Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle" e scegliere la cartella che si desidera archiviare dall'elenco visualizzato
3. Nella stessa interfaccia Archive, inserire una data per il menu a discesa 'Archivia elementi precedenti al'
Ad esempio, per creare il primo archivio per l'anno 2011 e precedenti, è necessario impostare la data come "1 ° gennaio 2012".
4. Seleziona la casella "Includi elementi con" Non archiviare automaticamente "spuntata se desideri archiviare gli elementi che sono stati debellati dall'archiviazione automatica
Nota: questa scelta non cancella completamente l'eliminazione da questi elementi archiviati. Invece, ignora l'impostazione Do not AutoArchive per questo particolare archivio.
5. Esprimere un nome e una posizione del file di archivio che è un file PST di Outlook facendo clic sulla scheda "Sfoglia ..."
Nota: la posizione specificata deve trovarsi sul computer locale e non su una macchina di rete condivisa.
6. Infine, fare clic sulla scheda OK per completare la procedura di archiviazione
Una volta eseguiti tutti i passaggi sopra menzionati, è possibile ripetere il processo di archiviazione eseguendo di nuovo gli stessi passaggi. Tutto quello che devi fare è semplicemente modificare la data e il percorso del file di archivio da creare.
Tuttavia, questo processo di archiviazione manuale non è privo di limiti. Ad esempio, è richiesto un know-how tecnico avanzato, di cui gli utenti medi non sono a conoscenza. Inoltre, lascia 'white-space' nei file PST a causa del quale le sue dimensioni non vengono completamente ridotte; e, è richiesta una corretta esecuzione del processo in quanto una deviazione singola può portare al fallimento.
Poiché l'archiviazione manuale del file di dati di Outlook non è priva di limiti, raccomanderei quindi l'utilizzo di questo toolkit di Outlook, un software di ottimizzazione di Outlook completo che include la funzionalità 'Diviso PST'.
D'altra parte, se sei esperto dei tecnicismi di Outlook, puoi ottenere risultati perfetti, sfruttando la funzionalità di archiviazione di Outlook.