En aquest article parlo de documents i de paper, o més aviat, d'un cert abús de l'ús del paper i de com la repetició documental ens indica una certa desconfiança en la conservació d'allò bàsic que fabrica un ajuntament, els documents. Per fer-ho explico el panorama que ens vam trobar amb les actes dels acords de l'aleshores "Comissió de Govern" i del Ple de l'Ajuntament fins a 1991, i quines decisions vam prendre.
L'eina fa la feina
Un dels meus dos germans és fuster, un bon fuster, i sovint li he sentit dir que "L'eina fa la feina". Jo acostumo a dir-li que, a part de l'eina, és molt important qui la fa servir, que una mateixa eina no funciona igual per a tothom. A què ve ara tot això, us preguntareu. Podríem dir que a l'administració, per a la producció de documents, s'han fet servir eines com la mà i el bolígraf (o la ploma estilogràfica), les màquines d'escriure (elèctrica i no elèctrica), les fotocopiadores i els ordinadors amb les impressores, primer matricials i després de tinta i làsers. Totes aquestes eines, amb l'imprescindible suport del paper. Apunto aquí que la producció documental va augmentar de manera proporcional a la facilitat amb què es podien generar documents. D'imprimir en paper se n'ha fet un abús a l'administració, perquè fer-ho era fàcil. Diria també que el "corte y pega" generalitzà i augmentà una "literatura" administrativa cada cop més allunyada de la realitat, però això seria motiu d'una altra Perplexitat. Ara representa que tot es fa de manera electrònica i a vegades em pregunto si aquest canvi ha servit realment per canviar alguna cosa o bé si ens hem limitat a reproduir ara digitalment allò que abans es feia en paper.
Quan el Tipp-Ex esdevenia imprescindible
Abans d'entrar en matèria, deixeu-me parlar del Tipp-Ex! De la meva època d'estudiant d'història recordo el suplici que representava haver de fer els treballs amb màquina d'escriure. L'eina que teníem aleshores, si ho comparem amb els processadors de textos posteriors, t'obligava a planificar molt més el text abans d'escriure. T'ho havies de pensar molt abans de prémer una tecla i el Tipp-Ex no el podies fer servir amb excés, només ocasionalment. Mig en broma mig seriosament alguna vegada he dit que repetiria la carrera només per poder fer els treballs amb un ordinador. I també perquè potser érem massa joves quan estudiàvem i ara en trauríem molt més profit.
El paper era el rei del mambo
Situem-nos en un moment en què tota la producció documental de l'Ajuntament de Malgrat es feia en paper, sobretot amb màquina d'escriure, però també a mà. Situem-nos cap a 1979. Els documents més preuats d’aleshores eren les actes de la Junta de Govern Local (aleshores encara Comissió de Govern) i per descomptat les del Ple de l’Ajuntament. Eren, i són, les actes que contenen els acords municipals: atorgament de llicències, aprovació dels pressupostos, etc.
De la màquina a mà
Des de 1979 es van començar a escriure a màquina el que s'anomenen les "minutes" de les actes, és a dir, aquells acords que s'adoptaven i que encara no havien estat incorporats, transcrits, al llibre "oficial", que ja us avanço que va continuar essent manuscrit fins al 1991. Se'n feia una versió en castellà i una altra en català. El Secretari del moment, segons tinc entès, no veia molt clar que s'escrivissin només en català. En els originals d’aquestes "minutes" s’hi pot observar la “petjada” de la lletra de la màquina d'escriure que dona fins i tot una forma rugosa al full i es nota perfectament per la part del darrere. Es dona la paradoxa que aquests "originals" normalment no es signaven. Se’n feien fotocòpies i eren aquestes les que es signaven per part del Secretari de l'Ajuntament i per part de l’alcalde. Això va passar de 1979 a 1991
Còpies i desconfiança
D’aquestes fotocòpies signades ens en vam trobar un munt a l’Arxiu. No una, ni dues per a cada sessió (les sessions de la Comissió de Govern es feien un cop per setmana; les del Ple, un cop per mes), sinó quantitats força més elevades. L'excés de còpies indicava que l'organització tenia poca confiança en si mateixa, per això en fabricava tantes. Calien 10 o més còpies d'un mateix document, totes signades? Per què calia tenir tants documents (projectes, etc.) per duplicat o per triplicat, sinó era per por de perdre'ls?
Fotocopiar pot ser un delicte?
Aquesta por deuria existir i com que fotocopiar (no per davant i per darrere com ara sinó a una cara) deuria ser fàcil, doncs, fotocopia que fotocopiaràs. Jo sempre feia una mica de conya amb tot això i deia que al Secretari del moment l’haurien d’haver processat per delicte ecològic, per la gran quantitat de paper que va generar i que vam haver de llençar. Soc conscient que en aquell moment la consciència medioambiental encara havia d'arribar, però sempre em va xocar tant de paper repetit. Després, els documents, que tècnicament eren minutes fins que no s’aprovaven a la sessió següent, com he avançat, es transcrivien a mà, sí, de manera manuscrita, al llibre d'actes corresponent, que era l’oficial. Es trascrivien i es guardaven, per si de cas, però no un, sinó molts. Aquesta situació va durar fins al 1991.
Què s’ha conservat?
Quina decisió vam prendre arxivísticament? De fet el que tenia valor jurídic era la transcripció manuscrita al llibre d'actes, però vam conservar, quan existia, l'original a màquina no signat, i un exemplar dels signats, en català i en castellà, el que vam considerar més ben conservat. Ho vam fer no pas per cap raó "romàntica" o historicista, sinó perquè vam pensar que les minutes a màquina escanejades serien de més fàcil consulta que els mateixos llibres d'actes manuscrits, per molt que fossin els jurídicament vàlids.
Escanejar també els documents mecanografiats
Així, des de 1828 fins el 1991 l'Arxiu conserva tots els llibres d'actes manuscrits. Això vol dir que quan volem fer una recerca ens hem de mirar pàgina per pàgina tot el llibre. Del període 1979-1991 disposem també de les “minutes” en català que vamb escanejar i a les quals vam aplicar un OCR (reconeixement tècnic de caràcters), cosa que permet fer-ne cerques. A partir de 1991 els llibres d'actes ja es van fer amb fulls mecanografiats, només en català.
Actes que es poden consultar des de casa
Les podeu trobar aquí com a “minutes i esborranys” (del Ple). Si hi feu alguna recerca, segur que trobareu alguna cosa! Si voleu consultar només aquestes minutes mecanografiades cliqueu aquí
Compte amb el català!
Ahh, per cert, desconfieu una mica del català que trobareu escrit. Si no trobeu cap resultat amb una paraula, busqueu-ne una altra. Feu-me cas, sinó és possible que trobeu menys del que esperàveu! Ja se sap que la normalització lingüística va anar molt a poc a poc!